Cómo un software de control de documentos online permite ahorrar tiempo y dinero

Mejorar la eficiencia y reducir costes son objetivos de cualquier organización que desee posicionarse en el mercado. Contar con un software de control de documentos online resulta esencial para lograrlo. Un software de control de documentos online permite reducir costes y ahorrar tiempo, recursos estos que pueden ser destinados en proyectos encaminados a mejorar la calidad y, por ende, la rentabilidad.

¿Qué es un software de control de documentos online?

Es una solución informática con soporte en la nube que permite automatizar la producción, comunicación, conservación, modificación y divulgación de documentos, en procesos de gestión de la calidad, por ejemplo, reemplazando las técnicas o los sistemas basados en papel, en procesadores de texto o en hojas electrónicas. Una de las mayores ventajas a la hora de trabajar con un software de control de documentos cloud es que se puede acceder a la información con solo una conexión a Internet, desde cualquier dispositivo (ordenador, teléfono móvil, tablet) y desde cualquier lugar del mundo. Una solución así, es muy fácil de implementar, no requiere pagos por actualizaciones, proporciona una ubicación segura en la nube para almacenar documentos y se puede configurar para que satisfaga las necesidades específicas de cada organización. Un software de control de documentos online permite ahorrar tiempo y dinero, asegurando la trazabilidad de la información y el cumplimiento de los requisitos en los procesos de gestión de la calidad. Veamos algunas formas:

Gestión efectiva de la información

La gestión de cientos de documentos puede inducir a errores, sobre todo, cuando existen varias versiones de un mismo documento y solo es preciso acceder a la versión disponible más actualizada. Un software de control de documentos online asegura que los encargados del proyecto cuenten con documentos confiables, desde cualquier ubicación, utilizando cualquier tipo de dispositivo que pueda conectarse a Internet.

Facilidad para buscar y recuperar documentos

Con un software de control de documentos online el proceso de recuperación y distribución de documentos se automatiza, permitiendo buscar información utilizando palabras clave, y accediendo a ella siempre que los niveles de autoridad lo permitan. Así, un miembro del equipo que no cuente con las credenciales de acceso debidas, no tendrá el documento solicitado en la lista de los resultados de búsqueda.

Aprobación rápida y eficiente

La aprobación de un documento en un proyecto de implementación de un sistema de gestión basado en normas ISO, puede llegar a ser dispendioso y complejo, especialmente cuando se trata de organizaciones que cuentan con varias ubicaciones. El software de control de documentos online, simplifica el proceso de aprobación gracias a tres funcionalidades esenciales:

• Los miembros del equipo que trabajan encargados de aprobar los documentos reciben notificaciones acerca de la existencia de un documento que requiere su aprobación.
• El proceso de aprobación se puede realizar de forma segura, desde cualquier ubicación, iniciando sesión con los de acceso personales.
• Una vez aprobado el documento, el sistema publica la versión aprobada, enviando en forma automática las versiones anteriores al archivo (donde permanecen disponibles para su recuperación o consulta). .

Cumplimiento de los requisitos de las normas

En el desarrollo de una auditoría interna o de certificación, resulta esencial demostrar el acceso a la información actualizada de forma fácil y rápida. En algunos casos, es necesario demostrar quién hizo qué, cuándo y cómo. El software de control de documentos online ha sido diseñado para cumplir con los requisitos exigidos por las normas ISO.

Kantan – Un software de control de documentos online que ahorra tiempo y dinero en cualquier tipo de organización

Kantan es un software de gestión ISO basado en la nube, que, entre otras muchas funcionalidades ofrece gestión de documentos. Esto significa que Kantan permite automatizar todos los procesos de gestión de documentos en organizaciones de cualquier tipo y de cualquier tamaño. Contratar Kantan es muy fácil. Solo es necesario dirigirse a nuestro sitio web, acceder a nuestra sección de Planes de Precios y seguir pasos muy sencillos: elegir el tipo de suscripción – mensual o anual -, seleccionar la norma ISO que se va a automatizar y optar por el tamaño del plan que mejor satisfaga las necesidades de la organización.   De esta forma, tendrás acceso inmediato a la aplicación. Si aún tienes alguna duda de cómo Kantan puede ayudar a tu organización a optimizar la gestión de sistemas de calidad, medio ambiente o de seguridad y salud en el trabajo, apúntate a la demo online de Kantan.