3 Características clave de un sistema de gestión de documentos ISO online

Un sistema de gestión de documentos ISO online puede resultar de gran ayuda en una organización que ha iniciado la implementación de proyectos basados en las normas ISO 9001,ISO 14001, ISO 45001 y OHSAS 18001. Y es que administrar todas las complejidades que implica un proyecto ISO, incluye a cada paso la creación, revisión, aprobación, clasificación y publicación de una gran cantidad de documentos. Sin la ayuda de un sistema de gestión de documentos ISO online, cumplir con las fechas programadas para cada tarea y entregar información de calidad, oportuna y confiable a los gestores del proyecto, sería imposible. Un sistema de gestión de documentos ISO online debe reunir características clave para asegurar que la documentación es gestionada en forma correcta y que la información es confiable y transparente. ¿Cuáles son esas características?… veamos las tres principales:

3 características esenciales de un sistema de gestión de documentos ISO online

Contar con una solución online que incluya un eficiente gestor documental es una gran ventaja para las organizaciones que han iniciado la implementación de Sistemas de Gestión basados en normas ISO. Sin embargo, un sistema de gestión de documentos ISO online que pueda apoyar el trabajo en forma eficiente, debe reunir las siguientes características:

1- Facilidad de acceso a los documentos

El tiempo es un recurso muy valioso en la gestión de proyectos ISO. Por lo tanto, perder mucho de él buscando el archivo correcto, y estableciendo si se trata o no de una versión actualizada, no parece ser la mejor idea. La facilidad de acceso a la documentación, es la primera característica clave de un sistema de gestión de documentos ISO online.

2- La confidencialidad de la información

La naturaleza de muchos de los documentos que se producen durante la implementación de un proyecto ISO, requiere de confidencialidad. La solución de gestión documental online debe establecer controles y asignar niveles de autoridad para la consulta de determinados documentos, sin que ello implique generar conflictos entre los diferentes usuarios.

3- Control de versiones

Un solo documento puede generar más de 20 versiones en su transito hacia la aprobación. Este es uno de los problemas más graves que afrontan los gerentes de proyectos en la implementación de un sistema basado en normas ISO. Si no se cuenta con un sistema de control adecuado, un sinnúmero de versiones desarrolladas en forma conjunta por un equipo de profesionales, dispersos en diferentes ubicaciones, la gestión documental puede convertirse en un cuello de botella para el avance del proyecto.

Kantan – Un software online que garantiza el acceso oportuno y la privacidad de la información

Kantan es un software ISO online, que, entre otras muchas funcionalidades ofrece un gestor documental de alta eficiencia. Gracias a la herramienta de gestión de documentos, Kantan permite abordar con éxito los retos que implica la gestión documental en un proyecto de implementación ISO, especialmente en lo relacionado con:

Acceso rápido a todos los documentos

Con Kantan es posible ubicar cada documento en el proyecto o la carpeta a la que pertenece. El usuario no debe hacer mayores esfuerzos para acceder a cada uno de ellos. Es posible acceder a todos los documentos desde cualquier ubicación, en cualquier dispositivo móvil, tableta u ordenador.

Privacidad de los documentos

Kantan permite generar documentos confidenciales, accesibles solo para aquellos miembros del equipo que cuenten con las credenciales apropiadas. Así, es posible controlar los permisos de acceso de los usuarios a la información confidencial. Kantan es un software ISO online que ofrece todas las funcionalidades que se requieren para implementar con éxito proyectos basados en normas ISO. Si deseas ampliar la información sobre este producto, contacta con uno de nuestros consultores .