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4 problemas habituales en el control de documentos ISO (y cómo evitarlos)
El control de documentos ISO es fundamental para obtener la certificación y cumplir con los diferentes requisitos de los sistemas de gestión basados en estos estándares internacionales. Sin embargo, el cumplimiento de estos requerimientos obliga a que los empleados de las organizaciones ocupen un poco más del 20% de su tiempo en el cumplimiento de esa labor.
Los problemas asociados al control de documentos ISO en las organizaciones son más comunes de lo que podríamos pensar. Hoy, centraremos nuestra atención en cuatro de ellos y propondremos una solución basada en el uso de un Software de Gestión ISO apoyado en la nube.
4 problemas usuales en el control de documentos ISO
Algunos de estos inconvenientes son recurrentes y, por ello, han merecido una que otra mención en nuestro espacio. Hoy, nos concentramos en los 4 problemas más usuales en el control de documentos ISO y su posible solución: 1) Utilizar servidores compartidos y cuentas de correo electrónico: aún son muchas las organizaciones que utilizan unidades de red y cuentas de correo electrónico para administrar documentos ISO. Es una práctica que representa pérdida de productividad, debido a la dificultad que representa encontrar información sepultada en la maraña de las cadenas de un correo electrónico o en las interminables carpetas de servidores. Por no mencionar el problema que se crea con la imposibilidad de controlar las versiones, lo cual genera duplicidad de esfuerzos y errores resultantes del empleo de información desactualizada. ¿Cómo evitarlo?: Kantan es una solución tecnológica basada en la nube, que cuenta con una biblioteca de documentos que centraliza la información, controla versiones y acepta múltiples formatos, relacionando los documentos con otros elementos del sistema. Gracias a Kantan, la organización puede prescindir del uso de servidores y cuentas de correo electrónico para el control de documentos ISO. 2) Falta de integración de la documentación: los documentos no son hechos aislados que puedan archivarse y ser olvidados. La documentación ISO afecta y se ve afectada por un amplio espectro de procesos como:- Formación y capacitación de empleados.
- Resultados de auditorías.
- Mejora continua.
- Cumplimiento de los requisitos del sistema.
- Control de proveedores.