Checklist para seleccionar software de gestión de sistemas ISO

Un software de gestión ISO aporta numerosos beneficios al automatizar tareas relacionadas con el cumplimiento de requisitos, tales como el control de documentos, las auditorías del sistema, las acciones preventivas y correctivas, la evaluación de riesgos o la formación y cualificación de empleados. Por ello, seleccionar un software de gestión de sistemas ISO es una gran responsabilidad, pues de ello depende alcanzar la conformidad con normas como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. Una lista de comprobación puede ser una herramienta de gran utilidad a la hora de seleccionar un software de gestión de sistemas ISO que responda a las necesidades de la organización y de los sistemas de gestión que esta ha implementado. ​

Checklist para seleccionar un software de gestión de sistemas ISO

La lista de verificación que ofrecemos, para seleccionar un software de gestión de sistemas ISO, considera 27 puntos esenciales, agrupados en 6 categorías. Busca asegurar el cumplimiento de los requisitos y la mejora continua. Se trata de una guía que puede ser complementada de acuerdo con el contexto de cada organización; de modo que es probable que sea necesario agregar otros puntos particulares a los siguientes:

1. Control de documentos

• ¿Organiza y administra los documentos del sistema, los procedimientos, las políticas y las instrucciones?
• ¿Conserva un historial completo de versiones?
• ¿Asigna permisos y niveles de autoridad para consulta, modificación o creación de documentos?

2. Automatización y compatibilidad

• ¿El sistema realiza actividades rutinarias, repetitivas o redundantes de forma automática?
• ¿Presenta una visión completa del estado del sistema de gestión y el nivel de conformidad con los requisitos de la norma?
• ¿Elimina los procesos manuales?
• ¿Permite la integración de sistemas?
• ¿Admite diversos formatos de archivos digitales?

3. Auditorías, inspecciones y análisis de brechas

• ¿Administra las auditorías e inspecciones y registra y procesa de manera eficiente los resultados de la auditoría?
• ¿Almacena fácilmente los registros y los informes de auditoría?
• ¿Controla el cumplimiento de las acciones correctivas, y evita que estas queden inmovilizadas en hojas de cálculo o correos electrónicos?

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4. Residencia del software y accesibilidad

• ¿Se trata de una solución de instalación local en los servidores y ordenadores de la organización, o es un software basado en la nube?
• ¿Es posible el acceso remoto, en cualquier horario?

5. Personal y seguridad

• ¿Asigna derechos de acceso basados en la función de los empleados?
• ¿Apoya el seguimiento a la experiencia y las habilidades de los empleados y contratistas?
• ¿Ayuda a identificar las necesidades de capacitación y cualificación de los empleados en base a la información de sus currículos?

6. Aspectos generales

• ¿Cuenta con un panel de control personalizado, que le ofrezca una visión panorámica del estado de la gestión?
• ¿Permite automatizar la gestión de sistemas basados en más de una norma, como, por ejemplo, calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo?
• ¿Permite una fácil gestión de cambios?
• ¿Ofrece información estratégica clave?
• ¿Cuenta con la capacidad de rastrear una no conformidad y asignar la responsabilidad para tomar acciones correctivas?
• ¿Es necesario pagar por las actualizaciones?
• ¿Es costosa la instalación e implementación?
• ¿El proveedor ofrece soporte?, ¿durante cuánto tiempo?

Kantan, un software de gestión ISO basado en la nube

Kantan cuenta con todos los puntos que debe cumplir un software de gestión de sistemas ISO. Facilita lograr la conformidad con los requisitos de la gestión ISO con todas las ventajas de accesibilidad, seguridad y económicas de ser una solución en la nube. Además, Kantan automatiza la gestión de sistemas basados en las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, posibilitando la integración. No esperes más para obtener todos los beneficios de un software de gestión ISO, y contrata el plan de Kantan que tu empresa necesita. ​