Cómo elegir un software para auditorías ISO: 10 características clave a considerar

Las auditorías son una pieza esencial dentro del engranaje que conforma un sistema de gestión ISO. Impulsan la mejora continua, permiten descubrir problemas, y, en general, ayudan a la organización a ser más competitiva. Constituyen una tarea que usualmente demanda alto compromiso de empleados y recursos y obliga a suspender temporalmente actividades en el área auditada. Por ello, elegir un software para auditorías ISO adecuado hace que esta actividad resulte mucho más ágil, efectiva y simple. Esta elección no necesariamente es una tarea fácil, pero resulta más sencilla cuando tenemos una base sobre la que asentarla. Por este motivo, presentamos una guía de las 10 características clave a considerar en el momento de elegir un software para auditorías ISO. ​

10 características a considerar para elegir un software para auditorías ISO

Contar con un software puede ser fundamental a la hora de gestionar sistemas basados en estándares ISO y, por su puesto, ocurre lo mismo en el caso concreto de las auditorías. Para elegir un software para auditorías ISO apropiado debemos evaluar las siguientes 10 características:

1.Integrar listas de verificación

Si la solución considerada tiene la posibilidad de incluir listas de verificación, almacenarlas y disponer de ellas con facilidad para su uso en futuras auditorías, puede reducir el esfuerzo de búsqueda o incluso de reelaboración. Un buen software para auditorías tendría que permitir la creación de nuevas plantillas y listas de verificación en cualquier momento. Antes, durante o después de la auditoría.

2. Herramientas de preparación

Al elegir un software para auditorías ISO debemos considerar que sea una solución que facilite la tarea. Una forma de hacerlo es contar con funcionalidades para la preparación y planificación de la auditoría. También debe ofrecer controles que indiquen cuando todas las actividades de la auditoría se han completado, y, por tanto, se puede dar por concluida la tarea.

3. Interfaz amigable

Otro punto cuando nos disponemos a elegir un software para auditorías ISO es que presente una interfaz intuitiva, amigable y fácil de utilizar. Cuanto más sencillo sea su uso, menos horas de capacitación se requerirán y menos errores se cometerán en la etapa de implementación. Además, esta característica será un punto a favor para que el software sea aceptado sin problemas por los empleados.

4. Accesibilidad inmediata

Contratar una solución que tardará meses en estar terminada, instalada e implementada, tal vez no sea el camino que tu organización necesita; pues ya es posible contratar un software en la modalidad de suscripción, pagando tan solo por lo que se utilizará, y empezar a aprovechar sus beneficios desde un primer momento.

5. Características correctivas y de acción preventiva

Tras conocer los resultados de las auditorías, sobre todo los hallazgos, las organizaciones eficientes y competitivas se esfuerzan por responder con rapidez y eficacia. Entonces, es importante saber que el software que elegimos nos permite actuar asegurando que todas las fallas, las no conformidades y los hallazgos de auditoría se abordan de forma correcta e inmediata.

6. Informes

El software debe facilitar la tarea de creación de los informes de auditoría: cierre de auditoría, resultados de la auditoría, comentarios, informes para la alta dirección, etc. Además, ha de ayudar en la labor de paso de dichos informes por sus distintas fases hasta la aprobación por la alta dirección. Del mismo modo, debe garantizar el control documental y asegurar siempre la disponibilidad de la versión actualizada de tales informes.

7. Programación

Durante una auditoría, el tiempo es uno de los recursos más valiosos. Un buen software para auditorías debe programar todas las actividades y proporcionar recordatorios sobre ellas, tanto a los empleados auditados como al equipo de auditores. Debe alertar también sobre la fecha de realización de la siguiente auditoría.

8. Documentos de soporte

El software de gestión de auditorías debe permitir a los empleados auditados y a los auditores adjuntar documentos que respalden la evidencia de cumplimiento. Así, todos los documentos recolectados durante una auditoría deben almacenarse en una ubicación central, protegida, pero accesible para las personas autorizadas.

9. Una opción basada en la nube

Esta opción evita costosas instalaciones y permite el acceso inmediato desde cualquier ubicación y mediante cualquier dispositivo. El registro de un hallazgo o la inclusión de una evidencia o documento se puede realizar en el mismo momento y lugar en que sea encontrado. De este modo, se agilizan las tareas, y se reduce la posibilidad de errores u olvidos.

10. Automatización

Cuanto más alto sea el grado de automatización que proporcione la solución, más se disminuyen las posibilidades de error humano, de esfuerzos duplicados, y, por supuesto, la carga administrativa.

Kantan, un software para realizar auditorías y automatizar la gestión ISO

Kantan es una solución basada en la nube, que además de ofrecer funcionalidades para facilitar la realización de auditorías, permite automatizar sistemas de gestión basados en normas ISO, como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. Realizar la labor de auditoría de modo más eficaz, ágil y sencillo es posible contratando el plan de Kantan más adecuado para tu empresa. ​