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Comparativa de costes: Auditoría de procesos automatizada VS manual
La automatización es uno de los retos principales para las organizaciones que viven la transformación digital. La auditoría de procesos automatizada en particular, representa interesantes ventajas con el modelo manual para la misma tarea.
Parece lógico que esto sea así y además hay diversas razones que lo sustentan. En ese sentido, presentamos una comparativa entre costes de la auditoría de procesos automatizada vs la auditoría manual.
Auditoría de procesos automatizada VS auditoría manual
Para establecer los costes reales en que se incurre cuando se realiza una auditoría manual, y compararlos con los que se deben asumir para la práctica de una auditoría de procesos automatizada, es preciso considerar cuatro tipos de costes:1. Costes administrativos
Dentro de los costes derivados de realizar una auditoría de procesos automatizada o manual, se encuentran los administrativos. Básicamente involucran los costes del personal que realiza las actividades necesarias para adelantar la labor con éxito. Dentro de esas actividades encontramos:- Elaboración del calendario y cronograma de la auditoría.
- Envío de mensajes y recordatorios a los empleados que participarán en la auditoría.
- Elaboración de listas de verificación.
- Registro de la información recabada durante la auditoría para la producción de informes finales.
- Producción de informes.
2. Costes de implementación
Por supuesto, los costes de la automatización deben ser considerados a la hora de comparar entre la auditoría de procesos automatizada y el modelo manual de auditoría. Estos costes varían dependiendo del tipo de solución que se elija. En teoría, una auditoría manual no incurre en estos costes. Sin embargo, por limitados que sean los recursos tecnológicos, por lo menos se utilizarán hojas de cálculo y cuentas de correo electrónico. Esto significa que al menos hay que pagar una licencia al fabricante y al proveedor del servicio de internet, aunque son elementos de los que la empresa querrá disponer en todo caso. En cuanto al coste de la automatización, se consideran usualmente tres opciones:- Construir un software a medida en el interior de la organización.
- Adquirir un software de un fabricante, para que lo personalice de acuerdo con las necesidades de la organización.
- Contratar un software basado en la nube, con funcionalidades específicas para auditorías y seguimiento de acciones correctivas diseñado por expertos.
3. Costes de calidad
Las organizaciones no pueden ignorar el coste que significa mantener un sistema de gestión de la calidad, y por supuesto, de auditorías manuales. Muchas organizaciones toman la decisión de automatizar un sistema de gestión de la calidad, precisamente, porque el sistema no resulta eficaz. Cuando el sistema se vuelve eficaz, gracias a la automatización, la auditoría se hace más sencilla, ya que no aparecen obstáculos de forma continua. La automatización reduce los defectos y quejas de los clientes, aumenta la productividad, conduce a la mejora continua de la calidad y reduce los desperdicios, entre otros muchos beneficios. En el caso específico de las auditorías, reduce el tiempo de realización y el consumo de recursos financieros y humanos invertidos en ellas.4. Costes ocultos
Cuando hablamos de costes ocultos, nos referimos a los problemas asociados con modelos de gestión y de auditoría manuales. Entre ellos tenemos:- Pérdida de oportunidades comerciales como resultado de quejas de los clientes.
- Pérdida de credibilidad y deterioro de la imagen de marca de la organización.
- Parálisis de la producción como resultado de los problemas de calidad.