Tips para hacer que ISO 9001 funcione en una pequeña empresa

Algunos expertos en calidad suelen pensar que es más difícil hacer que ISO 9001 funcione en una pequeña empresa. Sin embargo, si entendemos que alrededor del 85 % de las organizaciones certificadas en el mundo, cuentan con menos de 250 miembros – incluyendo Alta Dirección -, y que un buen número de ellas tienen menos de 50 empleados, existiendo incluso algunas que apenas están integradas por 5 personas, concluiremos que si bien, hacer que ISO 9001 funcione en una pequeña empresa representa un desafío, no se trata de una labor imposible.

Consejos para hacer que ISO 9001 funcione en una pequeña empresa

ISO 9001 es la norma de Gestión de la Calidad por excelencia. Se basa en el principio de que la calidad se obtiene implementando actividades organizacionales y comportamentales que han sido diseñadas para lograr la mejora continua del Sistema. Este principio puede ser utilizado en todo tipo de negocios, proporcionando un marco de gestión que puede ser utilizado por otros estándares. Pero hacer que ISO 9001 funcione en una pequeña empresa, que es nuestro tema de hoy, requiere seguir algunas recomendaciones:

En algunas organizaciones muy pequeñas, hablar de un Sistema de Gestión o de un Estándar de Calidad ISO 9001, puede resultar confuso e intimidante para los pocos empleados. Presentarlo como una forma de trabajar, y unos principios a seguir, es una forma más amigable de introducir el concepto de calidad total en pequeñas organizaciones.
Siguiendo los principios de la norma, escribe un sistema que se adapte a tu pequeña empresa, prescindiendo, por ejemplo, de complejos procesos de auditoría, acción correctiva, hallazgos y supervisión, que puede resultar engorrosos y difíciles de cumplir.
Utiliza los documentos que creas necesarios, en donde sean requeridos, basado en el sentido común antes que en lo determinado por la norma. Recuerda que lo más importante es cumplir con los principios de calidad. Los requisitos formales, de acuerdo con el tamaño de la organización, pueden ser obviados.
Mantén un equilibrio entre el entrenamiento y los procedimientos escritos. Si los empleados han sido bien capacitados, es posible que no requieran todos los procedimientos escritos.
No todos los documentos tienen que ser textos escritos. Utiliza imágenes, vídeos, diagramas de flujo… Esta puede ser una forma más fácil para hacer que ISO 9001 funcione en una pequeña empresa.
Trata de buscar puntos comunes entre los requisitos de la norma y los principios que ya venías practicando en tu organización antes de iniciar la implementación de ISO 9001. Es más fácil partir de los puntos en los que se está de acuerdo que de las diferencias.
Aunque tengas pocos empleados, elije un líder para involucrarlo en actividades como el diseño e implementación de procesos y procedimientos.
El Sistema de Gestión de la Calidad, finalmente, necesita expresar la estrategia de negocio de tu pequeña empresa y no la de una gran corporación multinacional.
No hagas nada solo. Siempre involucra a los empleados, a tus clientes y a tus proveedores. Recuerda que ellos son partes interesadas en tu Sistema de Gestión de la Calidad.

Al final del día es probable que, aún siguiendo estas recomendaciones, tu Sistema de Gestión resulte demasiado lleno de papeles. Entonces te puedes hacer las siguientes preguntas, sobre cada uno de los documentos:

¿La norma lo requiere?
¿Es requerido por el negocio?
¿Alguna norma gubernamental lo exige?
¿Los clientes lo necesitan?
¿Es importante para los empleados?

Si la respuesta a estas preguntas es NO, entonces solo existe una opción: prescindir de él. Pero la recomendación más importante es hacer uso de un Software ISO online, que gracias a las funcionalidades que ofrece y de su bajo coste, derivado de su soporte en la nube, haga más fácil la labor de implementar la norma ISO 9001 en pequeñas empresas.

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