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Requerimientos de auditoría en ISO 9001

El propósito de una auditoría en ISO 9001 es evaluar la efectividad del sistema de gestión de la calidad y el desempeño general de la organización. Son varias las razones por las que se realiza una auditoría interna. Garantizar el cumplimiento de los requisitos de la norma es el más frecuente.

Además, la auditoría en ISO 9001 también sirve para explorar oportunidades de mejora, obtener mayor participación y liderazgo de la alta dirección, o cumplir con requisitos legales y reglamentarios.

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Por esta función esencial de la auditoría interna, hoy hablamos de ella, sus principios y requerimientos.

Los principios de la auditoría en ISO 9001

La auditoría interna se basa en una serie de principios cuya intención es hacer que esta autoevaluación se convierta en una herramienta efectiva y confiable. Para ello sus resultados deben respaldar las políticas de gestión de la calidad de la organización, al tiempo que proporcionen información objetiva adecuada que permita obtener la mejora continua del sistema.

Por eso son tan importantes los principios de auditoría. De hecho, el cumplimiento de los principios se considera el primer requerimiento de auditoría en ISO 9001. Estos son esenciales para garantizar que las conclusiones derivadas de la auditoría sean precisas, objetivas y suficientes. Tener en cuenta los principios hace que dos o más auditores, trabajando de forma independiente, lleguen a conclusiones similares cuando auditan en las mismas circunstancias.

Los principios básicos que rigen una auditoría en ISO 9001 son:

  • Conducta ética: la confianza, la integridad, la confidencialidad y la discreción son esenciales para realizar una buena tarea.
  • Imparcialidad: los hallazgos, conclusiones e informes deben ser veraces, precisos y reflejar la verdad sobre lo observado en la auditoría.
  • Profesional: los auditores deben poner al servicio de la organización todos sus conocimientos, capacidades, competencias y habilidades.
  • Independencia: los auditores son independientes de la actividad auditada. Son objetivos.
  • Basarse en la evidencia: la evidencia debe ser verificable y estar soportada en muestras de información disponible.

Los requerimientos de auditoría en ISO 9001

Partiendo de los principios anteriores, es preciso abordar los siguientes requerimientos:

Planificar, establecer, implementar y mantener un programa de auditoría

La auditoría en ISO 9001 es un requisito de la norma. Como tal, requiere programar auditorías periódicas, asignar recursos, delegar responsabilidades, asegurar la disponibilidad de auditores y de la información relativa a las auditorías anteriores. Todo ello, en su conjunto, conforma un programa de auditoría.

Definir el alcance de la auditoría

No todas las auditorías pretenden evaluar el sistema en general. Algunas se restringen a un área o a un proceso en particular; así, definir el alcance resulta esencial. Los criterios, por otra parte, garantizan la uniformidad cuando la tarea la lleva a cabo un equipo de auditores.

Nombrar los auditores adecuados

Una de las primeras decisiones en la práctica es la elección del auditor y su equipo. Deben ser personas confiables, experimentadas y, en lo posible, con conocimiento específico del negocio de la organización y la norma ISO 9001.

Usualmente, los auditores internos han sido formados en la organización, y cumplen esta tarea de forma accesoria a las funciones cotidianas para las que han sido contratados. En organizaciones de gran tamaño, es más habitual que el auditor y su equipo se dediquen a esta función a tiempo completo.

Redactar y comunicar los informes a la alta dirección

El objetivo final no es plasmar los hallazgos y las conclusiones en un papel. La auditoría debe producir información valiosa para la implementación de acciones correctivas y la toma de decisiones. Por tanto, la comunicación de los informes a la alta dirección es un requerimiento esencial en la auditoría ISO 9001.

Recomendaciones y acciones correctivas

La labor del auditor no termina con la recolección de evidencias y la entrega de los informes. La efectividad de una auditoría está determinada en gran medida por la celeridad con la que se diseñen e implementen las acciones correctivas.

Conservar la documentación como evidencia de la implementación

La gestión de la documentación es uno de los puntos más importantes. Esto garantiza que las personas sepan lo que tienen que hacer con vistas a la siguiente auditoría. Igualmente, asegura la disposición de la información requerida antes del inicio de la nueva auditoría programada. Esto incluye completar y verificar resultados de las acciones correctivas, resolver hallazgos…

La gestión de la documentación, si no se cuenta con las herramientas adecuadas, puede convertirse en un palo en la rueda que de al traste con el propósito de las auditorías internas. Por ello es tan importante contar con una solución que garantice la disponibilidad e integridad de la información.

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Desde la definición de un programa de auditorías, hasta la redacción y aprobación de los informes, Kantan garantiza la gestión oportuna y eficaz de esta tarea. Esta solución tecnológica también proporciona ayuda en la gestión integral de las no conformidades y acciones correctivas, a través del  monitoreo y evaluación de la eficacia de esas acciones. Además, la biblioteca de documentos de este software dispone de la capacidad de controlar versiones y admite múltiples formatos para una gestión avanzada.

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