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¿Tus documentos ISO en la nube o todavía en papel?

Son muchas las organizaciones que han implementado uno o varios sistemas de gestión basados en normas ISO. La documentación de la información y la gestión de documentos en general forman parte esencial de la conformidad con los distintos estándares, pero también plantean la disyuntiva del título de nuestra entrada: ¿documentos ISO en la nube o en papel?

Muchos tendrán argumentos para defender la documentación en papel, como nosotros los tenemos para argumentar por los documentos ISO en la nube. Podría pensarse que es una cuestión de barrera generacional. Sin embargo, el tema es de tal importancia, que merece ser tratado a la luz de la evidencia y de la realidad de la tecnología en el siglo XXI.

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¿Documentos ISO en la nube o en papel? Los problemas del papel

Tener un documento en las manos, palparlo, sentirlo y verificar su existencia, aporta tranquilidad a muchas personas. Sin embargo, la implementación de un sistema de gestión con base en documentos de papel presenta algunos inconvenientes:

1. Mayor consumo de recursos humanos y económicos: gestionar documentos en papel requiere utilizar más personas y consumir, por supuesto, papel y energía eléctrica para sus múltiples impresiones. Pero el problema más grande se presenta cuando el documento debe ser revisado. Es preciso que el generador del documento solicite la revisión del mismo, por supuesto en otro documento en papel.

Esta solicitud debe ser enviada al jefe del área correspondiente, y luego al Director General o CEO para su aprobación, utilizando nuevos documentos en papel para cada caso. Se trata de movimientos físicos que entorpecen la gestión y no aportan ningún valor.

2. Dificultad para realizar anotaciones, glosas u observaciones durante una auditoría: a diferencia de los documentos ISO en la nube, el papel plantea serios desafíos en la práctica de una auditoría. Los auditores pueden encontrar no conformidades que deben apuntar. Estas anotaciones se realizan sobre el documento en papel, con lo que después de tres o cuatro auditorías, el documento terminará convirtiéndose en un jeroglífico indescifrable.

Incluso podríamos considerarla posibilidad de desarrollar un trabajo de auditoría, determinar no conformidades y hasta sugerir acciones correctivas, para finalmente, descubrir que se está trabajando sobre una versión desactualizada del documento.

3. Incumplimiento de las acciones correctivas: las solicitudes de acciones correctivas necesitan que los involucrados realicen grandes esfuerzos. En estos casos, las fechas resultan un factor muy relevante para verificar el cumplimiento y la eficacia de la acción correctiva.

Con documentos en papel, las fechas de las acciones correctivas generalmente no se cumplen. A veces, la persona que ha recibido la responsabilidad de realizar la tarea demora su ejecución, por lo que perfectamente se puede llegar a la siguiente auditoría sin que se pueda verificar el resultado de la acción correctiva.

Kantan, una solución para los problemas que plantea la gestión en papel

Los problemas que supone la gestión de documentos en papel, y muchos otros que hemos dejado de plantear en este texto, se resuelven utilizando una solución tecnológica basada en la nube. Esta debe contar con aplicaciones que permitan crear, distribuir, aprobar, corregir, archivar y preservar la información relativa a la gestión de un sistema basado en normas ISO.

Kantan es una solución basada en la nube, lo que significa que no es preciso realizar complejas y costosas instalaciones en servidores de la organización, ni se incurre en costes de actualización.

Cuenta con una biblioteca centralizada, en la que es posible conservar con seguridad todas las versiones históricas de un documento, pero solo la versión actualizada estará disponible para el uso de las personas autorizadas.Al ser una solución en la nube, Kantan permite el acceso a la información en todo momento y desde cualquier lugar del mundo en el que exista un dispositivo con conexión a Internet.

Asimismo, esta solución dispone de herramientas de auditoría que facilitan, dinamizan y agilizan esta labor. Por supuesto, no olvidamos la importancia de la acción correctiva, proporcionando funcionalidades que aseguran su cumplimiento oportuno, mediante mensajes y alertas; además de aportar visibilidad total y permanente sobre el estado de cada una de esas acciones.

Kantan no solo te ayuda en la gestión de calidad (ISO 9001), sino que también automatiza los sistemas de gestión basados en las normas ISO 14001 e ISO 45001. Olvídate de los problemas de la documentación en papel contratando nuestro software por un módico precio.

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