7 fallos de control documental y cómo evitarlos

Fallos de control de documentos y cómo evitarlos

Conocer los principales fallos de control documental que se suelen cometer puede ser una forma de tomar conciencia para evitarlos.

A continuación, exponemos 7 fallos de control documental que pueden estar ocurriendo en muchas empresas. Reconocerlos y darse cuenta de que implican costes de tiempo, esfuerzos y desajustes en los procesos es un primer paso para lograr un control de documentos más eficiente:

1. ¿En alguna ocasión has trabajado con documentos desactualizados?

La colaboración es una herramienta valiosa en cualquier ocasión. Por ello, usualmente muchas personas contribuyen a la creación de un mismo documento. Al enviar el archivo por correo electrónico, de un lado a otro, o trabajar desde una ubicación compartida de archivos, existe un alto riesgo de que alguno o algunos de los trabajadores trabajen con versiones incorrectas, incompletas o desactualizadas. De este modo, es posible que contribuciones importantes sean pasadas por alto y se omitan en el documento final.

Sin embargo, esto puede evitarse fácilmente empleando un software con funcionalidades para la gestión de documentos  como Kantan. Una solución tecnológica así ofrece un control de versiones que asegura el acceso a la versión actualizada, preservando la historia de las revisiones del documento.

2. ¿Pierdes el tiempo buscando documentos?

Incluso si sigues los procedimientos de archivo adecuados, puede llevarte mucho tiempo localizar la información específica que requieres. Quizás el documento que necesitas está en la pila de papeles en tu escritorio, o quizás se encuentre enterrado en un archivador. De cualquier manera, todo el tiempo dedicado a esta tarea no está siendo aprovechado.

Con un sistema de control de documentos que centraliza la información en una ubicación, se garantiza la accesibilidad inmediata, el control de acceso, la disponibilidad y la integridad de la información.

3. ¿Pasas tiempo buscando firmas para la aprobación de un documento?

La aprobación de los documentos propios de un sistema de gestión no debería ser una molestia. Si te requiere mucho esfuerzo encontrar a tus compañeros y obtener sus firmas, estás desperdiciando tiempo valioso que se puede dedicar a actividades más productivas.

Cuando implementas un software de gestión ISO, basado en la nube, esta tarea la realiza el programa para ti. Todos los documentos se pueden enrutar y obtener las firmas de aprobación necesarias sin mayores esfuerzos. El software envía notificaciones al destinatario y le recuerda que se requiere su firma de acuerdo con las fechas programadas.

[ctt template=»9″ link=»R59nL» via=»yes» ]Los fallos de #ControlDocumental son la causa de #NoConformidad más frecuente en auditorías. Hoy hablamos de los 7 más comunes.» username=»»]

4. ¿Tu información confidencial está protegida?

Si tu organización utiliza una ubicación abierta, a la que todos los empleados puedan acceder libremente, existe riesgo de que información confidencial llegue a manos ajenas, se transfiera o borre equivocadamente.

Con Kantan, puedes controlar el acceso a los documentos, y conservar registros de quién accede a ellos y cuántas veces.

5. ¿Tienes problemas con la documentación en las auditorías?

Si no puedes encontrar con facilidad los documentos que requieren los auditores, se reportará una no conformidad. Esto, evidentemente, es algo que debe tratar de evitarse y solucionarse cuanto antes.

Tu sistema de gestión de documentos debe tener la capacidad de realizar búsquedas de modo sencillo, de tal forma que toda tu organización pueda encontrar cualquier documento de modo inmediato.

6. ¿Tus documentos no se integran con los procesos?

Los documentos no viven en el vacío. La verdad es que influyen y se ven afectados por una amplia gama de procesos: la formación de empleados, las auditorías, la gestión del cambio, el cumplimiento normativo, la administración general, entre otros.

Solo un sistema de control de documentos completamente integrado con todos los procesos es capaz de prevenir problemas. Por ejemplo, si actualizas un protocolo clave, sin actualizar los requisitos de capacitación de los empleados, se generará un problema en algún momento. Un sistema que permita realizar esta integración y mantener una panorámica del sistema ayuda a evitar este tipo de situaciones.

