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Investigación causa raíz: 4 tipos de evidencias y cómo registrarlas

Cuando ocurre un incidente, la función principal del responsable ISO es emprender una investigación causa raíz, y, en última instancia, prevenir una recurrencia del mismo. La parte más difícil es que la evidencia no siempre es lo que parece.

En este sentido, en una investigación causa raíz, los testimonios de los empleados pueden ser irregulares, las historias sobre un mismo incidente pueden resultar contradictorias o las condiciones físicas o ambientales pueden cambiar antes de que comience el proceso de investigación.

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Con tantas variables, lo ideal es asegurarse de recopilar los tipos correctos de evidencia durante la investigación causa raíz. Por ello, hemos considerado conveniente compartir un proceso sistemático para recoger cuatro tipos diferentes de evidencia eficaces para mejorar la investigación posterior.

4 tipos de evidencia para la investigación causa raíz

Los 4 tipos de evidencia que comentamos son aquellas consideradas en un sistema de investigación de tipo árbol causa raíz, una metodología muy útil  para la resolución de problemas e incidentes laborales y otro tipo de incidencias.

1. Evidencia de personas

El primer paso en cualquier investigación es hablar con los testigos. De hecho, de la entrevista con las personas que presenciaron los hechos, se desprende la posibilidad de obtener evidencia documentada o física. La evidencia de personas se recolecta generalmente como una entrevista. Durante esta, podemos obtener información sobre qué se observó que sucedió, el tipo de lesiones producidas y sus características o el estado del trabajador en el momento del incidente.

La evidencia de personas, en una investigación causa raíz, la obtenemos de quienes estuvieron involucrados en el incidente o accidente. Esto incluye:

  • Planificadores del trabajo.
  • Supervisores.
  • Operarios y ejecutores.
  • Transeúntes ocasionales.

El investigador debe establecer los antecedentes de los entrevistados y del incidente. Determinar si se han visto involucrados en hechos similares de forma recurrente o si han presentado problemas anteriores. También es necesario indagar sobre impedimentos, limitaciones o carencias de los involucrados y establecer cuál fue la dinámica del trabajo.

Finalmente el investigador, en base a las entrevistas, establece el contexto del incidente, las condiciones ambientales, las posibles distracciones o fallos del sistema y las diferentes perspectivas del hecho.

2. Evidencia en papel

La documentación y el papeleo rutinario de la actividad constituyen evidencia en papel. Por supuesto, el informe de los involucrados no puede faltar. Pero también forman parte de este tipo de evidencia los manuales de trabajo y las políticas y procedimientos de la organización asociadas a lo acontecido.

Sin embargo, existe el riesgo de acumular documentos irrelevantes y entorpecer el trabajo. ¿Cómo utilizarlos de modo óptimo? Aquí es donde la presencia de un software de gestión ISO genera la diferencia. La automatización mediante una solución tecnológica, permite acceder y emplear fácilmente copias digitales de la documentación y resaltar los apartes importantes en un informe final para la alta dirección.

3. Evidencia física

Las herramientas, materiales o máquinas involucradas en el hecho, el estado del suelo, otras muestras halladas en el área de trabajo, como fragmentos de pintura, fibras, cabellos, manchas de sangre, prendas de vestir, residuos y escombros, entre otros, son ejemplos de evidencia física que recoge el investigador, y que debe ser clasificada, almacenada, registrada y documentada.

4. Evidencia capturada

Por supuesto, en algunos casos, el tamaño u otras condiciones de la muestra impiden su traslado y su almacenamiento, por lo que lo procedente es capturar una imagen. Esto sucede por ejemplo con el estado del suelo o la maquinaria.

La recolección de evidencias de este tipo requiere utilizar herramientas como la fotografía o el vídeo. El vídeo y la fotografía ofrecen una visión fidedigna del área de trabajo del incidente. Lo más importante en una investigación causa raíz, es capturar las imágenes lo antes posible antes de que la escena se contamine.

Pero el investigador también puede apoyarse en las imágenes que provee la cámara de seguridad si existe en el lugar. Y también puede obtener en este mismo sentido grabaciones de audio, datos de ordenadores, bocetos de la escena…

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Kantan es una solución tecnológica avanzada, basada en la nube, que admite el registro inmediato e insitu de evidencias en diversos formatos. Permite la automatización de la gestión de incidentes para controlar el ciclo de vida completo de los mismos, desde su registro hasta la resolución. Con esta solución es posible contar con las evidencias y documentos necesarios para proceder adecuadamente con la investigación causa raíz de los incidentes en una organización.

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