10 pasos para la implementación de ISO 14001 en pymes

Los directores de pequeñas empresas han empezado a considerar la implementación de ISO 14001 en pymes, ya que saben que el aumento de los costes de energía y de preservación de los recursos naturales impactan en forma desproporcionada a sus organizaciones, limitan su competitividad y su capacidad para hacer frente a una creciente cantidad de regulaciones relativas al cuidado del medio ambiente. Usualmente, cuando se pensaba en la implementación de ISO 14001 en pymes, se creía que las organizaciones de menor tamaño no disponían de la estructura adecuada para soportar el Sistema de Gestión Ambiental y que no necesitaban cumplir con las regulaciones relacionadas con la protección del medio ambiente. Lo cierto es que la implementación de ISO 14001 en pymes no solo es posible, sino que es necesaria y muy beneficiosa. La cuestión está en saber hacerlo. ¿Cómo? Fácil. Utiliza estos diez pasos que compartimos en nuestra entrada de hoy.

10 pasos para la implementación de ISO 14001 en pymes

Antes de iniciar la implementación de ISO 14001 en pymes, es preciso entender que se trata de la norma técnica internacional para la gestión ambiental más eficiente, y que su estructura la hace compatible con estándares como ISO 9001 e ISO 45001.

1. Entender la organización y su contexto

Si tienes un plan de negocios, es muy probable que hayas analizado todos los aspectos y elementos que están alrededor de tu organización, incluyendo los factores de riesgo que pueden afectar la ejecución de ese plan. Notarás que muchos de esos riesgos, que pueden representar oportunidades, incluyen la comprensión de cuestiones relacionadas con el medio ambiente, como el coste de las materias primas, el coste y la calidad de la energía y la eliminación de deshechos y residuos tóxicos. Aunque no seas consciente aún de ello, has emprendido el camino para cumplir con uno de los requisitos de ISO 14001:2015: comprender los problemas que enfrenta tu organización, derivados de la relación con su entorno y los elementos que la rodean.

2. Entender las necesidades y las expectativas de las partes interesadas

Desde un precio interesante hasta la posibilidad de cumplir con entregas urgentes de última hora, satisfacer las expectativas y las necesidades de los clientes, agrega valor al producto y fortalece la relación con el cliente. Pero no es el cliente la única parte interesada en tu Sistema de Gestión Ambiental. La visión que tu organización tenga sobre los temas ambientales permitirá que te relaciones con mayor naturalidad con tus vecinos, empleados, proveedores y la comunidad en general. No sorprende, entonces, que ISO 14001 destine una sección completa para atender las necesidades y las expectativas de las partes interesadas.

3. Liderazgo

La implementación de ISO 14001 en pymes adquiere especial relevancia si se tiene en cuenta que un buen número de estas organizaciones son el resultado de un esfuerzo de carácter familiar. La norma destaca el liderazgo y la forma de concretarlo en la organización en lo relativo a la Gestión Ambiental. El liderazgo es una función que debes ejercer y no viene solo con el título de tu puesto. El liderazgo es una cualidad que es medible y que se puede proyectar en todos los niveles de la organización. ISO 14001 te explica cómo hacerlo en la Gestión Ambiental.

4. Acciones para abordar riesgos y oportunidades

“Lo pequeño es más personal y exige más de cada parte de la organización”. Esta frase describe la forma en que se administran las pequeñas empresas. Las organizaciones más pequeñas son más flexibles y más abiertas a recibir cambios repentinos, que pueden ir desde la modificación de especificaciones de un cliente en particular hasta los desarrollos tecnológicos que afectan el mercado o los cambios inesperados en las tendencias de los consumidores. De una u otra manera, los cambios tan característicos de las pymes, implican abordar riesgos y oportunidades que pueden afectar al medio ambiente, y que según ISO 14001 deben ser gestionados.

5. Soporte

En organizaciones de menor tamaño, pueden posponerse los cambios que afecten la estrategia de negocios y las cualidades de la empresa. La tendencia natural es tratar de hacer las cosas con los recursos existentes y con los procedimientos ya implementados. Este, que no es un enfoque equivocado, puede eventualmente dejar expuesta a la organización cuando las fuerzas del mercado o de las regulaciones locales o internacionales la presionen. Pero esto no significa que todo se debe cambiar solo porque ISO 14001 promueve el cambio. Lo que no se ha roto y funciona bien, puede seguirlo haciendo durante un buen tiempo.

6. Información documentada

En pequeñas organizaciones también existe la burocracia. El acceso a servicios y a recursos está restringido, a menos que se complete una montaña de documentos, la mayoría de ellos totalmente inoperantes. Las nuevas cláusulas en ISO 14001, relacionadas con la información documentada, obligan al uso de documentos que demuestren real utilidad para el sistema o que sirvan para soportar confianza en que un proceso se está llevando a cabo en forma correcta.

7. Planificación y control operacional

El control operacional, según ISO 14001, permite a la organización identificar los procesos, elementos o factores que se pueden controlar y diferenciarlos de aquellos que solo se pueden influenciar. Por supuesto, el control operacional también ayuda a establecer indicadores efectivos. El estándar nos habla sobre diferentes tipos de controles que pueden ser utilizados por separado o en combinación. Incluso, algunos de ellos, pueden formar parte de una estructura interrelacionada en secuencia o en paralelo. La planificación y el control operacional permiten revelar las causas y los desencadenantes de los eventos que impactan el medio ambiente, y sus áreas de influencia. De esta forma, la organización puede identificar cuáles de estos impactos están a su alcance, y cuáles están fuera de su control.

8. Monitoreo, medición, análisis y evaluación

Al tomar una perspectiva ambiental sobre medición, monitoreo, análisis y evaluación, como el que propone ISO 14001, las organizaciones más pequeñas verán un nivel de correspondencia y beneficios mayor.

9. Revisión de la gestión

Dar un paso atrás y obtener una vista panorámica de la gestión siempre ha sido un enfoque que forma parte de los estándares de ISO. ISO 14001 introduce una referencia que garantiza que las implicaciones de los cambios se consideren de acuerdo con su alineación con la dirección estratégica y de negocios. Cuando así se hace, emerge una revisión global que permite identificar aciertos, pero también fallas en la gestión ambiental.

10. Mejora Continua

En las pequeñas organizaciones, las acciones hablan más que las palabras. En ISO 14001, las acciones correctivas se ajustan al enfoque en la mejora continua presente en normas como ISO 9001 e ISO 45001. El estándar pide un compromiso de mejora continua que en las pequeñas organizaciones es mucho más fácil de demostrar.

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El cumplimiento de los requisitos de ISO 14001 exige contar con soluciones tecnológicas que permitan automatizar procesos y procedimientos. Kantan es un software de gestión ISO que se convierte en una herramienta de gran valor para la implementación de ISO 14001 en pymes. Contar con Kantan en tu organización es muy fácil: desde solo 124 USD podrás elegir el plan que mejor se adapte a tu negocio y obtener los beneficios de este software de inmediato. En caso de que quieras comprobar las funcionalidades que ofrece Kantan, también puedes unirte a una Demo gratis aquí.