Por qué necesitas automatizar la gestión de documentos

¿Por qué automatizar la gestión de documentos? Porque la evolución de la tecnología impacta nuestro día a día a través de redes sociales, aplicaciones, dispositivos móviles y, en concordancia con todo ello, se produce la extinción del documento físico también en la actividad diaria de las organizaciones que ahora utilizan firmas digitales, diversos formatos digitales y nuevos modelos de gestión de documentos. La sostenibilidad ambiental es por supuesto otra razón que impulsa la necesidad de automatizar la gestión de documentos. Así la tecnología reúne lo práctico con lo eficiente y lo que resulta amigable con el planeta. Es claro que la automatización se convierte en una necesidad más que una opción.

Razones para automatizar la gestión de documentos

Las organizaciones deben preservar una gran cantidad de documentos que representan una importancia vital para su historia y para sus operaciones: contratos, formularios, informes, procedimientos, auditorías, reportes de incidentes, expedientes de empleados, planes de producción, documentos jurídicos… Estos documentos, que poseen una relevancia extrema para la organización, si se generan en papel y se guardan en ambientes cerrados suelen deteriorarse y perder su integridad. Además, los empleados perderán mucho tiempo buscando la información, afectando la productividad e impactando las ganancias de la organización. Automatizar la gestión de documentos ofrece grandes beneficios a la organización. ¿Cuáles? Veamos:

Fácil creación de documentos

Automatizar la gestión de documentos facilita la creación de documentos, estableciendo diferencias entre los diferentes tipos de documentos. Por ejemplo, un documento de política no tendrá el mismo flujo de trabajo que una instrucción o un procedimiento. Cada tipo de documento debe seguir su propia ruta. Los sistemas de automatización de documentos son intuitivos y asignan flujos de trabajo para cada tipo de documento para la creación, revisión y aprobación de los mismos. Igualmente, permiten la creación de documentos utilizando las herramientas más comunes del mercado como Word o Excel.

Ubicación centralizada de la información

Un sistema que automatice la gestión de documentos efectivo, dispondrá una ubicación centralizada para el almacenamiento de los registros, la información relevante y las versiones actuales de los documentos o sus revisiones. Gracias a la digitalización y almacenamiento en la nube, los documentos pueden ser indexados con facilidad, según las necesidades de la organización. Así, basta con realizar una búsqueda con el nombre del documento, una palabra clave, una fecha u otro detalle en el contenido, para encontrarlo con facilidad. Tal dinámica facilita la gestión de documentos, pero también evita la pérdida accidental de un documento importante.

Elimina el error humano

Las posibilidades de falla humana se pueden reducir a cero al automatizar la gestión de documentos, evitando costes derivados de los errores y el retrabajo. Además, el espacio utilizado antes para archivo y preservación de documentos, puede ser ahora útil para otros propósitos más productivos para la organización.

Ahorro de tiempo, dinero y carga de trabajo

Automatizar la gestión de documentos genera ahorro de tiempo que antes se destinaba a ingresar datos, hacer seguimiento de ellos, actualizar hojas de cálculo y producir informes. Este ahorro de tiempo permite reducir la carga de trabajo que las organizaciones pueden emplear en labores críticas para la estrategia de negocios de la organización. Seguridad, ahorro en consumo de papel, eliminación de costes por instalación y actualización de software, entre otras, también son ventajas de automatizar la gestión de documentos utilizando un software basado en la nube. Pero, ¿Cuál contratar? Veamos:

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