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Cómo escribir no conformidades en ISO 9001
Escribir no conformidades en ISO 9001 es una de las tareas prácticamente ineludibles durante la práctica de una auditoría interna a un sistema de gestión de la calidad basado en esa norma.
Durante una auditoría interna esperamos encontrar cumplimiento. Pero no siempre es así. En concreto, es preciso escribir no conformidades en ISO 9001 cuando se encuentra evidencia de que un proceso no funciona según lo planeado y de acuerdo con uno o varios requisitos de la norma.
Desafortunadamente, la norma no aporta especificaciones precisas para realizar esta labor. Pero esto no significa que no exista una guía con buenos resultados que nos facilite la tarea.
Escribir no conformidades en ISO 9001
Antes de nada es importante entender por qué debemos escribir no conformidades en ISO 9001. La razón principal es que este es el mecanismo que permite al auditado tomar medidas para corregir el incumplimiento hallado en la auditoría y eliminar la causa del mismo. Partiendo de ahí, podemos adoptar las siguientes recomendaciones:Descripción del hallazgo
Lo más importante es que quede claro dónde está el problema y cuál es su gravedad. Si el auditado entiende la necesidad de solventar el incumplimiento será mucho más probable que tome cartas en el asunto de inmediato.Incluir evidencia de auditoría
Debe existir suficiente información para que el auditado inicie la investigación del problema. Esto significa que debe incluirse una referencia a la evidencia de incumplimiento que se ha encontrado. Así, se permite que la investigación se enfoque en el descubrimiento de la causa raíz, para que la acción correctiva sea eficaz y oportuna.Incluir el requisito
Se escribe una no conformidad para que el auditado pueda investigar qué falta o qué está mal y lo solucione alcanzando la conformidad con la norma. Para ello, es necesario asegurar que la persona que abordará la no conformidad comprenda el requisito que se está incumpliendo y al que debe ceñirse.Utilizar un formato tipo
Si bien no existe una estructura obligatoria para escribir no conformidades en ISO 9001, existe un formato que debido a su recurrencia se ha convertido en el punto de referencia para realizar esta tarea. Este formato considera dos partes:- Lo que debería ser: aquí se comenta lo que se esperaría encontrar durante la auditoría, cómo debería ser para que no se hubiera producido la no conformidad.
- Lo que se ha encontrado: en este punto se explica la no conformidad, el hallazgo que debe solucionarse.