5 Beneficios de un sistema de gestión de documentos para la gestión de sistemas ISO

La gestión ISO plantea problemas estratégicos para las organizaciones derivados, en gran parte, de la creciente administración de documentos. Los beneficios de un sistema de gestión de documentos pueden ser la solución a muchas de esas complicaciones. ​ Para abordar tales dificultades, muchas organizaciones acuden al empleo de un software con el objetivo de desarrollar una gestión eficiente de la información interna de la organización. De este modo, es posible eliminar problemas como:

• La pérdida de información: ante un documento perdido, las organizaciones optan por reconstruirlo, lo que no siempre resulta fácil, por lo menos en un tiempo razonable.
• La pérdida de productividad: el tiempo perdido en la búsqueda de documentos es un factor muy señalado por las organizaciones. La efectividad del trabajo se puede degradar debido a la falta de organización, de trazabilidad o, simplemente, a la escasa visibilidad documental.

Además, usar un software para la implementación de sistemas basados en normas ISO presenta otros beneficios para la gestión documental que estos acarrean.

5 Beneficios de un sistema de gestión de documentos

La gestión de documentos combina todas las técnicas para administrar un flujo de documentos que entran, salen o circulan dentro de la organización. Se trata de un proceso de trabajo colaborativo, que se encarga de la creación, intercambio, almacenamiento y disposición de documentos. Los beneficios de un sistema de gestión de documentos adecuado son muchos. Mostramos los 5 principales:

1. Centralización de la información

Permite la conservación de todos los documentos, tales como contratos, cartas, políticas, instrucciones, procedimientos, correos electrónicos, etc., en una ubicación centralizada y disponible para los empleados autorizados. De este modo se generan los siguientes beneficios:

• Ahorro de tiempo en búsquedas: ya que solo se debe buscar en un lugar.
• Celeridad en la capacidad de respuesta: pues se puede consultar instantáneamente todo tipo de documentos.
• Garantía de calidad de la información: al no existir riesgo de perder información o transmitir documentos incorrectos o no actualizados.

2. Acceso a la información

Permite ver documentos o disponer de archivos restringidos solo a las personas con el debido nivel de autorización. Pero también es posible acceder a la documentación desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y en cualquier horario.

3. Informatización de procesos documentales

La fácil gestión de las fases de creación, aprobación, distribución y el control de versiones es uno de los beneficios más relevantes de un sistema de gestión de documentos. Además, se obtiene rastreabilidad y una visión sintética de todos los documentos que entran en el circuito de validación. Así, podemos saber dónde está un determinado documento, quiénes han trabajado en él, quiénes lo han modificado y quiénes lo han aprobado.

4. Seguridad y confidencialidad

Existe información clave para la organización que no es preciso difundir a todos los empleados. Un ejemplo claro de ello son los documentos en los que se describen procesos de fabricación de un producto innovador o se enumeran los ingredientes y la forma de agregarlos en una receta secreta. Por lo tanto, resulta esencial que se garantice la seguridad y la confidencialidad de los datos. Así es necesario que se pueda restringir el acceso a cierta información, de acuerdo con el nivel de autoridad del empleado. Y, además, se debe contar con ciertas medidas para la protección de los datos. Todo esto se encuentra dentro del sistema de gestión de documentos ISO apropiado.

5. Cumplimiento de los requisitos ISO

Normas internacionales como ISO 9001, ISO 45001 o ISO 14001 presentan un requisito relativo a la información documentada. Alcanzar la conformidad con estas normas, y en particular con este requisito,  es más fácil utilizando un software que sirva para la gestión de documentos ISO.

Kantan, un software de gestión ISO con funcionalidades de gestión de documentos

Los beneficios de un sistema de gestión de documentos se aprecian con claridad al profundizar en las funcionalidades de Kantan. Se trata de una solución tecnológica de alto nivel que automatiza sistemas de gestión basados en las normas ISO 9001, ISO 45001 e ISO 14001. Y cuenta, entre sus funcionalidades, con las relativas a la gestión documental para sistemas ISO. Además, no necesitas instalarlo ni pagar por licencias o actualizaciones. Obtén todos los beneficios de un sistema de gestión de documentos y muchos más contratando el software para gestión ISO de Kantan. ​