Caso de éxito: Universidad Católica de Córdoba
La Universidad Católica de Córdoba (UCC) es una universidad argentina fundada en 1956 por la Compañía de Jesús y fue la primera universidad privada del país. Ofrece titulaciones de grado y posgrado, impulsa la investigación científica y cuenta con una Clínica Universitaria, un Hospital Veterinario y campos experimentales dedicados a la agricultura y la ganadería. Tiene sede en dos ciudades de la provincia de Córdoba: Córdoba Capital y Río Cuarto.
Dentro de la universidad, el Sistema de Bibliotecas es una de las dos áreas con un sistema de gestión de calidad certificado según la norma ISO 9001. Integra las bibliotecas de ambas sedes, y su sistema de calidad lo coordina Marcela Verde, responsable del proceso de Gestión de Calidad. Es esta área, y no la universidad completa, la que trabaja con Kantan Software.
Hasta su llegada a Kantan, el equipo gestionaba los procedimientos e instructivos con herramientas de Google Drive y hojas de cálculo, de forma manual. La correcta vinculación de cada documento dependía en buena medida de la memoria de una persona. El reto era doble: lograr una gestión documental más eficiente, simple y segura, y dar seguimiento a los proyectos y planes del área con responsables y tareas asignadas. Para ello implantaron el Gestor Documental y el Control Operacional de Kantan.
- ¿Quién eres y qué cargo ocupas en tu empresa?
Mi nombre es Marcela Verde, estoy a cargo del Sistema de Gestión de Calidad del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Católica de Córdoba, como Coordinadora del proceso Gestión de Calidad.
La Universidad Católica de Córdoba es una entidad educativa, que otorga títulos de grado y posgrado, también impulsa la investigación científica y el trabajo de campo.
Sin embargo es importante destacar que quien aplica Kantan, como una de las dos áreas de la Universidad que han certificado calidad, es el Sistema de Bibliotecas, no es la Universidad completa, la cual está conformada por vicerrectorados, secretarías, facultades y otras áreas como voluntariado, deportes, responsabilidad social, etc. Además cuenta con una Clínica Universitaria, un Hospital Veterinario y campos experimentales dedicados a la agricultura y la ganadería.
La Universidad Católica de Córdoba se sitúa en Argentina, la provincia de Córdoba, y se localiza en dos ciudades, Córdoba Capital y Río IV, con sus respectivas bibliotecas, integrantes del Sistema de Bibliotecas.
- ¿Qué reto teníais en la gestión documental y el control operacional de la universidad antes de contar con Kantan?
El reto que se propuso enfrentar el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Católica de Córdoba (UCCb), fué lograr una gestión documental más eficiente, simple y segura, al mismo tiempo que efectivizar la gestión, seguimiento y cumplimiento de proyectos y planes mediante un software que reúna los lineamientos de cada proyecto con el desglose de sus actividades y la asignación de responsables y tareas.
- Utilizáis principalmente el Gestor Documental y el Control Operacional. ¿Cómo aplicáis estas herramientas en la gestión diaria de la universidad y en qué áreas o procesos concretos?
Utilizamos el gestor documental para la emisión, revisión y consulta de los procedimientos e instructivos de todo el UCCb. El uso del control operacional es incipiente, por el momento estamos configurando el plan estratégico del UCCb, pero se prevé incluir otros proyectos y planes en el mismo.
Valoro mucho que Kantan esté enfocado al cumplimiento de los requisitos según cada punto de la norma. Esto brinda una claridad conceptual muy importante a todos los involucrados en el SGC y les permite conectar cada actividad con el porqué de realizarla.
— Marcela Verde, Coordinadora del proceso de Gestión de Calidad del Sistema de Bibliotecas, UCC
- ¿Cómo gestionábais estos procesos antes de implementar Kantan y cómo los gestionáis ahora?
Antes de implementar Kantan gestionamos los documentos con herramientas de google drive, de una manera bastante manual y poco fiable, ya que en muchos casos dependía de la memoria de una persona, la vinculación correcta de los documentos. Actualmente con Kantan esa gestión es más ágil, segura y confiable.
- ¿Qué resultados concretos habéis obtenido? (por ejemplo: documentación más accesible y ordenada, mejor control de procesos operativos, menos tiempo dedicado a tareas administrativas…)
Si bien estamos aún en fase de implementación de Kantan, en lo relacionado a gestor documental ya se observan cambios respecto a la seguridad del acceso a los documentos, en la simplificación en la emisión de nuevas versiones, en consecuencia una menor carga de procesos administrativos.
- ¿Qué es lo que más valoráis de Kantan y de nuestro equipo?
Valoro mucho que Kantan esté enfocado al cumplimiento de los requisitos según cada punto de la norma, ya que esto brinda una claridad conceptual muy importante a todos los involucrados en el SGC, esto les permite conectar cada actividad con el porqué de realizarla. También valoro que es muy intuitiva y que para cada aplicación se replica la misma lógica.
Del equipo, principalmente de quien nos guía en la implementación, destacó la permanente disposición para explicar y volver a explicar cada aspecto, para satisfacer las necesidades de nuestra organización adaptando los flujos de trabajo a nuestros requerimientos. En definitiva el profesionalismo de excelencia con el que trabaja,y su capacidad de pensar la aplicación de cada caso que le planteamos en una herramienta de Kantan.
Respecto a la atención en la mesa de ayuda, considero que los acuses de recibo y resoluciones deberían realizarse en plazos más acotados.
- ¿Recomendarías Kantan? ¿A qué tipo de empresa o profesional?
Si lo recomendaría para cualquier tipo de organización ya sea del sector productivo o de servicios, su facilidad de aplicación y uso, la plasticidad de las aplicaciones simplifican las tareas de gestión, ahorran tiempo y brindan seguridad.