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Recomendaciones para gestionar la documentación en ISO 45001

La gestión de la documentación en ISO 45001 no plantea mayores exigencias, pero requiere un desarrollo optimizado para satisfacer los requerimientos legales y los requisitos de la norma. Algunas recomendaciones pueden ayudarnos a conseguirlo.

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La gestión ISO 45001 más sencilla para tu empresa

Recomendaciones para gestionar la documentación en ISO 45001

En la práctica, la documentación en ISO 45001 se puede limitar a 25 documentos que vemos seguidamente:

  1. Manual de seguridad y salud en el trabajo: no es un documento obligatorio, pero suele ser requerido por alguna normativa en diferentes países. Es un resumen de los procedimientos de seguridad y salud en el trabajo, pero a la vez puede incluir cualquier tipo de información que se haya omitido en otro documento.
  2. Contexto de la organización y las partes interesadas: este documento obedece a un requisito nuevo, no contenido en OHSAS 18001. Es una buena idea documentar los resultados de la determinación del contexto y de las partes interesadas, pero también el proceso que dio lugar a tal determinación.
  3. Alcance del sistema: este tipo de documento, breve pero conciso, también pueden incluirse dentro del Manual de seguridad y salud en el trabajo. Nuestra recomendación es que se conserve como un documento independiente.
  4.  Política de seguridad y salud en el trabajo. La Política está destinada a ser la intención documentada de una organización para cumplir con los requerimientos legales, prevenir riesgos de salud y seguridad ocupacional y mejorar continuamente. La política es un enfoque sobre el que la organización trabaja y debe ser comunicada y transmitida a los empleados, que deben reconocer en ella, con facilidad, el objetivo de la organización al implementar el sistema.
  5. Roles y responsabilidades dentro del sistema: tenemos dos opciones para documentar este requisito. La primera es elaborar un documento general que defina roles y responsabilidades dentro del sistema para toda la organización. La segunda es contar con roles y responsabilidades documentados en diferentes documentos, como procedimientos e instrucciones de trabajo. Ambos enfoques están bien, y depende de la organización decidir cuál es el más apropiado en su caso.
  6. Consulta y participación de trabajadores: ISO 45001 necesita que la organización defina, establezca y mantenga procesos y canales que aseguren la consulta y la participación de los empleados, en todos los niveles. No es obligatorio, pero puede ser interesante documentar aquí mismo los mecanismos utilizados y los recursos dispuestos para cumplir con el requisito.
  7. Metodología y criterios para la evaluación de riesgos de seguridad y salud en el trabajo: la organización necesita identificar y evaluar los riesgos y las oportunidades que pueden afectar al sistema. Pero también se le exige documentar la metodología y los criterios de evaluación utilizados para tal determinación.
  8. Proceso para abordar los riesgos y oportunidades: a diferencia de otros estándares que siguen el Anexo SL y cuentan con una estructura de alto nivel, ISO 45001 requiere que la organización documente el proceso para abordar los riesgos y las oportunidades. El documento debe cubrir las acciones tomadas por la organización en ese sentido.
  9. Procedimiento para la identificación y evaluación de riesgos: este documento puede llegar a ser uno solo junto con el anterior.
  10. Requisitos legales y otros: la organización tiene que conocer, comprender y acatar los requerimientos legales locales, regionales, nacionales e internacionales. Estos requisitos legales se deben documentar aquí, y este documento debe ser revisado de forma periódica.
  11. Objetivos de seguridad y salud en el trabajo y planes para alcanzarlos: los objetivos son una consecuencia de lo establecido en política de seguridad y salud en el trabajo. Estos objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y definidos en el tiempo. Pero también deben ser comprensibles para todos los empleados, quienes, por supuesto, deben conocerlos.
  12. Evidencia de competencia: en este documento se detallan los registros que demuestran que se han identificado las competencias requeridas por los procesos críticos, y cómo los empleados cumplen con esas competencias.
  13. Proceso de comunicación: gestionar la documentación en ISO 45001 implica que la organización implemente mecanismos que aseguren la comunicación, participación y consulta a los empleados. Y también debe garantizarla con los contratistas, subcontratistas, y partes externas relevantes.
  14. Procedimiento para el control de documentos y registros: la forma en que se aprueban, actualizan, modifican, comunican y salvaguardan los documentos es un procedimiento que también debe ser documentado.
  15. Lista de documentos externos: este no es un requisito explícito de ISO 45001. Sin embargo, la norma solicita que se identifiquen y controlen estos documentos.
  16. Procedimiento de planificación y control operativo: en este documento se incluyen los controles implementados para mitigar los riesgos y evitar que ocurran incidentes o accidentes que puedan generar lesiones o problemas de salud.
  17. Procedimiento para la gestión del cambio: ISO 45001 necesita que la organización implemente un proceso para controlar y planificar cambios temporales y permanentes en el sistema. El propósito es garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y del estándar y revisar las consecuencias de los cambios no deseados para mitigar cualquier efecto adverso.
  18. Proceso de preparación y respuesta ante emergencias: cuando existe el riesgo de que ocurra una emergencia (como un derrame químico), es preciso contar con planes establecidos para responder y reaccionar ante la emergencia y así se limite el daño que podría causar.
  19. Monitoreo, medición y análisis del desempeño de seguridad y salud en el trabajo: la organización necesita documentar la información que debe ser monitoreada para que los empleados puedan reaccionar a los cambios en el desempeño y evitar los riesgos de seguridad y salud ocupacional.
  20. Mantenimiento, calibración o verificación de equipos de monitoreo: en sus procesos, es posible que se necesite monitorear y medir elementos críticos del sistema para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales. Contar con los equipos apropiados y correctamente preparados es esencial para esa labor y también requiere evidencia documental.
  21. Auditoría interna: se describe en este documento la forma y la periodicidad con la que será auditado el sistema. Igualmente, es necesario definir quién será el responsable de planificar y llevar a cabo las auditorías.
  22. Revisión de gestión: se recomienda que las organizaciones tengan un procedimiento para la revisión de la alta dirección donde figure la planificación de la misma, así como las personas responsables de proporcionar la información y realizarla.
  23. Investigación de incidentes e informes: los incidentes de salud y seguridad en el trabajo son grandes problemas para la organización, aunque no resulten en lesiones de los empleados. Dichos incidentes deben ser investigados para determinar su causa y tomar medidas para evitar que se repitan.
  24. Gestión de no conformidades y acciones correctivas: las no conformidades deben ser investigadas. Y también es necesario implementar acciones correctivas. Todo ello se documenta aquí.
  25. Evidencia de los resultados de la mejora continua: este es un requisito completamente nuevo. Pretende garantizar que la organización toma medidas para mejorar su sistema de seguridad y salud en el trabajo y proporciona evidencia de que esas acciones se llevan a cabo.

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Estos 25 documentos pueden parecer pocos para implementar un sistema tan complejo como el de seguridad y salud en el trabajo. Pero, si les sumamos las revisiones y las diferentes versiones, así como la ruta de aprobación y los distintos incidentes que pueden presentarse durante el camino, la gestión documental empieza a complicarse.

Kantan es un software ideal para gestionar la documentación en ISO 45001, ya que posee una biblioteca de documentos que centraliza la información, controla versiones, admite múltiples formatos y relaciona los documentos con otros elementos del sistema.

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