5 Preguntas clave para evaluar proveedores de software ISO

Sabemos que comprar software es un proceso complejo. Las variables son muchas y los proveedores de software ISO, especialmente, requieren criterios de evaluación y selección exigentes. No obstante, la evaluación de los proveedores de software ISO resulta más fácil cuando sabemos hacer las preguntas correctas. Hemos destacado hoy cinco preguntas esenciales para que ayuden a ahorrar tiempo, dinero e inseguridad al evaluar proveedores de software ISO. ​

Evaluar proveedores de software ISO

Lo ideal es que los proveedores sean evaluados durante el proceso de selección, antes de comprar el producto. De esta manera, es posible tomar una decisión informada sobre el proveedor, que puede apoyarte en una relación larga y reciproca. En la práctica algunas organizaciones terminan evaluando a sus proveedores mucho tiempo después de haber adquirido el producto. Aun así, la tarea de evaluación sigue reportando algunos beneficios. Usualmente, el área de compras valorará la fiabilidad del proveedor, la concordancia con su línea de negocio y su posibilidad para establecer una relación duradera con la organización. En cuanto a los profesionales ISO, las preguntas específicas que deben formular son las siguientes:

1. ¿Cómo ayuda el software a superar mis problemas de gestión ISO?

Lo más importante en este proceso de evaluación es asegurarse de que el software realmente tiene la capacidad de ayudarte a superar los problemas de gestión ISO que tienes. Por ejemplo, si tu organización tiene demasiados procesos basados en documentos de papel, o en hojas de cálculo, necesitará un software ISO que le ofrezca funcionalidades de gestión de documentos completas. Al discutir tus problemas con los proveedores de software ISO, seguramente encontrarás cuáles pueden ofrecer un producto alineado con la dirección estratégica de tu organización. En definitiva, el software debe cumplir con las necesidades de gestión ISO del sistema.

2. ¿El sistema es customizable o configurable?

Si bien los sistemas a medida se pueden personalizar completamente de acuerdo con los requisitos de tu organización, suelen ser poco confiables, costosos, difíciles de actualizar y, a menudo, tardan mucho tiempo en desarrollarse. Por otra parte, este tipo de software queda expuesto a la disponibilidad de los desarrolladores para mejorar el software o corregir cualquier error. El software de gestión ISO listo para usar y basado en la nube, puede reportar beneficios en cuanto instalación, actualizaciones, licencias y tiempo de desarrollo. Y además, permite configurar ciertos parámetros con el fin de adaptarse en lo posible a cada organización.

3. ¿Cuándo, cómo y desde dónde se puede acceder al software?

El software de gestión ISO debe funcionar de manera coherente con las formas en que los empleados acceden a la información o a registrar datos. Si consideras útil que los empleados puedan acceder a la solución in situ utilizando teléfonos inteligentes, es necesario que el software sea compatible con todo tipo de dispositivos móviles. Si tienes empleados  que pueden precisar acceder o reportar información  de noche, igualmente se necesita una solución que disponga de accesibilidad las 24 horas del día. En este sentido, una solución en la nube es ideal para cualquier tipo de situaciones que puedan beneficiarse de una accesibilidad completa.

4. ¿Es fácil de usar?

Un sistema muy potente se torna en inútil cuando su modo de uso es complejo. Este tipo de sistemas requieren destinar enormes cantidades de tiempo a capacitación y apoyo permanente y generan resistencia en los empleados. Lo habitual es que terminen abandonándose en favor del sistema anterior o que, en cualquier caso, los empleados se limiten a un par de funciones desaprovechando las cualidades de la solución. Por eso, la decisión debe tener en cuenta la facilidad de uso del software y cómo de compleja será su integración en el trabajo habitual de los empleados.

5. ¿Cuál es el coste del software?

Es normal que cada proveedor utilice una estructura de costes diferente, lo que dificulta la comparación. Una forma más completa para determinar qué software de gestión ISO proporciona el mejor valor para tu organización es solicitar información sobre el retorno esperado de la inversión.

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