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Software de gestión de documentos ISO para mejorar los procesos y cumplir los requisitos ISO
Un software de gestión de documentos ISO garantiza que las buenas prácticas sobre gestión de documentos sean adoptadas en la organización, y así, se obtenga la mejora de los procesos. Según las normas ISO, solo las personas autorizadas pueden realizar cambios en la documentación que afecten a los procesos de producción.
Además, todos los cambios deben registrarse y conservarse para futuras verificaciones. De este modo, cualquier organización encuentra en un software de gestión de documentos ISO una herramienta eficaz para controlar los cambios en los documentos.
¿Por qué utilizar un software de gestión de documentos ISO?
Obtener la certificación ISO es un gran logro. Pero poder mantener el sistema es un gran reto. Algunas organizaciones, que conservan procesos que involucran el papel o procesos híbridos (electrónicos y papel), deben saber que la gestión de documentos en esos casos requiere de mucha mayor atención. Ese tipo de organizaciones suele desatender la gestión de documentos una vez que se ha obtenido la certificación, para retomarlo, con urgencia, cuando se acerca una nueva auditoría. Los sistemas manuales, o basados en papel, son proclives al error y obligan a los empleados a invertir una gran cantidad de su tiempo en la gestión de documentos. Esta es una de las razones por las cuales las organizaciones consideran que mantener un sistema de gestión basado en normas ISO, demanda demasiado esfuerzo. Generalmente, las versiones actualizadas de los documentos no están disponibles a tiempo, no se alcanza la conformidad con la norma, y es entonces cuando la organización considera contratar un software de gestión de documentos ISO. Un software de gestión de documentos ISO aportará grandes beneficios a la organización:- Manteniendo los procesos.
- Controlando la distribución de documentos.
- Aumentando la rentabilidad.
Características de un software de gestión de documentos ISO
Profundizamos en 4 características fundamentales de un software de gestión de documentos ISO que garantizan su eficacia:1. Acceso controlado
Para la gestión de documentos han de existir unas condiciones que garanticen la seguridad de los mismos:- Protección de usuario – contraseña
- Bloqueo para intrusos
- Restricciones de acceso a documentos
- Visualización o acceso de solo lectura.
- Autoría o acceso de escritura.
- Aprobación.
2. Gestión de documentos
Para mejorar la eficiencia de la gestión de una organización, los procesos deben ser iterativos. Por ello, la gestión necesita ser automatizada, lo cual se traducen en los siguientes beneficios:- Independencia de la aplicación
- Gestión del ciclo de vida
- Historia del documento
- Almacenamiento central y seguro
3. Control automático de versiones
El control de versiones es una de las labores que mayor tiempo demanda, y es el punto en donde mayor error humano se presenta. Un sistema de control de documentos proporciona beneficios clave gracias a la automatización:- Disponibilidad de la última versión
- Enrutamiento automático
- Reemplazo automático de documentos
- Notificaciones automáticas por correo electrónico
- Historial de aprobación
- Publicación previa aprobación
4. Administración fácil del sistema
Una administración fácil del software de gestión de documentos ISO garantiza que cualquier usuario pueda entender el funcionamiento de gestión del documento y los procedimientos mínimos de control documental, sin requerir avanzados conocimientos de tecnología. Una administración fácil incluye:- Enrutamiento configurado
- Derechos de acceso de usuarios configurables
- Informe del sistema
- Agrupación de documentos y derechos de acceso
- Agrupación de documentos
- Lectores de documentos
- Autores de documentos
- Aprobadores de documentos