Cómo redactar procedimientos operativos estándar efectivos

Los procedimientos operativos estándar (POE) son documentos escritos de forma objetiva, que describen el paso a paso secuencial necesario para realizar una tarea de rutina, que a su vez forma parte de un procedimiento, que integra un proceso. Aunque parecen bastante complejos, los procedimientos operativos estándar solo requieren el conocimiento detallado de la tarea que se va a documentar. Generalmente, son realizados dentro de la misma organización, por el equipo de trabajo en el área en la que se desarrolla a diario la actividad. Lo más importante en la redacción de procedimientos operativos estándar, es que estos estén de acuerdo con los requisitos del respectivo sistema de gestión y que alcancen el nivel de detalle necesario para la ejecución de las tareas. ¿Cómo lograrlo? Este es nuestro tema de hoy.

¿Cómo redactar procedimientos operativos estándar?

Algunas organizaciones optan por adaptar una plantilla o algún procedimiento operativo redactado para otra tarea. Si bien esa es una opción, lo mejor es seguir un paso a paso que resulte útil en adelante en todas las áreas:

1. Seguir un formato de POE guía

Es importante mantener un formato interno – que no una plantilla -, para todos los POE. En términos generales, podemos identificar tres tipos de formatos:

• Lista de pasos simple: este formato es ideal para procedimientos de rutina que requieren pocos pasos. Las tareas pueden ser descritas con frases simples, diciendo a los empleados lo que tienen que hacer. Suele ser usado en procesos operativos a muy bajo nivel y que impliquen poca responsabilidad.
• Lista sistemática de pasos: ideal para procedimientos largos que impliquen toma de decisiones y aclaraciones en la terminología. Este modelo generalmente muestra una lista de pasos principales, con subíndices ordenados.
• Diagrama de flujo: si es necesario establecer un proceso complejo, con muchas posibilidades, la mejor opción es el diagrama de flujo. Puedes optar por este formato si los resultados no son siempre predecibles.

2. Definir los objetivos del procedimiento

Define cuál es el objetivo principal de sus procedimientos operativos estándar. Identifica al lector, el tema específico a tratar y la importancia de este documento para los objetivos de negocio de la organización, así:

• El lector: saber para quién se escribe, ayuda a que la redacción del texto resulte comprensible, amena y fácil de entender. Aunque en ocasiones será necesario utilizar vocabulario técnico, en lo posible trata de evitar el lenguaje rebuscado. Una forma de expresión sencilla facilitará la comprensión de aquellos que aún no conocen bien todos los términos, como los empleados nuevos, que, si lo pensamos bien, son el público objetivo de los POE.
• El conocimiento: el redactor no siempre conoce a fondo la rutina o la tarea sobre la que necesita escribir. Por eso, la investigación a fondo con los empleados del área, supervisores y técnicos, resulta esencial. Escribir sin conocer a fondo la tarea, y los procesos con los que interactúa causa fallas e imprecisiones en el documento.
• La importancia: conocer la importancia que el POE tendrá para tu equipo, ayudará en la redacción. Esto transmitirá seguridad en los empleados, optimizará los procesos y disminuirá fallas en la ejecución de las tareas.

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3. Tener en cuenta las normativas vigentes

En organizaciones del sector sanitario, por ejemplo, muchos procedimientos deben atender normas gubernamentales o de instituciones que ejercen funciones de vigilancia. Es importante definir si la tarea o el procedimiento que estamos describiendo en algún momento debe observar alguna legislación vigente.

4. Conocer los elementos de forma que deben estar presentes en el POE

En los procedimientos operativos estándar deben aparecer algunos elementos de forma que son imprescindibles para delimitar su alcance y contextualizar su contenido:

• Nombre del procedimiento.
• Lugar de aplicación.
• Responsables, nombrando sus cargos. No hacer alusión al nombre del empleado, ya que esto seguro cambiará con el tiempo.
• Responsable de la elaboración del POE.
• Recursos asignados a la tarea.
• Documentación de referencia, como manuales, estatutos, guías…
• Siglas debidamente explicadas.
• Paso a paso del procedimiento, incluyendo etapas y secuencias de realización, y los responsables de cada etapa en caso de ser varios.
• Gráficos y diagramas de flujo para tareas con alto grado de complejidad.
• Expectativa de revisión. ¿Cuándo tendrá que ser revisado el documento?

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