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Diferencias entre el software ISO en la nube o en las instalaciones: costes, beneficios y riesgos

Una organización que desee utilizar la tecnología para automatizar sus sistemas de gestión ISO encuentra dos opciones: software ISO en la nube o en las instalaciones. Las consideraciones posibles son variadas y es preciso valorar los costes, los beneficios y los riesgos asociados a cada opción.

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Diferencias entre software ISO en la nube o en las instalaciones

Al comparar un software ISO en la nube o en las instalaciones, la diferencia esencial es dónde reside la solución.

Cuando hablamos de un software en las instalaciones, hacemos referencia a un programa que es instalado en servidores de la organización, y que generalmente tiene que incorporarse en cada uno de los ordenadores.

Así, al contratar un software en las instalaciones o en el sitio, es preciso pasar por una etapa de instalación, adecuación y configuración, que puede tardar varios meses. Y durante ese periodo las labores diarias de los empleados pueden verse entorpecidas por dicho proceso.

En el modelo “en la nube, el software está ubicado en los servidores remotos del proveedor. Siguiendo este modelo funcionan muchas aplicaciones y software que empleamos habitualmente, como servicios de correo electrónico, Dropbox, Office 365, Google Docs, etc.

En definitiva, una solución en el sitio se instala, en tanto que un software en la nube solo requiere que se acceda a él a través de Internet. Además, esta distinción principal entre software ISO en la nube o en las instalaciones lleva asociados ciertos beneficios y riesgos que diferencian aún más estos dos tipos de soluciones.

Beneficios y desventajas de una solución en las instalaciones

Antes de la computación en la nube, las organizaciones solo tenían la opción de alojar el software en sus propios ordenadores y servidores. Esta solución, que también está disponible hoy en día, cuenta con algunos beneficios y también algunas desventajas:

Los beneficios

Hasta cierto punto, la organización mantiene el control absoluto de su información y del desempeño y la evolución de la solución. Esto es así cuando ella misma la desarrolla, lo que muchas veces no es posible. Y también ocurre cuando se encarga la tarea a un proveedor externo. En este último caso, en cambio, se corre el riesgo de volverse dependiente del proveedor en lo relacionado con el soporte, las actualizaciones y las mejoras.

Las desventajas

Más allá de la dependencia que se genera con respecto del proveedor externo que desarrolla la solución, un software en las instalaciones de la organización plantea las siguientes desventajas:

  • Alto coste inicial: en un primer momento, habitualmente se ha de pagar una licencia para cada usuario, o por cada ordenador en el que se instala el software. El desarrollo, la instalación, la configuración o la personalización también implican altos costes.
  • Costes continuos de mantenimiento: actualizaciones, reparaciones, asistencia técnica y soporte serán otros gastos que se deben tener en cuenta.
  • Implementación lenta: el proceso puede tardar meses y no es un proceso silencioso, sino que dificulta las operaciones de la organización.
  • Riesgos para la seguridad: un software alojado en el sitio implica que la información debe contemplar el uso de recursos de seguridad de TI, para garantizar la integridad de los datos.
  • Acceso limitado al software y a los datos: solo se puede acceder al software desde los ordenadores licenciados en las instalaciones de la organización, en los días y en los horarios de trabajo.

Beneficios y desventajas del Software en la nube

La organización que contrata software en la nube aprovecha los últimos avances tecnológicos y la experiencia de un proveedor externo especializado.

Los beneficios

En primer lugar, con este tipo de software se paga por los servicios de uso, generalmente mensualmente, lo que resulta mucho más fácil de asumir económicamente. Por otro lado, aporta numerosas ventajas:

  • Es posible utilizar el software desde cualquier ordenador o dispositivo móvil conectado a Internet, en cualquier momento.
  • No es necesario estar pendiente de gastos por actualizaciones, desarrollo, soporte o reparación del software.
  • Después de contratar, el usuario tiene acceso inmediato a todas las funcionalidades del software.
  • El proveedor realiza backups constantes de la información, con lo que el usuario no tiene que preocuparse por la pérdida de datos.

Las desventajas

En cuanto a riesgos, existen algunos asociados, pero de muy baja ocurrencia. Existe la posibilidad de que el proveedor, como organización, deje de existir, o que sea negligente y no establezca los controles de IT necesarios para garantizar la seguridad de la información de sus clientes. Estas desventajas, además de ser improbables, se eliminan evaluando y examinando con detalle al proveedor antes de contratar.

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