Gestión de la calidad en PYMEs en la práctica

Las pequeñas y medianas empresas son la sangre vital de las economías modernas. La gestión de la calidad en PYMEs hace que este tipo de emprendimientos sean competitivos y entreguen productos que satisfacen las necesidades de calidad de sus clientes. Las organizaciones pequeñas, a menudo son proveedoras de bienes y servicios para empresas más grandes. Como consecuencia, la ausencia de gestión de la calidad en PYMEs afecta negativamente los procesos y los resultados de organizaciones de mayor tamaño. Por ello, la gestión de la calidad en PYMEs se considera una herramienta indiscutible para mejorar la calidad tanto en la empresa como en toda la cadena de distribución. ​ Sin embargo, en comparación con las grandes organizaciones, las PYMEs han tardado en adoptar sistemas de gestión de la calidad. En buena medida, esto se ha debido a que generalmente un programa de calidad implica una complejidad importante que hace pensar a las pequeñas empresas que aún no están preparadas para asumir ese desafío. Pero esto, en la práctica no es así. Lo que requieren este tipo de organizaciones, es un enfoque enmarcado en su realidad y en el sentido común.

¿Cómo llevar a la práctica la gestión de la calidad en PYMEs?

El control de calidad en PYMEs trae múltiples beneficios. Para conseguir ofrecer productos y servicios de gran calidad, estas pequeñas y medianas empresas deben pasar a la acción por medio de los siguientes 5 pasos:

1. Centrarse en el proceso, no en las personas

En general, cada empleado va intenta hacer un buen trabajo. Buscar culpables desanima a todo el equipo. Por ello, es siempre conveniente poner el foco en hallar la causa raíz del problema. En la mayoría de los casos, el defecto se encuentra en el proceso y no en la persona que lo ejecuta. Esto debe ser tenido en cuenta, y una vez detectado el error, se ha de actuar modificando o eliminando pasos del proceso o simplemente rediseñándolo. 

2. Documentar los procesos

Desarrollar procesos adecuados y alineados es importante, pero sus efectos no irán más allá si no se documentan. Aunque se haga una buena labor diseñando el proceso, este solo funciona mientras el empleado que ha recibido la formación en él sigue trabajando en la empresa. La única forma de asegurar que el trabajo no se diluya en el tiempo es documentar el proceso. Cuando se dispone de un proceso documentado en un lugar accesible, cualquier empleado puede conocerlo en todo momento, y así siempre es ejecutado de la forma debida.

3. Medir, monitorear y corregir

Los procesos eficaces y documentados aún no eliminan todos los errores en la calidad. Es preciso monitorear y medir empleando indicadores de rendimiento, para identificar los fallos. Un primer grupo de errores, son los errores internos, aquellos que son detectados internamente, y que nunca son conocidos por los clientes. Un segundo grupo, los errores externos, consisten en problemas de calidad que pasan todos los controles y son descubiertos por el consumidor. Estos son los más preocupantes, porque sin duda evidencian fallos que han resultado indetectables en el proceso, y porque socavan a largo plazo la relación con el cliente. Sin embargo, asumir estos errores de manera transparente y llevar a cabo las acciones correctivas necesarias, tiene un impacto positivo en el cliente y en el sistema de calidad.

4. Asegurar que los problemas no se repiten

Peor que un error detectado por el cliente es un fallo recurrente que no se aborda. El cliente piensa que se pasan por alto sus quejas o que no se da importancia a la calidad, por lo que pronto empieza a seleccionar otros proveedores. Por ello, es muy necesario tomar medidas para evitar la repetición. Una investigación que llegue hasta la causa raíz del problema es la primera de varias acciones que se deben adelantar para lograr esto. De ahí la importancia de contar con procesos documentados e información suficiente para entender la cronología y la historia de un proceso. Pues así resulta más sencillo determinar en qué momento y por qué razones se produjo un fallo de calidad. Pero esto no siempre es fácil si no se cuenta con un sistema eficiente y a ser posible automatizado.

5. Automatizar la gestión de la calidad en PYMEs

Automatizar la gestión de la calidad es una forma de disminuir o eliminar el error humano, documentar procesos de forma correcta, y, entre otros muchos beneficios, hace que el equipo de calidad pueda obtener información confiable, oportuna y actualizada en todo momento. Puede parecer que la automatización de la calidad esté fuera del alcance de las PYMEs. Sin embargo, esto no es así, pues existen soluciones adaptadas a sus recursos económicos.

Kantan, software para automatizar la gestión de la calidad en PYMEs

La computación en la nube hace posible poner al alcance de las pequeñas organizaciones una solución tecnológica avanzada como Kantan. Este software permite una gestión simple y eficaz de la calidad y también de la seguridad y salud en el trabajo o del medio ambiente. Este es un software de gestión ISO que cualquier organización, sin importar su tamaño y complejidad, puede contratar aquí. ​