Software de control de documentos en la nube: ahorra tiempo y dinero

En el mundo actual, las organizaciones afrontan muchos más desafíos que antes y aprovechar adecuadamente la tecnología es uno de los más importantes. El software de control de documentos en la nube es una de las innovaciones en el sector de TI que mayores beneficios reporta a las organizaciones, especialmente en la implementación y mantenimiento de sistemas de gestión basados en normas ISO. ​ El software de control de documentos en la nube es la clave para ahorrar tiempo y dinero. Pero, ¿cómo lo hace? Es lo que explicamos a continuación.

¿Qué es un software de control de documentos en la nube?

Un software en la nube es una solución tecnológica de gestión documental desarrollada por un proveedor en sus servidores, y alojada en los mismos. De esa forma, los usuarios acceden a ella a través de internet. En la práctica, la fuente del programa se encuentra en la nube, y los usuarios no necesitan instalarlo en sus dispositivos. Solo precisan disponer del acceso. Las soluciones informáticas en la nube han ganado muchos adeptos en años recientes debido a la seguridad que ofrecen, la facilidad de acceso a la información, las opciones de movilidad y la reducción de costes en la instalación. Sobre los beneficios de la computación en la nube hemos hablado de modo general en varias de nuestras entradas anteriores. Hoy, nos centramos concretamente en las ventajas que aporta en el área de control de documentos.

¿Cómo ahorra tiempo y dinero un software de control de documentos en la nube?

¿Por qué los profesionales en gestión ISO desean cambiar a un control de documentos basado en la nube? Además de deshacerse finalmente de la avalancha de registros en papel, que rebasan las oficinas, existen varias razones prácticas para adoptar un software de control de documentos en la nube:

Acelerar procesos de registro

Cuando se piensa en la gestión ISO  lo que se busca, sin duda, es eficiencia. Todos queremos tener información confiable, y es posible que para eso se requiera cierta cautela en muchos casos. Por tanto, lo idóneo es acelerar al máximo los procesos, siempre y cuando no se ponga en riesgo la calidad y veracidad de la información. El software de control de documentos en la nube hace que los procesos de registro sean mucho más eficientes, pudiéndose efectuar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Así se reduce el tiempo de registro y el que lleva almacenar y recuperar documentos importantes, sin alterar en absoluto la confiabilidad de la información. Eso significa menos tiempo en tareas rutinarias y más tiempo haciendo cosas importantes.

Prevención de pérdida de documentos e información

Cuando ocurren accidentes, o contingencias naturales que resultan en cortes prolongados de energía, incendios o inundaciones, las organizaciones no están preparadas para asumir la pérdida de los documentos almacenados localmente en papel o en medios digitales. Estos incidentes pueden destruir cintas de respaldo, unidades de discos duros, ordenadores, unidades de back-up. Y también debemos ser cautelosos con los potenciales daños provocados, a veces incluso de manera involuntaria, por personas que acceden a la información. Todos estos riesgos se eliminan con un software de control de documentos en la nube que protege sus accesos.

Reducción del error humano

Perder por descuido un documento de papel, borrar por error un documento digital, realizar modificaciones importantes en un documento no actualizado son situaciones que se pueden evitar. Gracias a un software con funcionalidades de gestión de documentos basado en la nube, el margen de error disminuye hasta un nivel casi inexistente. Y si alguien comete una equivocación y envía un documento al lugar indebido, es fácil localizarlo y reubicarlo con la función de búsqueda.

Control de revisión automática

Hay muchos documentos que requieren revisión y autorización de varios gerentes o incluso, miembros de la alta dirección. El control de documentos basado en la nube incorpora funciones de revisión, que permiten administrar documentos individuales o múltiples de manera organizada, enviar alertas, controlar las versiones y visibilizar el estado de los documentos en todo momento.

Cumplimiento de los requisitos

La gestión de documentos es parte esencial de los diferentes sistemas basados en estándares internacionales, como ISO 9001, ISO 14001, e ISO 45001. El cumplimiento de los requisitos declarados en estas normas es un problema fácil de resolver con un software de gestión ISO que cuente con funcionalidades para el control de documentos.

Kantan, software de gestión ISO basado en la nube con funcionalidades de control de documentos

Ahora que conoces las ventajas de un software de control de documentos en la nube, tal vez te interese saber más sobre uno de ellos: Kantan. Su biblioteca de documentos centraliza la información, controla versiones, admite múltiples formatos de información, relaciona los documentos entre sí y con otros elementos del sistema, asegura accesibilidad en todo momento, y controla el acceso de acuerdo a niveles de seguridad. Pero hay más. Kantan cuenta con funcionalidades específicas para cumplir de modo sencillo con la gestión de sistemas de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo en una sola plataforma. Aprovecha los beneficios de la gestión documental en la nube para tus sistemas ISO con el plan de Kantan más adecuado para tu organización. ​