7 fallos de control documental y cómo evitarlos

Los fallos de control documental se encuentran entre las observaciones y causas de no conformidad más recurrentes en las auditorías de sistemas de gestión basados en normas ISO. Estos errores se pueden presentar en cada una de las siguientes etapas:

• Creación de documentos.
• Revisión.
• Modificación.
• Aprobación.
• Comunicación.
• Almacenamiento.
• Retiro por obsolescencia.

​ Conocer los principales fallos de control documental que se suelen cometer puede ser una forma de tomar conciencia para evitarlos.

Fallos de control documental y cómo evitarlos

A continuación, exponemos 7 fallos de control documental que pueden estar ocurriendo en muchas empresas. Reconocerlos y darse cuenta de que implican costes de tiempo, esfuerzos y desajustes en los procesos es un primer paso para lograr un control documental más eficiente:

1. ¿En alguna ocasión has trabajado con documentos desactualizados?

La colaboración es una herramienta valiosa en cualquier ocasión. Por ello, usualmente muchas personas contribuyen a la creación de un mismo documento. Al enviar el archivo por correo electrónico, de un lado a otro, o trabajar desde una ubicación compartida de archivos, existe un alto riesgo de que alguno o algunos de los trabajadores trabajen con versiones incorrectas, incompletas o desactualizadas. De este modo, es posible que contribuciones importantes sean pasadas por alto y se omitan en el documento final. Sin embargo, esto puede evitarse fácilmente empleando un software con funcionalidades para la gestión de documentos  como Kantan. Una solución tecnológica así ofrece un control de versiones que asegura el acceso a la versión actualizada, preservando la historia de las revisiones del documento.

2. ¿Pierdes el tiempo buscando documentos?

Incluso si sigues los procedimientos de archivo adecuados, puede llevarte mucho tiempo localizar la información específica que requieres. Quizás el documento que necesitas está en la pila de papeles en tu escritorio, o quizás se encuentre enterrado en un archivador. De cualquier manera, todo el tiempo dedicado a esta tarea no está siendo aprovechado. Con un sistema de control de documentos que centraliza la información en una ubicación, se garantiza la accesibilidad inmediata, el control de acceso, la disponibilidad y la integridad de la información.

3. ¿Pasas tiempo buscando firmas para la aprobación de un documento?

La aprobación de los documentos propios de un sistema de gestión no debería ser una molestia. Si te requiere mucho esfuerzo encontrar a tus compañeros y obtener sus firmas, estás desperdiciando tiempo valioso que se puede dedicar a actividades más productivas. Cuando implementas un software de gestión ISO, basado en la nube, esta tarea la realiza el programa para ti. Todos los documentos se pueden enrutar y obtener las firmas de aprobación necesarias sin mayores esfuerzos. El software envía notificaciones al destinatario y le recuerda que se requiere su firma de acuerdo con las fechas programadas.

4. ¿Tu información confidencial está protegida?

Si tu organización utiliza una ubicación abierta, a la que todos los empleados puedan acceder libremente, existe riesgo de que información confidencial llegue a manos ajenas, se transfiera o borre equivocadamente. Con Kantan, puedes controlar el acceso a los documentos, y conservar registros de quién accede a ellos y cuántas veces.

5. ¿Tienes problemas con la documentación en las auditorías?

Si no puedes encontrar con facilidad los documentos que requieren los auditores, se reportará una no conformidad. Esto, evidentemente, es algo que debe tratar de evitarse y solucionarse cuanto antes. Tu sistema de gestión de documentos debe tener la capacidad de realizar búsquedas de modo sencillo, de tal forma que toda tu organización pueda encontrar cualquier documento de modo inmediato.

6. ¿Tus documentos no se integran con los procesos?

Los documentos no viven en el vacío. La verdad es que influyen y se ven afectados por una amplia gama de procesos: la formación de empleados, las auditorías, la gestión del cambio, el cumplimiento normativo, la administración general, entre otros. Solo un sistema de control de documentos completamente integrado con todos los procesos es capaz de prevenir problemas. Por ejemplo, si actualizas un protocolo clave, sin actualizar los requisitos de capacitación de los empleados, se generará un problema en algún momento. Un sistema que permita realizar esta integración y mantener una panorámica del sistema ayuda a evitar este tipo de situaciones.

7. ¿Puedes controlar quién puede crear, modificar o editar documentos?

Esto es elemental, pero si no puedes controlar los usuarios internos, es probable que cualquier empleado tenga la facultad de crear o modificar un documento sin control alguno. Esto es un problema. Por ejemplo, si compartes enlaces internos y externos que ofrecen acceso ilimitado a cualquier persona, el sistema de gestión de documentos no cumple con los requisitos mínimos de seguridad que necesitas. Una solución tecnológica para el control documental apoya el cumplimiento de los requisitos de gestión de documentos ISO. Con ella puedes mantener un control preciso de quién crea, modifica o edita documentos.

Kantan, software de gestión ISO con funcionalidades para el control documental

Como hemos visto, evitar los fallos de control documental requiere de la implementación de una solución avanzada. Kantan es esa solución, basada en la nube, que presenta las funcionalidades apropiadas para la gestión ISO de tal forma que se garantiza la confidencialidad, integridad, accesibilidad y control eficaz de los documentos. Consigue un control documental eficaz para tu gestión ISO contratando esta solución para tu organización. ​