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Consejos para mejorar la gestión de documentos ISO
Los estándares ISO ofrecen muchos beneficios a las organizaciones. Pero la gestión de documentos ISO puede convertirse en un obstáculo para muchas de ellas. Un sistema efectivo para la gestión de documentos ISO resulta clave para alcanzar la conformidad con los requisitos de las normas y cumplir con las tareas a tiempo.
La automatización es, sin duda, el camino a seguir. Además, ofrecemos 5 consejos que pueden ser de gran ayuda para las organizaciones que afrontan problemas de este tipo.
Consejos para mejorar la gestión de documentos ISO
La gestión de documentos ISO es elemental para el alcance de los objetivos propuestos por el sistema, por la norma y por la organización. Para mejorarla, podemos implementar las siguientes 5 estrategias:1. Implementar un sistema de gestión de documentos ISO
Se trata de un sistema electrónico que tiene la capacidad de administrar, rastrear y almacenar documentos en formatos digitales o, también, copias de documentos en papel que han sido digitalizadas. En entornos en los que se trabaja a diario con grandes volúmenes de documentos en papel, un sistema electrónico para la gestión de documentos ISO es, por lo menos, una aproximación a la automatización que conformaría el modo más eficaz de solucionar los problemas de documentación.2. Utilizar convenciones y nomenclaturas estandarizadas
Según aparecen nuevos documentos en el sistema de gestión ISO, es necesario asignarles un nombre que los identifique con certeza. Esto hace que sea más fácil, para todos los interesados, localizarlos en el momento en que se requieran. Pero podemos ir más allá. El interesado, podría saber a qué área pertenece un documento y tener una idea aproximada de su contenido con solo ver el nombre. Por ello, podemos considerar incluir la siguiente información en los nombres de los archivos:- Nomenclatura de dos a tres letras que haga referencia al área o departamento al que pertenece el documento.
- Número de 6 cifras que indique la fecha de creación del documento.
- Una palabra descriptiva que indique de forma genérica el tema que trata el documento.