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Pasos para realizar una auditoría interna de Calidad ISO 9001

Realizar una auditoría interna de Calidad ISO 9001 es considerado por muchas organizaciones como un “mal necesario” como parte de las actividades requeridas para conservar la certificación.

En el mejor de los casos, en algunas organizaciones se considera que realizar una auditoría interna de Calidad ISO 9001, es una labor que ejerce un tipo de fuerza policial en el interior de la organización, ante lo cual lo mejor es protegerse y tratar de atender los puntos débiles del proceso que tengamos a cargo.

Pero no es así. Realizar una auditoría interna de Calidad ISO 9001, es una forma de contribuir en forma efectiva a la mejora continua -requisito esencial de las normas ISO y a nivel organizativo para conseguir los objetivos- y la mejor forma de descubrir hallazgos e identificar no conformidades.

Así, la auditoría interna de Calidad se convierte en una herramienta valiosa para identificar posibles áreas de mejora. Entonces, ¿cuáles son los pasos que debemos seguir para realizar una auditoría interna de Calidad ISO 9001? Veamos:

Pasos para realizar una auditoría interna de Calidad ISO 9001

A continuación, explicamos cinco pasos principales en el proceso de auditoría interna y cómo se puede utilizar para enfocar a los dueños de procesos internos en la mejora de éstos:

1-) Diseñar un cronograma de auditoría: contar con un cronograma de auditorías completo, y que esté disponible para que todos los responsables de procesos en la organización sepan cuando van a ser auditados y dentro de que ciclo – generalmente el calendario es anual -, resulta esencial para el éxito de las auditorías.

Las auditorías sorpresa envían un mensaje claro de la Alta Dirección para con sus colaboradores: “no confiamos en vosotros”… Por el contrario, la elaboración de un cronograma planificado, y debidamente comunicado, indica un apoyo de la Alta Dirección a los dueños de los procesos, permitiendo planificar el tiempo necesario para completar cualquier proyecto de mejora y recopilar información valiosa sobre la implementación.

2-) Planificación de las Auditorías a los Procesos: el primer paso en la planificación de auditorías de procesos individuales es confirmar con los dueños de proceso la fecha y la hora en que se realizará la tarea.

La confirmación permite al auditor y a los dueños de proceso colaborar para determinar la mejor forma de auditarlo. Este es el momento en que el auditor puede revisar los resultados de auditorías anteriores y determinar si se requiere seguimiento a las observaciones y comentarios de los auditores anteriores. A su vez, el auditado tiene la oportunidad de identificar la información que mejor puede apoyar el trabajo del auditor. Un buen plan de auditoría asegura que el dueño del proceso obtenga valor de la auditoría.

3-) Definir criterios y alcance: no todas las auditorías son generales. Algunas se concentran en áreas y procesos específicos. Definir el alcance de la auditoría evita que aquellos encargados de procesos que no serán inspeccionados pierdan tiempo y esfuerzos con miras a una labor en la que no serán tenidos en cuenta.

4-) La auditoría sobre el terreno: en la práctica, una auditoría debería iniciar con una reunión con el responsable del proceso, para verificar que el plan de trabajo está completo y listo.

Son varios los métodos que tiene el auditor para recopilar información:

  • Revisión de registros.
  • Entrevista con el o los encargados de procesos.
  • Análisis de datos.
  • Observación del proceso en ejecución.
  • Recolección de evidencias.

5-) Reportes de auditoría: una reunión de cierre con el encargado del proceso asegura que el flujo de información no sea retrasado. El dueño del proceso querrá saber si existen procedimientos que forman parte del proceso que necesitan ser tratados, o si existen áreas que son susceptibles de ser mejoradas.

Por supuesto, el seguimiento a las oportunidades de mejora identificadas, o a los hallazgos detectados es tal vez el paso más critico a la hora de realizar una auditoría interna de Calidad ISO 9001.

Finalmente, contar con un Software ISO que permita automatizar los procesos de implementación de un Sistema de Gestión, facilita muchas labores, entre ellas, por supuesto, las de auditoría.

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