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5 Beneficios de un sistema de gestión de documentos para la gestión de sistemas ISO
La gestión ISO plantea problemas estratégicos para las organizaciones derivados, en gran parte, de la creciente administración de documentos. Los beneficios de un sistema de gestión de documentos pueden ser la solución a muchas de esas complicaciones.
Para abordar tales dificultades, muchas organizaciones acuden al empleo de un software con el objetivo de desarrollar una gestión eficiente de la información interna de la organización. De este modo, es posible eliminar problemas como:
- La pérdida de información: ante un documento perdido, las organizaciones optan por reconstruirlo, lo que no siempre resulta fácil, por lo menos en un tiempo razonable.
- La pérdida de productividad: el tiempo perdido en la búsqueda de documentos es un factor muy señalado por las organizaciones. La efectividad del trabajo se puede degradar debido a la falta de organización, de trazabilidad o, simplemente, a la escasa visibilidad documental.
5 Beneficios de un sistema de gestión de documentos
La gestión de documentos combina todas las técnicas para administrar un flujo de documentos que entran, salen o circulan dentro de la organización. Se trata de un proceso de trabajo colaborativo, que se encarga de la creación, intercambio, almacenamiento y disposición de documentos. Los beneficios de un sistema de gestión de documentos adecuado son muchos. Mostramos los 5 principales:1. Centralización de la información
Permite la conservación de todos los documentos, tales como contratos, cartas, políticas, instrucciones, procedimientos, correos electrónicos, etc., en una ubicación centralizada y disponible para los empleados autorizados. De este modo se generan los siguientes beneficios:- Ahorro de tiempo en búsquedas: ya que solo se debe buscar en un lugar.
- Celeridad en la capacidad de respuesta: pues se puede consultar instantáneamente todo tipo de documentos.
- Garantía de calidad de la información: al no existir riesgo de perder información o transmitir documentos incorrectos o no actualizados.