5 costes ocultos de usar hojas Excel para administrar sistemas de gestión ISO

Usar hojas Excel para administrar sistemas de gestión ISO conlleva costes ocultos. Se trata de una afirmación que sorprende en organizaciones que aún utilizan un complejo conjunto de hojas de cálculo y cuentas de correo electrónico para gestionar sistemas de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, entre otros. ¿Por qué les sorprende? Una buena y, hasta hoy, irrebatible razón, es que para ellas esta solución ha funcionado durante mucho tiempo, ha resultado configurable, ha permitido “acomodarla” al crecimiento de la organización, y lo más importante, se han acostumbrado a ella. ​ Y precisamente porque esos costes están ocultos, estas empresas no han sido conscientes de lo que realmente supone el empleo de hojas de cálculo. Nuestra tarea de hoy es exhibir dichos costes, que obtienen en contraprestación una gran cantidad de errores, procesos de retrabajo, omisiones o dobles entradas y falta de visión de los problemas. Sin duda una gran pérdida de eficacia del sistema.

5 costes ocultos de usar hojas Excel para administrar sistemas de gestión ISO

Conozcamos dichos costes para comprender por qué usar hojas Excel para administrar sistemas de gestión ISO no es una buena opción:

1. Falta de movilidad de las hojas de cálculo

Los inspectores, auditores o simplemente trabajadores, no pueden completar una hoja Excel desde su teléfono. Así, incidentes de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, no pueden ser registrados en el momento y en el lugar en que ocurren. Entonces, los encargados de registrar un incidente deben trasladarse hasta un determinado punto, a veces en otra ciudad, lo cual representa costes económicos. Pero, además, supone una pérdida en la eficiencia del sistema, que ve retrasado el registro y, en consecuencia, la solución oportuna de los problemas.

2. Exceso de trabajo incorporando datos de forma manual

Otro de los costes asociados al usar hojas excel para administrar sistemas de gestión ISO tiene que ver con la incorporación de datos. La introducción o, en el mejor de los casos, importación de datos hacia una hoja Excel, es una operación que consume tiempo y horas de trabajo de los empleados encargados. Esto tiene un gran impacto sobre la productividad. Al automatizar estos procesos con un software de gestión ISO, los empleados pueden ocuparse del trabajo para el que fueron contratados. Por ejemplo, pueden diseñar e implementar acciones preventivas, que tendrán un impacto positivo sobre las finanzas de la organización.

3. Las hojas de cálculo producen errores e informes incompletos

El uso de un software de gestión ISO permite a los trabajadores capturar detalles de un incidente de forma instantánea, disminuyendo la posibilidad de error humano. Gracias a ello aumenta la precisión de la información registrada y, por ende, de los informes resultantes. Además, los trabajadores pueden adjuntar imágenes, archivos de audio, tablas, listas de verificación, ayudas multimedia… Por todo ello, las organizaciones que han sustituido las hojas Excel por un software de gestión ISO han determinado un ahorro notable de tiempo, que ya no dedican a solucionar imprecisiones ni a realizar consultas de fuentes diversas.

4. Ofrecen flujos de trabajo lentos

Después de arduas e intensas horas de ingreso manual, los informes de incidentes se tramitan a través de una cuenta de correo electrónico a los gerentes de área o encargados de los diferentes sistemas de gestión. Así, terminan en una zona indeterminada durante días. Usualmente, se percibe su existencia solo cuando el problema se repite, por supuesto por falta de acción frente al primer informe. El resultado final, es una sobrecarga de correos, y una acción inoportuna y por ello, ineficiente, lo que conlleva costes. Las herramientas y funcionalidades que propone un software de gestión ISO permiten a los gerentes observar en tiempo real dónde hay un “cuello de botella” en un determinado proceso. De ese modo, se determinan problemas de inmediato, se visualiza el estado de las acciones correctivas en curso y se puede obtener una visión general actualizada del estado general del sistema.

5. Informes inoportunos generan sanciones y repetición de incidentes

La gestión de la calidad, del medio ambiente y de la seguridad y la salud en el trabajo, debe ser oportuna. Los gerentes de los diferentes sistemas necesitan saber qué ocurre en su organización en el mismo momento. De otra forma, están expuestos a incurrir en incumplimiento con la legislación local o a la recurrencia sistemática de incidentes que resultan altamente costosos para la organización. Obtener una visión general, real y confiable de un sistema de gestión, permitirá visualizar de forma inmediata la causa raíz de los incidentes. Esto permite ejercer la acción oportuna, evitando los mismos y prevenir otros problemas futuros.

Kantan, la mejor opción para administrar sistemas de gestión ISO

Kantan es una solución tecnológica avanzada basada en la nube. Permite a las organizaciones registrar información sobre incidentes o sobre el desarrollo de acciones correctivas utilizando cualquier tipo de dispositivo móvil con conexión a Internet. La solución ofrece una visión integral del estado del sistema, en la que se pueden observar tareas atrasadas y a quién fueron asignadas. Este software de gestión ISO automatiza las tareas en sistemas basados en las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. Ya puedes olvidarte de los costes ocultos de usar hojas Excel para administrar sistemas de gestión ISO en tu empresa contratando el plan de Kantan que mejor se adapte a las necesidades de tu organización. ​