Caso práctico: Cómo tomar el control de la documentación ISO con la ayuda de Kantan

El control de la documentación ISO es uno de los elementos más complejos que debe abordar un Software que automatice la gestión de uno o varios sistemas ISO. Garantizar información confiable, oportuna y accesible asegura el éxito de la implementación y la eficacia del sistema de gestión. Es tal la importancia del tema, que en nuestra entrada de hoy presentamos un caso práctico acerca de cómo con la ayuda de Kantan, software de gestión ISO basado en la nube las empresas de cualquier tamaño pueden tomar el control de la documentación ISO.

¿Cómo tomar el control de la documentación ISO con la ayuda de Kantan? – Caso práctico

Uno de nuestros clientes es una organización con varias ubicaciones, muchas áreas y divisiones en su estructura que, por supuesto, tiene un flujo de documentos complejo y de difícil control. La interacción entre documentos internos y entre las distintas áreas, ubicaciones y otros sitios, hacen que el control de la documentación ISO sea un verdadero reto. Originalmente, la organización administraba el almacenamiento de información a través de una carpeta restringida, lo cual fue relativamente eficaz hasta que fue necesario tratar con aprobaciones, cambios y revisiones. El proceso manual, con ayuda de una cuenta de correo electrónico, planteó los siguientes desafíos:

• Sobre producción de documentos: algunas modificaciones de documentos no representaban cambios esenciales o estrictamente necesarios, pero sí tomaban mucho tiempo y esfuerzo.
• Sobre procesamiento: se duplicaban esfuerzos debido a la existencia de módulos paralelos, al tiempo que se ocupaban muchas personas trabajando en la misma área.
• Pérdida de tiempo: el seguimiento manual del estado de las aprobaciones era lento y ocasionaba pérdida de tiempo.
• Información inoportuna: las revisiones y aprobaciones se retrasaban, lo que ralentizó la expedición de actualizaciones importantes.
• Desperdicio de talento humano: muchos profesionales desaprovecharon un valioso tiempo trabajando en actualizaciones menores, cuando su capacidad y sus habilidades especializadas podrían haber sido aprovechadas en otras labores.

Nuestro cliente sabía que tenía que mejorar el control de la documentación ISO para modernizar su rendimiento y optimizar el sistema. Solo tenía que hallar la herramienta adecuada: un Software de Gestión ISO que pudiera adaptarse fácilmente a sus necesidades y que permitiera a la organización automatizar el control de la documentación ISO.

Kantan – Un software de gestión que permite automatizar el control de la documentación ISO

Después de evaluar varias alternativas, la organización decidió que Kantan era la mejor opción para automatizar el control de la documentación ISO, incluyendo otras funcionalidades clave en la gestión ISO como la gestión de riesgos, la identificación de hallazgos y no conformidades, la implementación de acciones correctivas, la gestión de procesos o de las personas. Nuestro cliente logró sus objetivos de control de documentos con la ayuda de Kantan, consolidando toda la información en una sola aplicación con soporte en la nube, la cual es accesible desde cualquier dispositivo móvil en cualquier ubicación y en cualquier momento del día.

Kantan – ¿Cómo llenó los vacíos en el control de la documentación ISO?

Kantan proporciona una plataforma única que simplifica el proceso de control de documentos, y que entre otras, ofrece las siguientes funcionalidades:

• Agiliza el proceso de almacenamiento de documentos, elimina la sobreproducción y automatiza las actualizaciones.
• Sincroniza todos los documentos en todas las ubicaciones y módulos evitando el reproceso, la duplicación de esfuerzos o que miembros del equipo trabajen con versiones des-actualizadas de la documentación.
• Permite implementar flujos de gestión de la documentación para elaboración, revisión y aprobación de forma que todo el proceso se gestiona desde la herramienta evitando el colapso la de cuenta de correo electrónico, la pérdida de versiones o la dificultad para encontrar los documentos que se necesitan. Y esta gestión se realiza desde una plataforma centralizada que favorece el trabajo colaborativo.
• Permite disminuir los tiempos de procesamiento y espera, y que la información actualizada esté disponible en todo momento para el equipo que trabaja en los diversos sistemas de gestión.
• Kantan es una inversión que, gracias al ahorro en tiempo, recursos humanos y económicos, ofrece un rápido retorno.

¿Cómo contratar Kantan?

Es casi tan fácil como usar Kantan 🙂 En nuestra sección de “Planes y Precios”, puedes elegir el plan que más convenga a tu organización y comenzar a optimizar la gestión de tu Sistema de Gestión ISO desde el primer momento en cuanto actives tu cuenta. Y si aún te queda alguna duda, puedes ver la demo de Kantan en el siguiente enlace: Software online de gestión ISO: demo online de Kantan. O unirte en directo a una de las demostraciones en vivo que realizamos de forma periódica: próxima convocatoria disponible.