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Cómo elaborar un plan de acciones correctivas

Muchas organizaciones encuentran algunos desafíos a la hora de implementar un plan de acciones correctivas. Estos desafíos van desde cómo realizar la investigación de la causa raíz, hasta establecer un método de verificación de la eficacia de las acciones correctivas.

Es claro que las organizaciones requieren un plan de acciones correctivas. Pero ¿qué proceso seguir?… veamos una breve guía para elaborarlo:

Cómo elaborar un plan de acciones correctivas

Los pasos para elaborar un plan de acciones correctivas, se derivan de un flujo lógico simplificado, como vemos a continuación:

1-) Identificar el incumplimiento: entender dónde y por qué causas se produjo una desviación en un proceso con respecto a lo propuesto o lo esperado.

2-) Registrar el evento: documentar el evento, registrando la información disponible, así como la evidencia observada y recolectada de forma que permita guardar su integridad y su fidelidad.

3-) Investigar las causas: aplicar métodos conocidos de identificación y solución de problemas, así como herramientas adecuadas (análisis causa raíz).

4-) Establecer las acciones correctivas: acciones que deben atacar la raíz del problema y garantizar la no repetición.

5-) Comprobar la eficacia de la acción correctiva adoptada: comprobar si las acciones implementadas obtienen los resultados previstos y garantizan que el evento no se repita.

6-) Análisis crítico de la Alta Dirección: permite determinar si las acciones correctivas y el plan en general se alinea con la estrategia de negocios de la organización.

Pero, antes que nada, es necesario comprender la no conformidad. Para identificar la causa raíz, es necesario entender la desviación que se ha producido y los factores asociados.

Hacer algunas preguntas sobre lo que se ha observado – la evidencia -, puede ser una muy buena forma de saber por qué no se cumplió un requisito y se generó una no conformidad.

Preguntas importantes para establecer un plan de acciones correctivas

La creación de un plan de acciones correctivas eficaz inicia con el conocimiento de un incumplimiento o un evento generador de no conformidades. Sobre estos hechos, debemos resolver las siguientes preguntas:

1-) ¿Cuál es el problema real que genera el incumplimiento?

Es necesario definir con claridad quién, qué, cuándo, dónde, cómo y por qué sucedió. En el caso de que dentro de la evidencia hallada existan términos que necesiten aclaración, es preciso proporcionar la definición y el contexto de ellos.

2-) ¿Es el evento la verdadera causa raíz?

Elaborar un análisis de causa raíz erróneo, conducirá a diseñar e implementar acciones correctivas ineficaces y, lo que es peor, no se eliminará la posibilidad de repetición del incumplimiento.

Un ejemplo común de ello, suele presentarse cuando se adjudica la causa raíz al error de un operador en particular, sin tener en cuenta que pueden existir factores como falta de capacitación a los trabajadores que harán que el evento se repita con uno u otro operador.

3-) ¿Cuál es la prioridad de una acción correctiva?

La fecha de vencimiento de una acción correctiva generalmente obedece a una decisión subjetiva de la persona que tiene a cargo tal labor. Como resultado de ello, se suele dar prevalencia a las acciones que se vencerán pronto o a las que ya se encuentran vencidas.

La prioridad de las acciones correctivas es mitigar o eliminar los riesgos de calidad o seguridad. Por tanto, agregar una evaluación de riesgos, como factor para definir la prioridad de las acciones correctivas permite dar solución primero a los problemas que representan el mayor riesgo de ocurrencia o daño potencial.

4-) ¿Quién es responsable de la acción correctiva?

Asignar responsabilidades desde la implementación de la acción correctiva hasta su finalización, incluyendo la comprobación de su eficacia, permite, en las organizaciones que han automatizado procedimientos como el plan de acciones correctivas, enrutar las solicitudes de un paso a otro sin tener que depender de una cuenta de correo electrónico, que como ya lo hemos mencionado en algunos de nuestros textos, suele ser fuente de errores.

5-) ¿Cómo verificar la efectividad del plan de acciones correctivas?

La pregunta final para asegurar que el plan de acciones correctivas es eficaz es ¿cómo se medirá la efectividad del plan?

  • Compara el resultado con la descripción del problema enunciada en el primer paso del plan.
  • Haz una evaluación del riesgo residual. Esto le informará si la acción correctiva logró reducir el riesgo a un nivel aceptable.
  • Para asegurar la efectividad de la acción correctiva en el futuro, agrega preguntas y controles para ser aplicados en auditorías futuras o en recorridos informales en busca de incumplimientos.

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