Beneficios de un software de gestión de documentos de calidad

Con un software de gestión de documentos de calidad, automatizamos la creación, aprobación, distribución y archivo de documentos controlados como manuales de procedimientos, especificaciones de productos, descripciones de trabajo, entre otros. Utilizar un software de gestión de documentos de calidad optimiza la gestión, mantiene el sistema al día con muchas regulaciones y conserva los documentos y procesos importantes en orden y actualizados. La automatización, con un software de gestión de documentos de calidad, aporta muchos beneficios, más allá de los mencionados. Algunas áreas, que son más sensibles, evidencian un mayor impacto gracias a la automatización de la gestión de documentos en un Sistema de Gestión de la Calidad. Veamos cuáles son.

Beneficios de utilizar un software de gestión de documentos de calidad

Automatizar la gestión de documentos de calidad usando un software, elimina el error humano y las dificultades que implica controlar documentos en papel. Pero, además, nos ayuda a:

Construir flujos de trabajo definidos

Para asegurar que los documentos son vistos y aprobados por las personas indicadas, es necesario definir un flujo de trabajo para ellos. Al automatizar el control de documentos, se define el flujo de trabajo que mejor se adapte a las necesidades de la organización. El software de gestión de documentos de calidad, puede mover la información con agilidad dentro del flujo, utilizando notificaciones en cada paso y cada una de las fases de creación, aprobación y distribución. Los cambios se realizan en tiempo real y todos los usuarios encontrarán la versión actualizada siempre. La automatización del control de documentos aumenta la eficiencia, la visibilidad de la información y garantiza una ubicación centralizada para todos los documentos.

Aumentar la responsabilidad

Cuando los empleados saben donde encontrar los documentos controlados, y la ruta que siguen dentro de un flujo de trabajo, aumenta el sentido de responsabilidad sobre las acciones que cada uno de ellos – los empleados -, deben efectuar sobre esos documentos. La automatización elimina la posibilidad de errores humanos provocados incluso bajo supervisión. Las excusas que se derivan del error humano, como “no me enteré” o “nadie me avisó”, desaparecen porque las notificaciones y los recordatorios harán que se complete el proceso y los documentos no estarán en las distintas fases por mucho tiempo.

Gestionar cambios y revisiones

El cambio es una función crítica que se vincula en forma estrecha al control de documentos. Con un software de gestión de documentos de calidad, los cambios se implementan sistemáticamente y con el conocimiento de todos. Cuando aparece una solicitud de cambio, de forma automática se notifica a todos los involucrados en el flujo de trabajo, lo que garantiza la visibilidad durante el proceso de revisión, aprobación y publicación. Así, se aumenta la velocidad y se mejora la eficacia en las solicitudes de cambio. Cuando los cambios y las revisiones se gestionan con agilidad, se pasa menos tiempo en la etapa de “pendiente” y la implementación de las modificaciones es mucho más rápida y oportuna. Esto contribuye a la mejora continua de la organización, de tal forma que se pueden enfrentar con eficiencia los desafíos del mercado en constante evolución.

Mantener el fácil acceso a documentos importantes

Auditorías e inspecciones suelen requerir que la organización presente documentos sobre procedimientos y procesos. La automatización de la gestión de documentos, hace que la información siempre esté disponible y lista para ser revisada por los inspectores y auditores. La organización no tendrá que disponer de recursos tan valiosos como el tiempo y los empleados para preparar una auditoría. De hecho, las plantillas y las listas de verificación necesarias, estarán disponibles aún en el caso de una inspección sorpresa.

Kantan – Software de gestión de documentos de calidad online

Kantan es una solución tecnológica basada en la nube, que cuenta con una biblioteca de documentos que centraliza la información, controla versiones y admite múltiples formatos. Kantan permite visualizar la interrelación de los documentos con los procesos y con otros elementos del sistema de gestión de la calidad. Contratar Kantan, desde 124 USD al mes, es muy fácil. Solo tienes que elegir el plan que mejor se adapte a las necesidades de tu organización o bien unirte a una Demo totalmente gratuita. Obtendrás así, los beneficios de Kantan, sin pasar por complejos procesos de instalación y sin tener que asumir los costes de actualización usuales en otro tipo de software.