Seleccionar un software ISO 14001: cómo definir las necesidades de la empresa

Tomar la decisión de seleccionar un software ISO 14001 es el primer paso dentro de un proceso de automatización para el sistema de gestión ambiental. Se trata de un paso muy importante y significativo que conviene dar con atención para que la solución sea válida para cumplir con las necesidades de la empresa. ​

La búsqueda de la solución perfecta al seleccionar un software ISO 14001

En la búsqueda de un software se persigue que realice las tareas automatizables que consumen un tiempo preciado de los empleados. En este sentido, el precio es un factor de evaluación de primera línea. Después de todo, si el ahorro de horas de trabajo no compensa el valor de contratar el software, es probable que hasta aquí llegue el proyecto. Y aunque el precio es importante, no lo es todo. El tiempo de implementación, la facilidad de uso o la accesibilidad, entre otros, son elementos de evaluación que no se pueden obviar a la hora de seleccionar un software ISO 14001. Una de las cuestiones más relevantes que evaluar es si el software soluciona las necesidades de la organización. Por supuesto, para saberlo hemos de conocer las necesidades en materia de gestión ambiental que tiene nuestra empresa. Automatizar la gestión ambiental es una necesidad general. Contar con herramientas adecuadas para la gestión de riesgo, establecer planes de acción para los hallazgos encontrados, facilitar la realización de auditorías o controlar la documentación, son algunos ejemplos de necesidades específicas que tenemos que definir para seleccionar un Software ISO 14001.

Definir las necesidades específicas de la organización para seleccionar un software ISO 14001

Las necesidades de la organización, en materia de gestión ISO, están alineadas con los objetivos de negocio. Dos son los pasos a seguir para definirlas:

• Establecer una lista de los objetivos de negocio.
• Escribir la lista de requisitos para el software.

La primera necesidad, es ayudar a alcanzar los objetivos de negocio de la organización. Pero lograr la conformidad con los requisitos de ISO 14001 es igual de importante. Veamos entonces, como desarrollar cada uno de estos pasos:

Definir objetivos de negocio

En un primer momento, es preciso dedicar algo de tiempo a pensar y anotar cuáles son los desafíos más importantes del negocio para los que un software ISO 14001 puede ser la solución. Es probable que surjan necesidades como estas:

• Liberar tiempo de trabajo del personal, necesario para el cumplimiento de los objetivos de negocio.
• Eliminar errores de cálculo o procedimiento en la gestión ISO.
• Registrar de forma oportuna incidentes ambientales, para así tomar las acciones correctivas y evitar incurrir en sanciones y multas.
• Permitir el acceso inmediato al sistema de gestión ambiental por parte de personal ubicado fuera de las instalaciones principales de la organización.
• Cumplir con alguna normativa gubernamental.
• Garantizar la integridad, confiabilidad, accesibilidad y confidencialidad de la información.
• Obtener informes de gestión ambiental oportunos y confiables.

Tener en cuenta cuáles son estos retos, y cómo el software ayudará a cumplirlos permitirá que seleccionar un software ISO 14001 se convierta en una tarea más sencilla y exitosa.

Lista de los requisitos

Los requisitos son las conexiones entre las razones que finalmente tenemos en cuenta para seleccionar un software ISO 14001 y los objetivos finales de negocio perseguidos. Se trata de aquellos elementos que debe contener el software para que resulte útil a la hora de cumplir los desafíos de la empresa en materia de gestión ambiental. Así, un objetivo que justifica la adquisición del software puede ser, por ejemplo, la necesidad de ingresar datos desde una ubicación remota, fuera de las instalaciones. En este caso, el requisito que se debe exigir al software sería el acceso móvil. Siguiendo esta mecánica, el listado debe contener el requisito, el motivo y el objetivo que se pretende alcanzar.

Kantan, software ISO 14001 que cumple con los objetivos de negocio de tu organización

Si ya sabes cuáles son las razones para apostar por un software ISO 14001 y que requisitos debe cumplir, ya estás preparado para pasar al siguiente eslabón y seleccionar el software más adecuado. Kantan puede ser la solución que estás buscando. Se trata de un software de alto nivel, colaborativo, intuitivo, fácil de usar y de integrar con otro tipo de productos informáticos. Al estar basado en la nube, prescinde de costosas y complicadas instalaciones y sus actualizaciones resultan gratuitas para sus suscriptores. Conseguir un software ISO 14001 económico y que cumpla las necesidades de tu empresa es posible contratando el plan de precios más adecuado de Kantan. ​