12 Pasos para actualizar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo a ISO 45001

ISO 45001:2018 se publicó en marzo de 2018. A aquellas organizaciones que cuentan con el certificado OHSAS 18001, se les otorga un plazo de 3 años para alcanzar la migración. Actualizar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se convierte en una prioridad, tanto para quienes fueron certificados en la antigua OHSAS 18001, como para quienes se acaban de iniciar en el camino de implementar un sistema de salud y seguridad en el trabajo. Actualizar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, es una meta que podemos alcanzar con mayor facilidad siguiendo los siguientes pasos:

Los 12 pasos para actualizar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Desde nuestra experiencia académica y práctica, concluimos que la forma más fácil de actualizar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es siguiendo estos 12 pasos:

1. Identificar el contexto de la organización

La identificación del contexto de la organización es un requisito completamente nuevo. Al hacerlo, es preciso considerar problemas internos y externos relevantes para el propósito del sistema, su dirección estratégica y su capacidad para lograr los resultados esperados para el programa de salud ocupacional. ISO 45001 solicita que se describan las influencias de varios elementos en la organización y cómo se reflejan en el sistema de gestión. Algunos de estos elementos son, por ejemplo, el tamaño de la empresa, la cultura, los clientes, mercados, objetivos y metas, complejidad de los productos, flujo de los procesos etc. La norma no exige documentar este paso para cumplir con el requisito, pero no está de más conservar un documento para las partes interesadas.

2. Identificar las partes interesadas

ISO 45001 nos habla de la necesidad de identificar las partes interesadas en la cláusula 4. La norma solicita conocer las partes interesadas en el sistema y las implicaciones que la salud y la seguridad en el trabajo pueden tener en ellas. De modo más detallado, ISO 45001 especifica qué tipos de partes interesadas existen. Hablamos de partes internas y externas. Las partes interesadas internas pueden ser empleados, sindicatos, Alta Dirección, entre otros. En cuanto a las partes externas, podemos mencionar los clientes, los proveedores, autoridades gubernamentales, y la comunidad alrededor de la organización. Aunque la norma tampoco requiere en este caso información documentada, una lista de partes interesadas resultará muy útil para cumplir con las tareas de monitoreo sobre la satisfacción de las necesidades y expectativas de esas partes.

3. Definir el alcance del Sistema de Gestión

Al actualizar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, también es preciso determinar el alcance del sistema, requisito que ya existía en OHSAS 18001. El concepto que incorpora ISO 45001 es relativamente nuevo y exige considerar las cuestiones planteadas en las cláusulas 4.1 y 4.2. Tener un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo efectivo depende directamente de cómo se define el alcance y sus parámetros en las etapas embrionarias de la implementación. Por ejemplo, es necesario tener en cuenta todos los problemas internos que se han encontrado, así como los externos, a la hora de definir el alcance del sistema.

4. Demostrar liderazgo

Hay un cambio significativo en los requisitos de liderazgo en la nueva norma, que aparece en la cláusula 5. ISO 45001 requiere que los líderes sean activos y responsables, en lugar del papel un tanto pasivo que proponía OHSAS 18001. La nueva norma asigna responsabilidades a la Alta Dirección para el cumplimiento de objetivos estratégicos, el alcance y los resultados del sistema, políticas, procesos, comunicación, cultura, compromiso con la seguridad la salud en el trabajo y asignación de recursos y oportunidades de capacitación. Además debe inspirar, alentando y reconociendo la contribución de las personas al logro de los objetivos propuestos.

5. Identificación y evaluación proactiva de peligros

En ISO 45001 también aparece este requisito y se orienta en hacer de este un requerimiento más claro y preciso. La organización necesita establecer un proceso para que la identificación de peligros que sea proactiva. La migración representa una excelente oportunidad para reevaluar y actualizar los procedimientos para la evaluación de los riesgos para la salud y la seguridad en el trabajo.

6. Evaluar riesgos y oportunidades

Este es un nuevo requisito clave a tener en cuenta en el momento de actualizar el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo. Ahora es necesario tener en cuenta los riesgos que pueden afectar a todas las áreas de la organización. Después de esto, debería haber un plan documentado sobre cómo la organización debe abordar cada riesgo. Por lo tanto, la evaluación de riesgos y oportunidades debe estar presente en todos los componentes, procesos y toma de decisiones del sistema. El pensamiento basado en el riesgo es definitivamente el cambio más relevante en comparación con el estándar anterior. Por supuesto, entre todos los riesgos y oportunidades, la organización necesita determinar cuáles son relevantes para el sistema y luego planificar acciones para abordarlos.

7. Determinar el cumplimiento de las obligaciones

El cumplimiento de los requisitos legales y otros exigidos es la base de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. No es posible demostrar la conformidad con ISO 45001 sin cumplir con las normativas y regulaciones legales y gubernamentales. El nuevo estándar, al igual que OHSAS 18001, proporciona un marco para la identificación y cumplimiento de los requisitos legales. La organización necesita establecer un proceso para determinar y tener acceso a requisitos legales y de otro tipo, que sean aplicables a sus riesgos de seguridad y salud en el trabajo.

8. Planes de acción

Los procesos de determinación de riesgos, oportunidades y obligaciones de cumplimiento tienen por objeto definir la situación actual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. El siguiente paso es abordar estas cuestiones. La organización necesita planificar acciones para abordar los riesgos y oportunidades y las condiciones legales y otros requisitos, así como planificar acciones para prepararse y responder a situaciones de emergencia. Las acciones planificadas deben integrarse en los procesos del sistema y otras actividades comerciales; además es preciso definir métodos para evaluar la efectividad de las acciones tomadas.

9. Establecer objetivos y planes de seguridad y salud en el trabajo para alcanzarlos

El nuevo estándar requiere que la organización se asegure de que los objetivos de seguridad y salud en el trabajo sean compatibles con la dirección estratégica. La norma también requiere que se creen planes para alcanzar los objetivos. Por lo tanto, es fundamental que se documenten estos planes para fines de auditoría. Los objetivos deben ser medibles, monitoreados y actualizados según corresponda. Además, los objetivos deben ser coherentes con la política de seguridad y salud en el trabajo y tener en cuenta los requisitos legales.

10. Controlar la información documentada

Los procedimientos y registros ahora se definen bajo el nuevo término “información documentada”. Durante el proceso de alineación de la documentación se presenta una excelente oportunidad para perfeccionar y mejorar la documentación existente. Por ejemplo, como la “información documentada” y el “enfoque de proceso” son ahora críticos, ¿por qué no considerar reemplazar documentos obsoletos y engorrosos con un solo diagrama de proceso?

11. Establecer controles operacionales

Mejorar el control operacional ante a los criterios establecidos es uno de los objetivos de la nueva norma. Los criterios establecidos son aquellos que la organización debe definir para sus procesos, y para garantizar que la documentación necesaria y los recursos están en su lugar. Por lo tanto, es importante que la documentación de los procesos y el control operacional reflejen mejora en comparación con lo exigido por OHSAS 18001.

12. Evaluar el desempeño del sistema

Al llegar al final del proyecto de actualizar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, es necesario evaluar el desempeño y verificar si cumple con la norma y con los requisitos legales. Al igual que en OHSAS 18001, la auditoría interna es la herramienta apropiada para tal fin. Los requisitos para la auditoría interna no son significativamente distintos a lo que eran en OHSAS 18001. Solo los requisitos a ser auditados serán diferentes. La auditoría interna será de gran ayuda para garantizar la coherencia de los procesos.

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