Cómo facilitar que los empleados utilicen el software ISO

Facilitar que los empleados utilicen el software ISO es uno de los retos durante la implementación de una nueva solución que automatice un sistema de gestión. Convencer a los empleados de cambiar sus métodos de trabajo cuando se integra una nueva solución es un paso difícil. ​ Por este motivo, ofrecemos un procedimiento a seguir para facilitar que los empleados utilicen el software ISO y, así, esta inversión se convierta en una herramienta que solucione los problemas sin generar otros.

¿Cómo facilitar que los empleados utilicen el software ISO?

No existe una fórmula mágica para facilitar que los empleados utilicen el software ISO. Y aunque siempre existe la opción de imponerlo como una decisión corporativa y estratégica emanada desde la alta dirección, así no se consigue el compromiso y liderazgo que se requiere. Para facilitar que los empleados utilicen el software ISO, la decisión de implementarlo debe ser compartida. Los empleados deben estar convencidos de que es una necesidad y de los beneficios que produce. Para conseguir esto será necesario:

Anticipar las reacciones negativas

Nos guste o no, algunas personas se sienten más cómodas con las nuevas tecnologías, en tanto que otras tendrán reacciones negativas. Es necesario anticiparse y enumerar los temores que podrían emitir con una respuesta para cada uno de esas dudas:

• Temor a la dificultad de operación: explicar que la operación es simple, que se trata de una herramienta rápida, fácil de usar e intuitiva. En este sentido, es conveniente contar con la experiencia de algún colaborador que haya tenido la ocasión de probar una demo. Además, el empleado tiene que saber que habrá un proceso de capacitación interno y que el fabricante ofrece soporte durante la vigencia del contrato.
• Temor a cometer errores y que estos no se puedan corregir: es preciso que el empleado entienda que, al incorporar un registro o al crear un documento, tendrá la oportunidad de revisar una y otra vez, antes de considerarlo como definitivo. Por otra parte, uno de los beneficios que se obtienen al contratar un software de gestión ISO es minimizar o eliminar la posibilidad del error humano.
• Temor de los empleados itinerantes, porque no podrán acceder al software durante sus viajes: la tendencia en el siglo XXI es desarrollar y alojar soluciones en la nube. Así, un empleado que se desplaza por otras ciudades o países, pero tiene responsabilidades dentro de un sistema de gestión, puede acceder al sistema desde cualquier dispositivo móvil como su smartphone.

Conocer la organización

No existe una solución que satisfaga las necesidades de todas las organizaciones. De hecho, en una misma organización, las necesidades y las expectativas en cuanto a un software ISO pueden ser bien diferentes de un área a otra. Algunos departamentos, como TI, debido al trabajo que realizan a diario, pueden asimilar nuevas tecnologías con mayor facilidad que otros. Así, el trabajo de promoción del software ISO tendrá que ser más intenso en algunas áreas. Conocer la organización es la clave aquí.

Ver más allá de las características

Los encargados de contratar un software o la alta dirección, cuando asume esa función, suelen centrarse en las características de la solución, lo cual por supuesto, tiene mucho sentido. Pero las características, si bien son importantes, no lo son todo. Facilitar que los empleados utilicen el software ISO implica hacerles entender que ellos no estarán solos nunca. Así, el soporte y el servicio al cliente que pueda proporcionar el fabricante es un factor de primer orden en la evaluación del producto a elegir.

Implementar un programa de capacitación y entrenamiento

El miedo a lo desconocido es natural. Por lo tanto, para facilitar la adopción del software por los empleados, es necesario implementar un programa de capacitación que les ofrezca la oportunidad de conocer a fondo la solución antes de usarla en el terreno. Para asegurar que la capacitación es la adecuada, resulta una buena idea elegir una persona con experiencia en entrenamientos y con amplio conocimiento sobre el producto para que dirija el proceso. Este puede ser el administrador general del sistema, que es quien más tiempo ha pasado hablando con el proveedor del software durante el proceso de compra.

Kantan, software ISO basado en la nube y fácil de usar

Por supuesto, elegir un producto fácil de usar y que a la vez ofrezca accesibilidad total, soporte y excelente servicio al cliente, es una forma de facilitar que los empleados utilicen el software ISO que beneficiará a todos y a la organización. Kantan cumple con estos requisitos, y va mucho más allá. Permite automatizar la gestión de la calidad basada en la norma ISO 9001, la gestión ambiental según ISO 14001 y la gestión de la seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con ISO 45001. Prueba una demo de Kantan y consigue una solución que tus empleados adopten con facilidad.  ​