Por qué no usar Google Drive como un gestor de documentos

Google Drive es utilizado en algunas organizaciones como un gestor de documentos. Es cierto que con Google Drive podemos almacenar archivos de forma segura, abrirlos y editarlos desde cualquier dispositivo. Por supuesto, presta importantes funcionalidades. Google Drive es un sistema diseñado por el gigante de los buscadores, para funcionar desde la nube, como una solución para compartir y almacenar información. Sin embargo, su uso como gestor de documentos presenta algunos inconvenientes, algunos de ellos insalvables. Y en el entorno de gestión ISO, estas deficiencias lo convierten en inadecuado para la tarea. ​

Razones para no utilizar Google Drive como gestor de documentos en un proyecto ISO

La gestión de documentos va más allá del almacenamiento. La seguridad y la confidencialidad de la información son elementos imprescindibles en un proyecto ISO. Google Drive presta servicios muy valiosos a una organización; pero se queda corto a la hora de satisfacer los requisitos documentales de un sistema de gestión basado en normas ISO debido principalmente a las siguientes razones:

Control de documentos limitado

Google Drive permite compartir archivos y carpetas entre varios usuarios. Pero la capacidad de controlar el acceso o restringir la visibilidad, así como la posibilidad de editar, alterar o eliminar, es muy limitada. Cualquier usuario puede mover, modificar, suprimir o compartir un documento sin que quede registro histórico del momento en que se llevaron a cabo estas acciones ni de la persona que las efectuó.

No es posible controlar las versiones de un documento

Dentro de las muchas funcionalidades de Google Drive, no está la de controlar las versiones de los documentos. Así, es muy posible que uno o más usuarios trabajen en un documento desactualizado, o se generen dos o tres versiones paralelas del mismo documento. Google Drive no cuenta con herramientas que permitan gestionar la aprobación de documentos. En cambio, esto, en un proyecto ISO. resulta imprescindible. La creación, edición, aprobación y comunicación de documentos se convierte en una tarea que cada usuario lleva a cabo de acuerdo con su criterio personal. Y al no disponerse de la gestión de documentos apropiada, esta se vuelve proclive al error.

No admite algunos formatos de archivos

En el entorno de la gestión ISO, cuando se habla de documentos no se limita el concepto a archivos de texto en formato Word. Vídeos, imágenes u otro tipo de información digital, no puede ser previsualizada por Google Drive. Tampoco existe ninguna herramienta para agregar comentarios asociados con el documento.

Soporte de cumplimiento deficiente

Para un sistema de gestión ISO, una biblioteca de documentos controlados y centralizados facilita la auditoría de datos en estándares como ISO 9001, ISO 45001 o ISO 14001. Pero Google Drive, desafortunadamente, ofrece controles deficientes y no es posible garantizar la transparencia y la fidelidad de la información. Por ello, la información en Google Drive carece de las condiciones de trazabilidad y visibilidad necesarias para garantizar el cumplimiento de los requisitos de un sistema de gestión basado en una norma ISO.

No se puede incorporar información adicional al documento

En Google Drive no es posible crear metadatos personalizados para los documentos. Estos datos, que no se almacenan en el documento, sirven para ampliar la información y para etiquetar palabras clave que facilitan la búsqueda y accesibilidad. Los metadatos personalizados y la capacidad de buscarlos son una característica clave de un sistema accesible y completo de gestión de documentos. Como hemos comprobado, la utilización de Google Drive para gestión de información documentada en sistemas ISO deja mucho que desear. La solución es mudarse a un gestor que carezca de estas limitaciones y permita una gestión documental eficiente, como el software ISO de Kantan.

Kantan, software ISO con funcionalidades para la gestión de documentos

La biblioteca de documentos de Kantan, centraliza los documentos, controla versiones, admite múltiples formatos y establece relaciones entre los documentos y los procesos del sistema. La accesibilidad y la integridad de la información están garantizadas. Y al estar diseñado para automatizar la gestión de sistemas de la calidad, del medio ambiente o de la seguridad y salud en el trabajo, facilita cumplir con los demás requisitos del sistema. Asegura la gestión de documentos de tus sistemas ISO a través del mejor plan de Kantan según las necesidades de tu organización. ​