Los 5 signos principales de que debes reemplazar tus hojas de cálculo por una solución moderna.

Las hojas de cálculo son la primera aproximación hacia la automatización que tienen las organizaciones en su camino hacia el crecimiento. Sin embargo, esto no es suficiente, y pronto aparecen señales que advierten de que deberías reemplazar tus hojas de cálculo. ​ El uso de hojas de cálculo en la gestión ISO es más común de lo que se cree. De hecho la mayoría de las organizaciones en el mundo las utilizan para respaldar funciones criticas en los diversos sistemas de gestión. Son útiles, hasta cierto punto en el que se hace evidente que debes reemplazar tus hojas de cálculo por algo más eficaz. La presencia de algunas señales puede informarte de que ese momento ha llegado.

5 señales de que debes reemplazar tus hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son poderosas herramientas cuando se trabaja en grupos pequeños. Pero cuando la organización crece, requiere de soluciones sofisticadas que satisfagan las necesidades y las exigencias de los diferentes sistemas. La necesidad de reemplazar tus hojas de cálculo resulta evidente cuando aparecen las siguientes señales:

1. Aumenta el riesgo de un incidente, una multa o una sanción

Los sistemas de gestión hoy exigen más requisitos que nunca. Organizaciones que trabajan en entornos altamente regulados son inspeccionadas periódicamente  por autoridades gubernamentales. Por ello, deben contar con sistemas que aporten información suficiente, transparente y oportuna si no se desean incurrir en multas y sanciones. Pero, también, en cualquier organización, la identificación y mitigación de riesgos solo puede ser exitosa cuando se trabaja con informes en tiempo real y datos completos, consistentes y fáciles de analizar.

2. Los empleados pierden el 80% de su tiempo en actividades repetitivas

La mayoría de las organizaciones asignan la responsabilidad de la gestión ISO a un grupo de empleados. Son ellos los que deben lidiar a diario con complejas hojas de cálculo y bases de datos locales. El resultado es la pérdida de recursos valiosos, otra señal ineludible de que debes reemplazar tus hojas de cálculo. La compilación y generación de informes manuales, tomando información desde diferentes fuentes, es un proceso dificultoso y proclive al error humano. Si no se facilita la tarea, al final resulta en información poco confiable y extemporánea. Un sistema que permita recopilar datos y utilizar la información en varios sistemas de gestión, agilizará la producción de informes, reducirá de forma ostensible el error humano y aumentará la eficiencia y la producción en todas las áreas.

3. Se presenta la necesidad de registrar datos fuera de oficina

La mayoría de profesionales en gestión ISO requieren de acceso a datos e información cuando se encuentran fuera de la oficina para tomar decisiones basadas en información actualizada. Esto no es posible cuando la gestión ISO se basa en hojas de cálculo. Sin un medio adecuado para recopilar datos fuera de la oficina, los trabajadores deben hacer grandes esfuerzos para capturar información in situ y luego regresar a la oficina e incorporar esa información en una hoja de cálculo, para después tener que dedicar aún más tiempo en la producción de un informe. Lo ideal sería reemplazar tus hojas de cálculo por una solución que permita recopilar datos en la fuente. Esto se haría en menos de un minuto utilizando un dispositivo móvil, como un teléfono inteligente, por ejemplo.

4. La alta dirección se queja de no tener informes en tiempo real

La alta dirección necesita tener visibilidad total sobre el desempeño de los sistemas de gestión en todo momento. Las hojas de cálculo difícilmente podrán ofrecer tal funcionalidad. El estado general de las actividades, tendencias, análisis de causa raíz, llamadas de atención para los administradores de los diferentes sistemas, son, entre otras, funcionalidades que una organización moderna del siglo XXI espera obtener. En una solución tecnológica basada en la nube, los paneles de control modernos y detallados ofrecen información instantánea a todos los empleados, proporcionando la visibilidad que requiere la alta dirección. Los sistemas automatizados y centralizados permitirán ver quiénes efectúan sus tareas a tiempo y esto permitirá a los profesionales centrarse en el foco de los incidentes.

5. La rotación de los empleados genera problemas

Cuando las personas clave se retiran, o cambian de puesto de trabajo, es posible que se pierda el conocimiento institucional. La experiencia y el conocimiento adquirido en programas de formación, se atomiza en hojas de cálculo, notas almacenadas en incontables ubicaciones dispuestas en innumerables discos duros o cuentas de correo electrónico dispersas en la red. De este modo, cuando alguien se va, el conocimiento se va con él, generando un riesgo de incumplimiento, pérdida de información, tareas pendientes o informes incompletos. Al reemplazar tus hojas de cálculo con una solución moderna, basada en la nube, este riesgo desaparece.

Kantan, la solución ideal por la que reemplazar tus hojas de cálculo

Si una, varias o todas las señales que hemos mencionado están presentes en tu organización, ha llegado la hora de remplazar tus hojas de cálculo por una solución moderna, eficiente, basada en la nube y en la que pagues solo por lo que utilices. Esa solución es Kantan, un software de gestión ISO, que permite automatizar la gestión de la calidad, del medio ambiente y de la seguridad y la salud en el trabajo. Si estás interesado en que tu organización continúe creciendo con una solución de este tipo, puedes contratar ahora Kantan escogiendo el plan más adecuado para tu caso. ​