7. ¿Puedes controlar quién puede crear, modificar o editar documentos?

Esto es elemental, pero si no puedes controlar los usuarios internos, es probable que cualquier empleado tenga la facultad de crear o modificar un documento sin control alguno. Esto es un problema. Por ejemplo, si compartes enlaces internos y externos que ofrecen acceso ilimitado a cualquier persona, el sistema de gestión de documentos no cumple con los requisitos mínimos de seguridad que necesitas.

Etapas de la gestión de documentos: Ciclo de vida en la gestión documental

El control de documentos no es una acción puntual, sino un proceso continuo que abarca todo el ciclo de vida de la documentación dentro de un sistema de gestión. Los fallos en el control de documentos suelen producirse cuando alguna de estas etapas no está claramente definida, no se ejecuta correctamente o no queda adecuadamente registrada.

En los sistemas de gestión basados en normas ISO, el ciclo de vida de la gestión de documentos debe garantizar que la información sea adecuada, esté actualizada, sea accesible cuando se necesite y esté protegida frente a usos no autorizados.

1. Creación de documentos

La primera etapa del control de documentos comienza con la creación. En este punto deben definirse claramente el propósito del documento, su alcance, el responsable de su elaboración y el formato que se utilizará. Un error frecuente es permitir la creación de documentos sin criterios comunes, lo que genera duplicidades, incoherencias y documentos que no aportan valor al sistema.

2. Revisión del contenido

Antes de su aprobación, los documentos deben ser revisados para asegurar que la información es correcta, coherente con otros documentos del sistema y alineada con los requisitos normativos y legales. Esta etapa es clave para evitar errores técnicos, ambigüedades o contradicciones que puedan generar no conformidades.

3. Modificación y control de cambios

A lo largo de su vida útil, los documentos suelen requerir modificaciones. El control de documentos exige que cada cambio quede identificado, justificado y registrado, manteniendo un historial de versiones. La ausencia de un control de cambios eficaz es una de las causas más habituales de uso de documentos obsoletos.

4. Aprobación formal

Todo documento que forme parte del sistema de gestión debe ser aprobado por las personas con la autoridad correspondiente antes de su uso. Esta aprobación garantiza que el contenido es válido y aplicable. Automatizar esta etapa reduce retrasos y evita que documentos no aprobados entren en circulación.

5. Comunicación y distribución

Una vez aprobado, el documento debe comunicarse y ponerse a disposición de las personas que lo necesitan. El control de documentos debe asegurar que los usuarios acceden únicamente a la versión vigente y que conocen los cambios relevantes que les afectan en su trabajo diario.

6. Almacenamiento y acceso

El almacenamiento debe garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información documentada. Un sistema de control de documentos eficaz permite búsquedas rápidas, controla los permisos de acceso y evita pérdidas de información o accesos no autorizados.

7. Retiro por obsolescencia

Cuando un documento deja de ser válido, debe retirarse de forma controlada para evitar su uso indebido. El ciclo de vida de la gestión de documentos finaliza asegurando que las versiones obsoletas no estén disponibles para el uso operativo, aunque puedan conservarse como registros cuando sea necesario.

Una solución tecnológica orientada al control de documentos facilita la gestión integral de todas estas etapas, asegurando el cumplimiento de los requisitos de gestión de documentos ISO y reduciendo de forma significativa los fallos habituales en auditorías.

Una solución tecnológica para el control documental apoya el cumplimiento de los requisitos de gestión de documentos ISO. Con ella puedes mantener un control preciso de quién crea, modifica o edita documentos.

Kantan, software de gestión ISO con funcionalidades para el control documental

Evita los fallos de control documental con Kantan, la solución avanzada basada en la nube. Con funcionalidades específicas para la gestión ISO, Kantan garantiza la confidencialidad, integridad, accesibilidad y un control eficaz de todos tus documentos.

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