Caso de éxito: XISOEM
Xisoem es una empresa mexicana especializada en infraestructura eléctrica y obra civil que trabaja bajo el lema «Inspiración para grandes proyectos». Ejecuta proyectos en distintos puntos del país desde su sede en Mérida, Yucatán. Además, tiene presencia operativa en Monterrey, Durango, Ciudad de México, Tabasco, Quintana Roo y Campeche.
Para garantizar la calidad de cada obra, Xisoem opera con un Sistema de Gestión Integral certificado en [normas ISO]. Su área de Desarrollo Organizacional, con Nallely Díaz Alcocer, es la responsable de que ese sistema funcione igual en la oficina que en cada proyecto.
- Los problemas que les llevaron a buscar un software
Con obras repartidas por todo México, mantener bajo control la información documentada de cada proyecto se había vuelto complicado. Los documentos vivían en distintos lugares y no siempre era fácil saber cuál era la versión vigente.
El punto más crítico estaba en las auditorías internas. Los registros de no conformidades y acciones correctivas se gestionaban en archivos manuales y acababan perdiéndose, lo que dificultaba cerrar el ciclo de mejora y demostrar el seguimiento en la auditoría de certificación.
Además, el personal no tenía un acceso sencillo a información básica de la organización, como el mapa de procesos, el organigrama o los procedimientos actualizados. Las encuestas de satisfacción de clientes y el seguimiento de indicadores también se llevaban a mano.
- Las soluciones que aporta Kantan
- Información documentada centralizada. Todo el árbol documental del sistema está en Kantan, siempre actualizado y con control de versiones.
- Acceso desde el móvil. El personal de cada proyecto consulta desde su teléfono el mapa de procesos, el organigrama y los documentos vigentes.
- Mapa de procesos interactivo. Muestra los datos de cada proceso y ayuda a toda la plantilla a entender cómo opera la organización.
- No conformidades y acciones correctivas. Los hallazgos de las auditorías internas se registran, se asignan y se siguen hasta su cierre.
- Encuestas de satisfacción del cliente, gestionadas y analizadas en la propia herramienta.
- KPIs y Revisión por la Dirección, con los indicadores del sistema en un único lugar.
- Contexto, riesgos y oportunidades. El análisis del contexto se consulta junto con el seguimiento de las acciones para su cumplimiento.
Kantan es una herramienta muy interactiva: muestra todos los datos de los procesos, de tal forma que el personal tiene más claro cómo opera nuestra organización.
— Nallely Díaz Alcocer, Desarrollo Organizacional, Xisoem
- Las mejoras que han alcanzado con Kantan
- Ningún registro de auditoría se pierde. Las no conformidades y acciones correctivas están trazadas de principio a fin.
- Mapa de procesos conocido por toda la plantilla. Se ha dado a conocer en toda la organización y se consulta con facilidad.
- Documentación actualizada de forma rápida y sencilla, accesible para todo el personal, esté en la oficina o en obra.
- Más control sobre las encuestas de satisfacción y sobre los avances de los proyectos internos.
- Procesos automatizados que antes dependían de tareas manuales.
- Mejor análisis del contexto, con riesgos, oportunidades y acciones en un mismo sitio.