Por qué la gestión de documentos efectiva es clave para la gestión del cambio

La gestión de documentos efectiva promueve un cambio positivo en cualquier organización. De hecho, se trata de una función vital y esencial dentro de cualquier sistema. Sin una gestión de documentos efectiva, ningún proceso, ningún proyecto, ningún sistema alcanza los objetivos propuestos. Y por su puesto, es algo esencial cuando nos enfrentamos a un proceso de cambio. Para las organizaciones, el cambio es el camino hacia la mejora continua, pero, pese a ello, pocas logran un manejo eficiente del mismo. Para empezar, cualquier cambio supone cierta resistencia, especialmente cuando las cosas no están claras ni bien organizadas. Por ello, hay que prestar la suficiente atención a la gestión de documentos efectiva durante la gestión del cambio. ​

La gestión de documentos efectiva, factor clave en la gestión del cambio

Durante el cambio, es necesario, más que nunca, que cada cuál tenga claro qué procedimientos se han de seguir, qué herramientas se han de emplear, quién tiene la responsabilidad en cada momento, sin dar lugar a dudas. Cuando las organizaciones no formalizan las prácticas de documentación, terminan ocasionando una enorme confusión. Los miembros del equipo a menudo terminan albergando y manteniendo documentos en sus discos duros, o recurren a configurar un almacenamiento en la nube para compartir archivos. Al final esos lugares terminan siendo estaciones de descargas y documentos aleatorios, sin ningún orden, sin ningún control, sin seguridad alguna.  Y los empleados se sienten confusos acerca de sus tareas y cómo realizarlas. En cambio, cuando los sistemas de gestión de documentos se estructuran adecuadamente, desde el principio, ayudan a fomentar la innovación y el crecimiento, en lugar de convertirse en un obstáculo. Los sólidos procesos de gestión de documentos aseguran que todos en la organización, independientemente del departamento o equipo al que pertenezcan, sepan exactamente dónde se encuentra la información que necesitan para realizar sus tareas conforme deben hacerlo. La gestión de documentos efectiva fomenta un entorno de colaboración entre los equipos y ayuda a impulsar los proyectos a través de la línea de meta, de manera oportuna. Esa es la única manera de gestionar el cambio de modo que se supere con éxito y sin excesivas complicaciones.

¿Cómo saber si en tu organización existe una gestión de documentos efectiva?

Muchas organizaciones, nuevas o con alguna trayectoria en el mercado, no están completamente seguras de si cuentan o no con una gestión de documentos efectiva. Aquí hay algunas situaciones comunes que implican la necesidad de tomar medidas:

• Se almacenan documentos e informes oficiales en diversas carpetas de archivos como Google Drive.
• Se toman decisiones basadas en documentación desactualizada o incorrecta.
• Al afrontar una auditoría ISO se tienen dificultades para acceder o ubicar los informes más recientes.

Conseguir una gestión de documentos efectiva para afrontar la gestión del cambio con Kantan

Cuando se trata de construir una base sólida para sus procesos de gestión de documentos, es importante buscar soluciones que aborden los problemas y las preocupaciones de toda la organización. Kantan es una solución tecnológica avanzada que cuenta con las funcionalidades necesarias para una gestión de documentos eficiente para su sistema ISO que le permita afrontar con éxito cualquier cambio:

• Ubicación centralizada en una biblioteca de documentos.
• Permisos de acceso para garantizar que las personas adecuadas tienen acceso a los documentos correctos, en el momento adecuado.
• Un proceso fácil y controlado para seguir para revisiones y aprobaciones de documentos.
• Control completo de revisiones de los documentos.

Además, Kantan automatiza las tareas de los sistemas de gestión de la calidad, del medio ambiente y de la seguridad y la salud en el trabajo. Consigue la herramienta que necesitas para gestionar el cambio y tus documentos ISO con el plan de Kantan más ajustado para tu organización. ​