Cómo eliminar la gestión en papel es clave para la supervivencia de los negocios en la era digital

El deseo de cualquier organización es la supervivencia en el mundo de los negocios. Eliminar la gestión en papel y sustituirla por un software de gestión de documentos puede ser la clave. Esa elección permite crear sistemas abiertos, complejos y sostenibles, que interactúan entre sí. Posibilita planear, organizar, controlar y dirigir recursos de forma eficaz y emplear los métodos y las herramientas más adecuadas. ​ El uso de tecnologías digitales lleva a las organizaciones a eliminar la gestión en papel. Esto se consigue mediante un software de control de documentos que proporcione acceso a información desde cualquier lugar y en todo momento. Esta solución automatiza las tareas propias de la generación, aprobación y comunicación de documentos y evita que el sistema de administración de los mismos se vuelva desorganizado o fragmentado.

Beneficios de eliminar la gestión en papel que garantizan la supervivencia de la organización

Eliminar la gestión en papel es una medida amigable con el planeta. Este único argumento tendría que ser suficiente para tomar la decisión. Pero las organizaciones obtienen otros grandes beneficios al sustituir el papel por una solución tecnológica:

Acceso inmediato a la información

Aunque la organización cuente con un sistema de archivo lógico y muy estructurado, la búsqueda de documentos en papel siempre requerirá tiempo y recursos humanos. Este desaprovechamiento de recursos se puede evitar con un sistema digital que utilice un software de gestión de documentos. Una solución tecnológica de este tipo, busca documentos utilizando parámetros como palabras clave, fecha de creación, firma de su creador, entre otros. Lo mejor, es que se puede acceder al documento desde cualquier lugar del mundo, el cualquier momento.

Reducción de costes

Evaluemos el impacto positivo que tiene para una organización dejar de recibir facturas de cobro por concepto de papel, archivadores, carpetas de cartón, tóner para impresoras, mantenimiento de impresoras…Y si, además, tenemos en cuenta la reducción de horas destinadas por empleados a la búsqueda incesante de documentos, la disminución en costes que puede traer una solución tecnológica en total puede ser muy considerable.

Gestión documental eficiente

Resulta evidente que la automatización conduce a una gestión de documentos más fácil, ágil, y menos proclive al error humano. Una gestión documental eficiente evita los riesgos inherentes a la falta de comunicación o a la duplicación de registros.  Logra así que los procesos dentro de la organización sean más consistentes y eficaces.

Mayor seguridad

Al eliminar la gestión en papel, también eliminamos el riesgo de que los documentos se pierdan en incendios, inundaciones, o de que sean sustraídos por personas malintencionadas. Los documentos digitales, por otra parte, aunque pueden ser eliminados, difícilmente será por incidentes y siempre dejarán una huella difícil de borrar. Asimismo existe la opción de tener dos o más copias de seguridad que ayuden a reconstruir la información eliminada.

Cumplimiento de requisitos más fácil

Las organizaciones normalmente deben cumplir con algunos requisitos de mantenimiento de registros, ya estén establecidos por alguna normativa o por estándares internacionales como ISO. En ese caso, encuentran en un software de control de documentos una forma mucho más fácil para alcanzar el cumplimiento. Esto se debe a que el sistema utiliza flujos de trabajo o secuencias automatizadas que garantizan que los documentos completen su ciclo de vida de forma correcta; se almacenen de modo seguro y solo se utilizan las versiones aprobadas.

Kantan, un software de gestión ISO que permite eliminar la gestión en papel

Kantan es un software de gestión ISO, basado en la nube, que, entre otras muchas funcionalidades, cuenta con una biblioteca de documentos. Gracias a ella, la información queda centralizada, se admiten múltiples formatos, se controlan las distintas versiones y se relacionan documentos con otros elementos del sistema. Kantan permite automatizar la gestión de documentos y la gestión ISO de sistemas basados en las normas ISO 9001 (calidad), ISO 14001 (medio ambiente), e ISO 45001 (seguridad y salud en el trabajo). Eliminar la gestión en papel es muy fácil, solo necesitas el plan de Kantan más idóneo para tu organización. ​