Cómo escoger un software de gestión ambiental

Sea porque la organización ha decidido automatizar o porque es el momento de cambiar la solución tecnológica actual, cuando llega el momento de escoger un software de gestión ambiental, hemos de hacernos algunas preguntas sobre las funcionalidades que debemos exigir al proveedor de la nueva plataforma. Para tomar la decisión, al escoger un software de gestión ambiental, debemos tener claro que es lo que deseamos que haga la nueva aplicación que no haga el sistema actual, o que nos proporcione mayor valor para la organización. Recordemos que, al escoger un software de gestión ambiental, debemos priorizar las necesidades de la organización y del sistema de gestión ambiental. ​ Hagamos una lista de las principales necesidades que deseamos obtener para escoger un software de gestión ambiental.

¿Cómo escoger un software de gestión ambiental?

El orden en que proponemos las siguientes preguntas no indica que este represente la prioridad para la organización. ¿Qué debe estar en primer orden para cada empresa? Eso depende de las necesidades específicas de cada sistema, que deben ser definidas por los gerentes de gestión ambiental. Hecha esta salvedad, veamos los puntos que debemos valorar a la hora de escoger un software de gestión ambiental:

Recopilación de datos

• ¿Cómo recopila datos su sistema actual?
• ¿Los usuarios recopilan datos en formularios impresos para introducirlos en un ordenador más tarde?

La nueva solución debe proporcionar una forma de incorporación de datos que permita el uso de tabletas, teléfonos o cualquier tipo de dispositivos móviles. Así, los datos relativos a las emisiones, temperatura o cualquier otro aspecto ambiental serán recogidos en el mismo punto en donde se producen los incidentes.

Generación de Informes

• ¿El sistema actual permite disponer de informes de manera inmediata tanto para uso interno como para uso externo?
• ¿Cómo se transmiten los informes a la alta dirección?

Algunos software de gestión ambiental cuentan con una ubicación centralizada para que los informes no se estanquen en una cuenta de correo electrónico. De este modo, los informes a la alta dirección están siempre controlados.

Garantía de cumplimiento al escoger un software de gestión ambiental

Las necesidades en cuanto cumplimiento y garantía son muy diversas para cada organización. Si la organización a decidido escoger un software de gestión ambiental buscando ajustar las características de cumplimiento y garantía según el estándar ISO 14001, es necesario considerar los siguientes puntos:

• Seguimiento al desempeño y los hallazgos de seguridad y auditorías e inspecciones ambientales.
• Seguimiento a las actividades de identificación y evaluación de riesgos.
• Mejorar la capacidad de información, investigación y seguimiento de incidentes.
• Gestión de calendarios de cumplimiento, por ejemplo, para capacitación o para el cumplimiento de requisitos obligatorios de información.
• Paneles de rendimiento que puedan reportar medidas en tiempo real.
• Seguimiento de avisos de incumplimiento y acciones correctivas.
• Seguimiento de inventarios y manifiestos relacionados con gestión ambiental. Inventarios químicos o documentación sobre gestión de residuos, por ejemplo.
• Seguimiento de cambios normativos.
• Seguimiento y reporte de estadísticas de no conformidad.

Como vemos, resulta imprescindible que el software cuente con funcionalidades que permitan visualizar el estado de cada aspecto, para garantizar el seguimiento apropiado. Además debe facilitarlo a través de una gestión de tareas controlada con avisos y recordatorios que garanticen su realización conforme a lo programado.

Oportunidades de mejora para el rendimiento del sistema de gestión ambiental

Es difícil argumentar ante la alta dirección que el sistema de gestión ambiental podría mejorar, si no podemos identificar exactamente los problemas ni dónde se encuentran. El software de gestión ambiental debe ayudar a identificar áreas problemáticas y permitir que las personas adecuadas colaboren en la implementación de acciones correctivas necesarias para mejorar las cosas.

Comunicación fluida, eficaz y oportuna

En algunas organizaciones, de menor tamaño y complejidad, en las que es posible hablar con el director general, con el gerente de planta o con cualquier miembro de la alta dirección, la comunicación parece no ser un problema mayor. Sin embargo, en organizaciones en crecimiento, con múltiples ubicaciones, la alta dirección resulta casi inaccesible. Un software de gestión ambiental puede conectar fácilmente todas las partes interesadas, recopilar datos y enviar informes a múltiples ubicaciones.

Control de documentos

Vincular documentos a responsables, auditorías y acciones correctivas, o realizar seguimiento a las revisiones, solicitar aprobaciones, entregar las versiones actualizadas o enviar automáticamente los documentos a la persona indicada, son algunas de las funcionalidades que debe ofrecer un software de gestión ambiental.

Kantan, la opción ideal a la hora de escoger un software de gestión ambiental

Kantan es una solución basada en la nube que posee todas las funcionalidades que debes tener en cuenta a la hora de escoger un software de gestión ambiental. Optimizar el sistema de gestión ambiental de tu empresa escogiendo un software como Kantan es muy sencillo. Contratando el plan que mejor se adapta a tu organización, tomarás la decisión acertada. ​