8 señales de que necesitas automatizar el Sistema de Calidad

La gestión de calidad en una organización requiere planificación meticulosa y procesos bien estructurados que promuevan el logro de los objetivos estratégicos. En la práctica, la gestión atraviesa momentos en que parece que todo va a la deriva, los procesos son lentos e ineficaces y surgen muchas dificultades para tomar las decisiones adecuadas. Es la hora de automatizar el Sistema de Calidad. Pero, en tu organización, ¿Cómo puedes identificar la necesidad de automatizar el Sistema de Calidad? A continuación, analizamos 8 señales clave que te ayudarán a comprobar si tu organización necesita modernizar e informatizar el Sistema de Calidad.

8 Señales de que necesitas automatizar el Sistema de Calidad

Automatizar el Sistema de Calidad puede ayudarte a optimizar procesos de negocio, ahorrar tiempo y garantizar que se alcancen los objetivos de calidad en todas las áreas de tu organización. Pero si aún no estás seguro de que esta es una necesidad, aquí encuentras 8 señales que te indicarán que es el momento oportuno de tomar la decisión:

Tienes procesos muy burocráticos

Los procesos excesivamente burocráticos indican ineficiencia operativa, lo que va en contra de la tendencia del mercado que, cada día, requiere respuestas rápidas y asertivas. Con un software de Gestión de Calidad organizarás los flujos de información y dirigirás el equipo de forma que elimines el trabajo duplicado y las actividades manuales.

Encuentras dificultades en la búsqueda de información

Otra señal de que necesitas con urgencia automatizar el Sistema de Calidad, es el control descentralizado, que dificulta al equipo de trabajo el acceso a la información importante de la organización. Si tienes una hoja de cálculo para cada proceso y no puedes confrontar los datos para ver el escenario completo, es hora de que pienses en la automatización para mejorar la capacidad de gestión.

La productividad es baja

La burocracia y la falta de información en el momento adecuado comprometen la productividad del equipo de trabajo con respecto a los objetivos de calidad propuestos. Esto se traduce en productos no conformes que disminuyen los indicadores de ventas y, por supuesto, de rentabilidad y satisfacción del cliente. Si decides automatizar el Sistema de Calidad, facilitas el flujo de información y permites que el equipo de trabajo se enfoque en la estrategia y no en labores operativas.

Necesitas aumentar el compromiso medioambiental de tu organización

Si eliminas el exceso de papel que demandan los procesos manuales, no solo ayudas al medio ambiente, sino que tu organización logrará cumplir con sus objetivos de conservación del medio ambiente, ahorrarás dinero en procesos impresos y mejorarás la productividad en muchas áreas.

Existen deficiencias en el control de documentos

Un software de gestión automatizada, puede mantener los documentos del SGC de tu organización en una ubicación centralizada, donde todos los empleados pueden realizar cambios y actualizar información. Esto garantiza que todos trabajen en la misma versión, con coherencia y seguridad.

Necesitas eficiencia en la capacitación de los empleados

Puedes integrar la capacitación de los empleados en el SGC. Con un software de gestión, puedes hacer pruebas automáticas, realizar seguimiento a los distintos eventos de capacitación y conservar registro de los resultados.

Tomas decisiones basadas en intuiciones

Seguro que recuerdas que hace algunos años tu percepción y tus sensaciones marcaban el curso natural de tu organización. La dinámica del mercado y la disponibilidad de información, estadísticas y registros, en la actualidad, hacen que no resulte razonable dejar todo en manos de la suerte o de la intuición. Un software de gestión de calidad que cuente con todas las variables estratégicas integradas, fácilmente disponibles, será tu mejor aliado en la toma de decisiones.

Aumentan las quejas y reclamaciones de tus clientes

Las quejas son constantes y tus clientes parecen nunca estar satisfechos. Esto es común cuando no se cuenta con el soporte tecnológico adecuado para gestionar en forma oportuna las no conformidades y quejas de los clientes. Un software de Gestión de la Calidad que permita la gestión efectiva de acciones correctivas, las categorice y las priorice, asignando responsabilidades, es la mejor herramienta que tienes para aumentar la satisfacción de tus clientes.

Kantan – Una forma eficaz para automatizar el Sistema de Calidad

Kantan es una solución tecnológica online, resultado de un proceso de alta ingeniería, que permite automatizar la gestión de calidad basada en la norma ISO 9001, pero también sistemas de gestión basados en las normas ISO 45001/OHSAS 18001 e ISO 14001. Si quieres comenzar a utilizar esta solución en tu negocio, puedes hacerlo desde solo 124 USD al mes y seleccionar el plan que mejor se ajuste a tus necesidades. Puedes probarlo también solicitando una Demo gratuita, para conocer las funcionalidades completas de Kantan.