6 Buenas prácticas de gestión de datos ambientales

Para cualquier profesional de la gestión ambiental, la gran cantidad de datos que implica su trabajo representa un enorme desafío. De ahí que, la gestión de datos ambientales se convierta en un reto y en uno de los puntos críticos de un sistema basado en la norma ISO 14001. El tema preocupa por igual a los equipos de gestión ambiental y a los proveedores de software. Estos últimos se esfuerzan por ofrecer a las organizaciones una solución tecnológica eficaz para la administración de datos sobre incidentes ambientales, sobre las emisiones, sobre los residuos, y en definitiva, sobre todos los datos requeridos para el cumplimiento de la norma y de los requisitos legales locales e internacionales. ​

Buenas prácticas de gestión de datos ambientales

Una gestión de datos ambientales efectiva se basa en desarrollar buenas prácticas de administración. Hoy, compartimos seis de ellas:

1. Centralizar los datos ambientales

Algunas organizaciones aún desarrollan la gestión de datos ambientales con hojas de cálculo que, después de tramitadas, son impresas y archivadas en carpetas según su origen: aire, agua, residuos, GEI… Este híbrido entre el papel y el ordenador, en donde el ordenador es apenas un medio para presentar los datos en forma ordenada, crea silos de datos en donde la información de un área o de una ubicación se aísla del resto de la organización. La presentación de un informe consolidado suele requerir cortar y pegar, desde cada una de las áreas, departamentos o ubicaciones. Cuando toda la información está centralizada en una sola plataforma, se reduce el tiempo de generación de informes, se libera a muchas personas de tareas manuales y se produce mayor confianza en los datos ofrecidos por el sistema.

2. Estandarizar la forma de recopilar los datos

Las organizaciones que no cuentan con procesos estructurados y normalizados para la administración y la gestión de datos ambientales, suelen acumular información de diferentes fuentes, en formatos diversos y con convenciones de nomenclatura desigual. Cuando se cuenta con un software de gestión ambiental, se encuentran formatos para registrar la información de los incidentes o de cualquier tema relacionado con el medio ambiente. Así, se crean flujos de trabajo estándar que utilizan los mismos campos de formulario para registrar la información.

3. Minimizar la posibilidad de error

Uno de los más grandes desafíos de la gestión de datos ambientales, y de otros sistemas de gestión, es lidiar con el error humano. El desafío es eliminar las entradas duplicadas, reconciliar inconsistencias, corregir errores de formato… El empleo de una solución tecnológica minimiza esa posibilidad de errar. Y eso asegura que los datos sean consistentes y precisos y estén siempre disponibles para la presentación de informes.

4. Eliminar la necesidad de entrada manual de datos

Una de las mayores fuentes de error humano en la gestión ambiental, está en el ingreso manual de datos. Cada vez que es necesario ingresar datos, existe la oportunidad de cometer un error; por no mencionar el tiempo que se pierde transcribiendo información desde una hoja de cálculo a otra, o de hojas de cálculo a informes en Word. Capturar los datos directamente en la fuente, utilizando un software de gestión ambiental es la mejor forma de evitar el ingreso manual de datos y, en consecuencia, el error humano.

5. Obtener una visión completa de la gestión

Un problema común en la gestión de datos ambientales basada en hojas de cálculo es la dificultad para obtener una imagen panorámica del desempeño del sistema. Los informes solo muestran desempeños parciales que hacen imposible adelantarse a los problemas o tomar decisiones acertadas. Al usar un software de gestión ambiental, obtenemos una visibilidad total e inmediata. Esto permite observar tendencias, establecer el estado de la gestión y desglosar problemas por ubicación y por área.

6. Verificar la seguridad y la integridad de la información

Los datos ambientales son información crítica para cualquier organización. Por ello, es esencial tener un plan de respaldo y de recuperación en caso de pérdida y también una ubicación que garantice la disponibilidad, la confidencialidad y la integridad. Conservar los datos en un servidor o en discos duros de ordenadores de la organización no garantiza los suficientes niveles de seguridad. Sobre todo es así cuando no es posible garantizar el acceso con seguridad. Una solución en la nube, en cambio, ofrece disponibilidad continua desde cualquier lugar, a la vez que garantiza la seguridad de los datos.

Kantan, software de gestión ambiental basado en las mejores prácticas

Kantan es una solución tecnológica de alto nivel, especializada en la gestión y automatización de sistemas basados en las normas ISO 14001 (gestión ambiental), ISO 9001 (gestión de la calidad) e ISO 45001 (gestión de la seguridad y salud en el trabajo). Este software cumple con las buenas prácticas sobre gestión de datos ambientales enumeradas aquí. Al ser una solución basada en la nube, Kantan ofrece seguridad, eliminando costes de instalación o de actualización. Gestiona ya tu sistema de gestión ambiental de manera fácil y optimizada y cumple con las buenas prácticas de gestión de datos ambientales contratando el plan que mejor se ajuste a tus necesidades aquí. ​