Qué necesita realmente una pequeña empresa para obtener la certificación ISO 9001 (Parte II)

En la primera parte de esta entrega sobre los requerimientos de una pequeña empresa para obtener la certificación ISO 9001, hablamos de las generalidades que implica para una organización de menor tamaño, certificarse en la norma o hacer la migración a la edición 2015 del estándar ISO. Hoy, presentamos una segunda entrega sobre los requisitos de una pequeña empresa para obtener la certificación ISO 9001 enfocando nuestra atención a los aspectos concretos, formales y específicos de esta labor.

Lo que realmente necesita una pequeña empresa para obtener la certificación ISO 9001

La mayoría de las organizaciones solo requieren una guía para poder demostrar que adoptan políticas y prácticas de calidad aceptadas a nivel mundial. Las versiones anteriores a 2015 de ISO 9001, parecían haber sido redactadas exclusivamente para las organizaciones del sector industrial y fabricación, por lo que, la implementación de la norma, en organizaciones de servicios o intangibles, requería de un proceso de adaptación e interpretación arduo y no siempre fructífero. La versión 2015 cuenta con mayor flexibilidad y múltiples opciones para demostrar el cumplimiento, facilitando la labor de una pequeña empresa para obtener la certificación ISO 9001.

Los requisitos de documentación

La gestión de la documentación es uno de los temas que más preocupa a las organizaciones, sobre todo a las de menor tamaño, ya que es bien sabido que son ellas las que mayores falencias presentan en su estructura administrativa. Sin embargo, pese a que se habla en todo momento de la gestión documental durante la implementación de un sistema de gestión de la calidad, en la práctica ISO 9001 solo exige 5 documentos:

Procedimiento de control de documentos.
Procedimiento de control de registros.
Procedimiento de control de no conformidades.
Procedimiento de auditoría interna.
Procedimiento de acción correctiva.

El manual de calidad, que fuera la matriz del sistema, ya no es requisito obligatorio en la nueva versión de la norma. Sin embargo, para las organizaciones que decidan utilizarlo de forma optativa, en este documento, se hace un bosquejo general de las operaciones de la organización, cómo funciona el SGC y cuáles son las políticas de calidad utilizadas en cada organización. En cuanto a los 5 documentos de procedimientos que conforman la lista, estos son de carácter administrativo, y en ellos se describen, en forma tan detallada como la organización considere necesario, las acciones necesarias para mantener el sistema funcionado en forma eficaz.

Enfoque en los resultados

Subsanada la parte documental, conviene enfocar la atención en la mejora continua y los resultados reales del Sistema. Esto significa que los instrumentos de medición y las acciones correctivas ocupan un lugar relevante en esta etapa. La norma requiere que la Alta Dirección establezca objetivos de calidad, con base en los cuales se efectuarán las mediciones de rendimiento. Las pequeñas empresas, suelen iniciar con 3 o 5 objetivos de calidad. Al establecer estas prioridades y realizar mediciones en forma periódica sobre ellas, se crea el enfoque en resultados que debe ser seguido por gerentes, mandos medios y empleados.

Las preguntas que debes responder antes de iniciar la implementación

ISO 9001 está configurada para ser muy flexible y adaptarse a diversos tipos de negocios, pero también al tamaño y la estructura de las organizaciones. Por ello, el número de documentos, la cantidad de objetivos de calidad a medir o la frecuencia de las auditorías, en una pequeña empresa, pueden ser definidos por la misma organización, de acuerdo con sus necesidades:

¿Cuántos documentos se tendrán?
¿Con qué frecuencia se programarán las revisiones de administración?
¿Cuál será la periodicidad de las auditorías internas?
¿Cuántos objetivos de calidad se medirán?
¿Cuál será la ubicación de los documentos?

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