3 pasos para crear planes de preparación para emergencias con un software ISO

Un plan de preparación para emergencias bien definido es fundamental en un sistema de seguridad y salud en el trabajo. Además de ser una guía de procedimiento durante un evento imprevisto, en la creación del plan se identifican y eliminan riesgos que de no ser detectados podrían agravar una situación catastrófica. Este es un documento de importancia clave para los miembros del equipo de seguridad y salud en el trabajo, que son los encargados de crearlo; pero también lo es para los empleados, que son quienes lo adoptarán, seguirán y obtendrán sus beneficios. ​ Un software de gestión ISO facilita la tarea de creación del plan de preparación para emergencias. En esa labor, seguir 3 pasos será esencial para asegurar resultados satisfactorios.

3 Pasos para crear un plan de preparación para emergencias

El plan de preparación para emergencias describe los procedimientos para tratar situaciones imprevistas y repentinas. El objetivo es estar listo para prevenir accidentes y lesiones, reducir daños a instalaciones, inventarios y equipamiento, proteger el medio ambiente y a la comunidad y, finalmente, acelerar la reanudación de las actividades normales. Partiendo de dicho objetivo, hay que completar otros 3 puntos en un plan de preparación para emergencias:

1. Evaluación de vulnerabilidad

Aunque las emergencias son, por definición, eventos inesperados, es posible predecirlas en cierto grado. Al realizar la evaluación de vulnerabilidad, se definen los riesgos a los que está expuesta una organización y es posible establecer procedimientos apropiados en caso de que la emergencia ocurra. Esta evaluación debe determinar:

• Las probabilidades de que se presente una determinada situación.
• Los medios disponibles para controlar o prevenir la situación.
• Los recursos necesarios para afrontar la situación.

En este primer paso, es importante involucrar grupos como el Comité de Seguridad y Salud Ocupacional, representantes de los empleados y otras partes interesadas, como las autoridades locales competentes, por ejemplo. Al compilar una lista de riesgos, los informes de incidentes pasados y la experiencia laboral no son las únicas fuentes de información válidas. También se puede obtener información valiosa de organismos como el cuerpo de bomberos, las compañías de seguros, agencias gubernamentales o consultores externos cualificados.

2. Analizar y calificar los riesgos

El proceso de creación del plan de preparación para emergencias continúa con el análisis y calificación de los riesgos identificados en la evaluación de vulnerabilidad. Tras identificar los riesgos, determinamos sus consecuencias, incluyendo los llamados “eventos de seguimiento”, entre los cuales podemos citar, como ejemplo, el fuego que sigue a una explosión. La necesidad eventual de evacuar, las posibles bajas, los daños a la infraestructura del edificio, la destrucción de archivos, de documentos importantes o de equipo y la interrupción del trabajo, son elementos que deben ser considerados en la calificación de los riesgos. Existen herramientas de análisis que ayudan a identificar los controles preventivos y de respuesta, como el modelo Bowtie. Este funciona colocando un evento no deseado en el centro del modelo. A un lado, se sitúan las posibles amenazas que puede desencadenar el evento y los controles que se pueden implementar para evitar que se presenten. En el otro lado, se evalúan las consecuencias y se crean controles de recuperación para minimizar el impacto.

3. El informe

La creación del plan de preparación para emergencia culmina con la redacción y comunicación del informe. Esto supone un proceso de capacitación para los empleados, en lo posible automatizado, de tal forma que se garantice que todos conozcan el plan, lo entiendan y asuman las responsabilidades que se les asignan en él. El plan puede establecer la necesidad de realizar simulacros regulares, para verificar su eficacia real. Además, al basarse en procesos dinámicos, es preciso evaluarlo, revisarlo y modificarlo de forma periódica, a medida que cambien los procesos, roles de trabajo o contexto interno y externo de la organización.

Kantan, un software que automatiza la gestión de seguridad y salud en el trabajo

Kantan es un software de gestión ISO especializado en las normas ISO 45001, ISO 14001 e ISO 9001. Cuenta con funcionalidades de gestión de riesgos, identificación y evaluación de riesgos laborales, análisis de contexto y planes de acción que facilitan la tarea de crear el plan de preparación para emergencias. Este software se encuentra creado y alojado en la nube, por lo que sus usuarios prescinden de los costes de instalaciones y actualizaciones. Contrata ahora el plan de Kantan para tu empresa de modo fácil y económico. ​