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Tres procesos a automatizar para mejorar la gestión de la calidad

Para los profesionales del área de calidad resulta irrefutable que la automatización beneficia a un sistema de gestión basado en ISO 9001. Sin embargo, no siempre está claro cuáles son los procesos a automatizar para mejorar la gestión de la calidad que deben ser priorizados.

No todos los profesionales saben exactamente por dónde empezarante la existencia de decenas o cientos de procesos. Por eso, hemos decidido exponer tres procesos a automatizar para mejorar la gestión de la calidad, los cuales resultan críticos para el sistema y pueden ofrecer beneficios inmediatos.

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Procesos a automatizar para mejorar la gestión de la calidad

A la hora de priorizar los procesos a automatizar para mejorar la gestión de la calidad, aquellos que representan acciones rutinarias diarias y repetitivas, ocupan los primeros lugares. Además, también es preciso tener en cuenta los procesos críticos, cuyo objetivo es lograr la mejora continua del sistema.

A continuación, atendemos a tres de dichos procesos críticos que merecen un lugar principal a la hora de comenzar la automatización:

Proceso No. 1: Acciones correctivas

La implementación, el monitoreo y el control de acciones correctivas resulta esencial para el cumplimiento de los requisitos del estándar de calidad ISO 9001. Automatizar la gestión de acciones correctivas, mediante una solución tecnológica adecuada, ayuda a:

  • Depurar las acciones correctivas según el riesgo que pretenden eliminar o mitigar. Así, será posible atender primero a las acciones por su impacto potencial, antes que por su orden cronológico.
  • Personalizar los planes de acción. De este modo, se previene la recurrencia de los problemas, y es posible identificar las causas que los originan.
  • Enviar recordatorios automatizados, para mantener los planes de acción al día.
  • Evaluar la efectividad de las acciones correctivas.
  • Optimizar la visibilidad del estado de todas las acciones correctivas.
  • Facilidad en la generación de informes.
  • Conservar registros históricos acerca del desempeño y la evolución de las acciones correctivas.

Proceso No. 2: Gestión de Documentos

El control efectivo de documentos es también uno de los procesos a automatizar para mejorar la gestión de la calidad; pues este ayuda a cumplir con muchos de los requisitos solicitados por ISO 9001.

La gestión de documentos automatizada se caracteriza por ofrecer una ubicación centralizada de la información. Además debe disponer de distintas etapas para la creación, aprobación, y demás fases por las que han de pasar los distintos documentos. Y también debe permitir relacionar unos documentos con otros.

Resulta evidente que la gestión y el control de documentos eficiente mejora los flujos de trabajo. Asimismo personaliza plazos, permisos y responsabilidades y asegura que las revisiones disponibles sean las actualizadas.

Proceso No. 3: Capacitación de empleados

Es importante, para el sistema de gestión de la calidad, que todos los empleados tengan el conocimiento y la habilidad para realizar su trabajo de forma segura y en conformidad con los requisitos de la norma. La automatización permite identificar de forma sistemática las necesidades de formación y capacitación de los empleados.

Los beneficios de automatizar son muchos, entre ellos:

  • Gestionar los planes de formación así como las actividades formativas.
  • Contar con equipos de trabajo actualizados.
  • Obtener registros históricos y estadísticos de formación dada y pruebas realizadas a los empleados.

Kantan, el software ISO para automatizar procesos de gestión de la calidad

Cuando las organizaciones consideran los procesos a automatizar para mejorar la gestión de la calidad, de forma simultanea piensan en la solución tecnológica que los ayudará a alcanzar el objetivo.

Kantan es un software de gestión ISO, especializado en las normas ISO 45001, ISO 14001 y por supuesto en ISO 9001. Ha sido desarrollado y basado en la nube, lo cual ofrece grandes beneficios en costes y en adaptabilidad para las organizaciones que optan por su implementación.

Para obtener desde hoy los beneficios de automatizar procesos en gestión de la calidad, puedes escoger la opción de Kantan más adecuada para tu organización aquí.

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