4 Costes ocultos de un control de documentos deficiente

El control de documentos es uno de los elementos de mayor relevancia en la gestión de proyectos ISO. Los documentos mal controlados representan riesgos para las organizaciones modernas, ocasionando costes millonarios que disminuyen las ganancias y la productividad de los empleados. Un interesante estudio basado en fuentes como McKinsey & Company, la EMA o Forrester, del cual tomamos prestadas las cifras que mencionamos en este informe, revela los costes excesivos que ocasiona el control de documentos y el impacto que tiene sobre la productividad y sobre la gestión de proyectos. Pero ¿Cuáles son esos costes ocultos que se producen como consecuencia de un mal control de documentos? …. veamos los 4 principales.

4 costes ocasionados por un control de documentos deficiente

El mal control de documentos es una fuente de riesgos para las organizaciones del siglo XXI, pero este riesgo aumenta en forma exponencial en el momento de emprender la implementación de un proyecto ISO. 1-) Versiones de documentos equivocadas Utilizar la versión equivocadas de un documento es uno de los errores más frecuentes en control de documentos, y sin duda, uno de los más costosos. Un ejemplo claro de ello, son las especificaciones técnicas que se hacen llegar a los proveedores. Enviar un documento desactualizado, podría generar costes derivados de la demora en la producción y la devolución de materias primas que pueden representar 1.3 millones de dólares por hora (de acuerdo a las cifras del estudio que mencionamos más arriba). Listas de precios erróneas producen un impacto aún mayor, ya que no solo generan costes monetarios, sino que atentan contra el valor de la marca y la percepción que tienen los clientes de ella. Un software ISO basado en la nube como Kantan -, que cuente entre sus funcionalidades con el control de versiones de documentos, puede ser la forma ideal de eliminar este riesgo. 2-) Disminución de la productividad El estudio que comentamos hoy, revela que los empleados en organizaciones que no han implementado soluciones tecnológicas para mejorar el control de documentos, pasan al menos el 20% de su tiempo buscando información. Esto equivale a que uno de cada cinco empleados no trabaja en absoluto y no aporta nada a la productividad de la organización. 3-) Violaciones reglamentarias La documentación incompleta e inexacta aumenta la inseguridad y el riesgo regulatorio para organizaciones de todos los niveles. La Agencia Europea del Medicamento (EMA) reporta que documentos incompletos o erróneos es una de las 5 principales fuentes de hallazgos críticos en organizaciones del sector sanitario, por ejemplo. Algunas de ellas han sido multadas con cifras superiores a 20 millones de dólares por problemas de mantenimiento de registros que conducen a desastres de seguridad. 4-) Costes del papel Finalmente, algunas organizaciones creen que mantener documentación en papel sigue siendo más barato que utilizar un software de gestión ISO basado en la nube. En la realidad, una estructura de armarios puede llegar a costar 25.000 dólares, y el mantenimiento anual puede sobrepasar los 2.000 dólares. La investigación, como conclusión, demuestra que utilizar un software ISO con funcionalidades de Control Automático de Documentos, puede generar disminución de costes para una organización, superiores a 800.000 dólares por año.

Kantan – Software ISO especializado en control de documentos

Como vimos en ‘Software para gestión de documentos ISO: ¿qué características debe reunir?‘ un software para gestión de documentos ISO debe permitir identificar y trabajar con los documentos de forma intuitiva y colaborativa, registrar un histórico de cambios en los documentos y versionado de los mismos, ejecutar flujos de trabajo para la revisión y aprobación de documentos, posibilitando el acceso a la información desde cualquier lugar, momento y dispositivo. Si quieres conocer más acerca de cómo funciona Kantan, cada semana realizamos demostraciones online en la que además puedes plantear tus dudas. Comienza a gestionar de forma eficaz tus documentos y proyectos ISO con Kantan.