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Cómo gestionar la documentación en ISO 45001
La gestión de la documentación en ISO 45001, el estándar que reemplaza a OHSAS 18001, está basada en elementos comunes a normas de gestión ISO, como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 27001. Esto representa mayor seguridad sobre cuáles son los requisitos para la información documentada, lo que supone un gran avance en comparación con OHSAS 18001.
Las novedades de la documentación en ISO 45001
ISO 45001 utiliza un nuevo término que sustituye a “documentos y registros” de OHSAS 18001. Ahora se denomina “información documentada”. Este concepto abarca los procedimientos y registros que se mencionan en OHSAS 18001. Así, en todos los apartes en los que OHSAS 18001 solicitó un procedimiento documentado o un registro para un determinado requisito, ISO 45001 menciona que es necesario contar con “información documentada” para él. Asimismo, la cláusula 7.5 del estándar nos indica los requisitos que se deben considerar para gestionar la documentación en ISO 45001. Entre ellos, los más importantes son la creación, actualización, y el control de dicha documentación. Cumplir con estos requisitos es muy fácil si se siguen los siguientes pasos:- Asegurar que el documento o registro está identificado.
- Verificar que el documento o registro sea aprobado antes de su uso.
- El control del documento o registro debe asegurar su accesibilidad y disponibilidad cuando sea necesario.
- La información documentada debe estar protegida, para evitar su deterioro o las modificaciones no autorizadas en su contenido.
- Diseñar protocolos de almacenamiento y registro, retención y disposición final.