5 consejos para preparar un informe de investigación

Un informe de investigación de incidentes es una herramienta que documenta cualquier evento que puede o podría haber causado lesiones a una persona, o daños a un activo de la organización. Se utiliza para documentar accidentes, casi accidentes, daños a la propiedad, problemas de salud y seguridad, vulneraciones de seguridad o mala conducta en el lugar de trabajo, entre otras situaciones. El informe de investigación de incidentes ayuda a analizar el suceso problemático. Ahonda en la causa raíz y en las acciones correctivas para eliminar o mitigar los riesgos involucrados y prevenir coyunturas similares en el futuro. ​ Así, un informe de investigación también se puede usar como documento de seguridad al que acudir para determinar riesgos potenciales y peligros no controlados que se encuentran en el lugar de trabajo.

Consejos para preparar un informe de investigación

El informe de investigación de incidentes debe contener la información esencial sobre el accidente o el fallo de seguridad. Debe presentar los siguientes elementos clave para garantizar que todos los hechos y detalles necesarios han sido considerados y documentados de forma adecuada:

1. Precisión

Todos los datos deben ser claros y específicos, sin lugar a vaguedades o indeterminaciones. La mayoría de las imprecisiones se deben a errores tipográficos y gramaticales simples y a errores de ortografía. Muchas veces la incorrección figura en los nombres de las personas involucradas, la fecha y hora del incidente, los números de contacto…  Estas equivocaciones no deben suceder, ni tampoco deben permitirse comentarios que den lugar a confusión. Por último, es necesario revisar el informe antes de entregarlo para detectar errores que podrían haber sido pasados por alto.

2. Veracidad

El informe de investigación de incidentes debe ser objetivo y estar respaldado por evidencia que sustente los hechos relatados. Hay que evitar incluir declaraciones emocionales, obstinadas o sesgadas. Es preciso proporcionar diferentes puntos de vista de los hechos, sin favorecer o pretender inclinar la balanza en favor de alguno de ellos.

3. Completo

Es necesario verificar que todas las preguntas esenciales se responden en el informe: ¿qué?, ¿quién?, ¿dónde?, ¿cuándo?, ¿por qué?, ¿cómo?, ¿a qué hora?… Es importante asegurar el registro de las personas que resultaron heridas y también el de aquellas que presenciaron el incidente, informaron sobre él, llevaron a cabo alguna acción durante la ocurrencia de los hechos o adelantaron algún tipo de investigación preliminar.

4. Información gráfica

Es preciso incluir fotos, diagramas e ilustraciones como apoyo de los hechos relatados. Conviene tomar fotos de las lesiones, del lugar del incidente y de todo aquello que pueda aclarar de algún modo el suceso. Esto complementa los hechos declarados y proporciona claridad para que el destinatario del informe pueda entenderlo con facilidad.

5. Incluir las firmas de quienes rinden un testimonio

Al finalizar, quienes han tenido alguna participación en el incidente, y por tal razón han rendido un testimonio que se incluye en el informe, deben firmar para validarlo. Esto hace que el informe de investigación de incidentes sea un documento veraz e incuestionable. Cuando el informe de investigación de incidentes está preparado, debe enviarse a un equipo de investigación que se encargará de estudiar más a fondo y buscar causas más profundas. El propósito final no es encontrar culpables, sino determinar la causa raíz e implementar acciones correctivas para evitar la repetición.

Kantan, software ISO con funcionalidades de gestión de incidentes

La disponibilidad inmediata de la información y la posibilidad de registrar en diferentes formatos in situ puede ser un factor clave a la hora de elaborar un informe de investigación de incidentes confiable y veraz. Esas son algunas de las funcionalidades que ofrece Kantan, una solución tecnológica que facilita la gestión de la seguridad y la salud en el trabajo y también la gestión ambiental y de la calidad. Esta herramienta con capacidades de gestor documental, permite incorporar documentos y registros de forma remota y facilita el acceso, el control y el flujo de cada documento a través de su ciclo de vida hasta su resolución. Aprovecha las funcionalidades de este software ISO, eligiendo el plan idóneo para tu empresa. ​