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Checklist de documentación obligatoria requerida por ISO 45001

La documentación obligatoria requerida por ISO 45001 admite flexibilidad en cuanto a qué, cómo y cuándo documentar un elemento del proceso de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Así, ISO 45001 se adapta a formas de comunicación modernas, como vídeo, audio y otros registros electrónicos. También permite a la organización la posibilidad de utilizar documentos heredados, tal vez de OHSAS 18001, que cumplan con el requisito.

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Los cambios en la documentación obligatoria requerida por ISO 45001

ISO 45001 ha eliminado la distinción entre documentos y registros. Ahora, ambos se denominan información documentada. La sección 2.4 del estándar señala que la “información documentada debe ser controlada y mantenida por una organización y el medio en el que está contenida”. De acuerdo con esto, la organización no debe preocuparse solo por el contenido sino también por el medio en el que se aloja la información.

Esta información documentada constituye la evidencia de conformidad con la norma. Partiendo de ello, ISO 45001 esencialmente permite que la organización adapte la integridad o complejidad de la documentación a su contexto, siempre y cuando logre los objetivos generales. Pero este enfoque no elimina la necesidad de suministrar documentación adecuada, en los siguientes casos:

  • Cuando la información necesita ser diseminada o compartida.
  • Cuando la documentación pruebe algo, y esa prueba deba ser conservada.
  • Cuando sea necesario retener un conocimiento relevante para la organización.

Entonces, ¿cuál es la documentación obligatoria requerida por ISO 45001?

Documentación obligatoria requerida por ISO 45001

Los requisitos de documentación de ISO 45001 son menos restrictivos que en estándares anteriores. No obstante, existen casos específicos en los que la información documentada debe ser registrada y retenida por la organización como evidencia de los resultados alcanzados.

Según la cláusula 7.5.1 de la norma, lo que se requiere exactamente es que:

  • El sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo incluya la información documentada que se considere necesaria para garantizar su efectividad.
  • Se determine el alcance de la información documentada creada y actualizada, de acuerdo con el tipo de proceso, producto o servicio.

A la hora de establecer qué documentar se puede considerar:

  • Documentar partes críticas del sistema, como su alcance, procesos operativos clave, políticas y objetivos.
  • Documentar información importante, aunque menos crítica, que respalde el sistema, como diagramas de flujos de procesos, procedimientos operativos y de seguridad específicos, cronogramas, enfoques de recopilación de información, formularios de registros, encuestas, planes de negocios…

Además, no debemos olvidar que, según la cláusula 7.5.3 de ISO 45001, se exige que la información documentada requerida por el sistema y la norma sea controlada para garantizar que esté disponible y sea adecuada para su uso, cuando y donde sea necesario. Asimismo, se solicita que esté debidamente protegida contra la pérdida de integridad o el uso indebido.

¿Se requiere un manual de seguridad y salud en el trabajo?

ISO 45001 no especifica la necesidad de contar con un manual oficial de seguridad y salud en el trabajo. Sin embargo, un documento que bien podría denominarse manual puede satisfacer los requisitos de información documentada para:

  • La política y los objetivos de seguridad y salud.
  • El alcance del sistema.
  • Información para apoyar las actividades y procesos relacionados con la salud y la seguridad.

Checklist de documentación obligatoria requerida por ISO 45001

Todo este amplio preámbulo nos introduce en la checklist de documentación obligatoria requerida por ISO 45001, que compartimos a continuación:

Cláusula Información documentada requerida
4.3 El alcance del sistema.
5.2 La política de seguridad y salud en el trabajo.
5.3 Las responsabilidades y autoridades para los roles relevantes.
6.1.1 Los riesgos y oportunidades de salud y seguridad y los procesos necesarios para abordar los mismos.
6.1.2.2 Las metodologías y los criterios para evaluar los riesgos de salud y seguridad en el trabajo.
6.1.3 La información sobre los requisitos legales y de otro tipo.
6.2.2 Los objetivos y planes de salud y seguridad.
7.2 La información como prueba de la competencia de los trabajadores.
7.4 Las comunicaciones relevantes sobre salud y seguridad en el trabajo.
8.1.1 Información para brindar confianza de que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado y determinar dónde la ausencia de información documentada podría llevar a desviaciones de la política y los objetivos de seguridad y salud en el trabajo.
8.6 La información sobre el proceso y los planes de emergencia.
9.1.1 La evidencia del monitoreo, la medición, el análisis y los resultados de la evaluación.
9.1.2 Los resultados de la evaluación de cumplimiento.
9.2.2 La evidencia de la implementación del programa de auditoría y los resultados de la auditoría.
9.3 La evidencia de los resultados de las revisiones de la alta dirección.
10.1 La evidencia de la naturaleza de los incidentes o no conformidades y las acciones tomadas con los resultados y la efectividad de la corrección.
10.2.2 La evidencia de los resultados de los esfuerzos de mejora continua.

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