Los Procedimientos Operativos Estándar (POE) son una herramienta fundamental para asegurar la eficiencia y la estandarización de procesos en cualquier organización. Establecer y mantener POEs claros y bien definidos puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso, especialmente en entornos empresariales complejos y dinámicos.

Los Procedimientos Operativos Estándar, también conocidos como POEs, son documentos escritos que detallan los pasos necesarios para llevar a cabo una tarea o actividad específica de manera consistente y eficiente. Estos procedimientos son diseñados para estandarizar prácticas y procesos en diferentes departamentos dentro de una organización, desde recursos humanos y contabilidad hasta producción y servicio al cliente.

Importancia de los POEs

La estandarización de procesos a través de los POEs ofrece una serie de beneficios significativos para cualquier empresa:

• Consistencia: Al seguir un conjunto uniforme de pasos, se garantiza que las tareas se realicen de la misma manera cada vez, lo que reduce la posibilidad de errores y aumenta la calidad del trabajo.
• Eficiencia: Los POEs eliminan la necesidad de reinventar la rueda cada vez que se realiza una tarea. Al tener procedimientos claros y bien definidos, se ahorra tiempo y recursos.
• Formación del personal: Los POEs sirven como herramienta de formación para nuevos empleados, facilitando su integración en el equipo y reduciendo el tiempo necesario para alcanzar la plena productividad.
• Identificación de problemas: Al estandarizar los procesos, se vuelve más fácil identificar y solucionar problemas. Los POEs facilitan la identificación de áreas que requieren mejoras y optimización continua.
• Cumplimiento normativo: En muchos sectores, seguir procedimientos estándar es un requisito regulatorio. Los POEs ayudan a garantizar el cumplimiento de las normativas y a evitar posibles sanciones o multas.

Implementación de los POEs

Para implementar con éxito los POEs en una organización, se deben seguir algunos pasos clave:

• Identificar procesos críticos: Determine qué procesos son críticos para el éxito de su negocio y merecen ser documentados mediante POEs.
• Documentación clara y concisa: Escriba los procedimientos de manera clara y concisa, utilizando un lenguaje sencillo y directo. Incluya todos los pasos necesarios y evite ambigüedades.
• Colaboración: Involucre a los empleados que realizan las tareas en el proceso de elaboración de los POEs. Su experiencia y conocimientos pueden ser invaluables para asegurar la precisión y la eficacia de los procedimientos.
• Capacitación y seguimiento: Proporcione formación adecuada sobre los POEs a todos los empleados afectados y asegúrese de que comprendan cómo y cuándo deben aplicarse. Realice un seguimiento regular para garantizar su cumplimiento y realizar ajustes según sea necesario.
• Revisión continua: Los POEs no son estáticos; deben ser revisados y actualizados periódicamente para reflejar cambios en los procesos, tecnología o regulaciones.

Los Procedimientos Operativos Estándar (POEs) son una herramienta esencial para la estandarización de procesos en diferentes departamentos de una organización. Además, al establecer y mantener POEs claros y bien definidos, las empresas pueden mejorar la consistencia, la eficiencia y la calidad de su trabajo, lo que les ayuda a alcanzar sus objetivos comerciales con éxito.

Una organización que no tenga en cuenta la implementación de Procedimientos Operativos Estándar (POEs) podría enfrentarse a una serie de riesgos significativos.
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Riesgos empresariales

Una organización que no tenga en cuenta la implementación de Procedimientos Operativos Estándar (POEs) podría enfrentarse a una serie de riesgos significativos:

• Inconsistencia en la calidad del trabajo: Sin POEs claros y estandarizados, existe el riesgo de que las tareas se realicen de manera inconsistente, lo que puede llevar a una calidad variable en los productos o servicios entregados por la empresa.
• Errores y pérdida de eficiencia: La falta de POEs puede resultar en la repetición de errores y la pérdida de eficiencia debido a la falta de un proceso establecido para guiar las actividades diarias. Esto puede generar retrabajos, retrasos en los proyectos y desperdicio de recursos.
• Dificultades en la formación y retención del personal: La ausencia de POEs dificulta la capacitación efectiva de los nuevos empleados, ya que no cuentan con una guía clara para aprender cómo realizar las tareas. Esto puede afectar negativamente la integración de los nuevos miembros del equipo y aumentar la rotación de personal.
• Mayor riesgo de incumplimiento normativo: Sin procedimientos estandarizados para garantizar el cumplimiento de regulaciones y estándares de la industria, la organización corre el riesgo de incurrir en violaciones regulatorias que pueden resultar en multas, sanciones o pérdida de reputación.
• Dificultades en la identificación y solución de problemas: La falta de POEs dificulta la identificación sistemática de problemas y la implementación de soluciones efectivas. Esto puede llevar a la persistencia de problemas no resueltos y a la incapacidad de la organización para mejorar continuamente sus procesos.

No tener en cuenta la implementación de POEs puede exponer a una organización a una serie de riesgos que afectan su capacidad para operar de manera eficiente, cumplir con las regulaciones y entregar productos o servicios de calidad consistentemente.

Kantan Software y la estandarización de procesos

Kantan Software ofrece una solución integral basada en la norma ISO 9001 para las organizaciones que buscan implementar y mantener Procedimientos Operativos Estándar (POEs) de manera eficiente y efectiva. Con nuestra plataforma intuitiva y personalizable, las empresas pueden crear, documentar y gestionar fácilmente sus POEs en todos los departamentos y niveles organizativos. Por tanto, desde la identificación de procesos críticos hasta la capacitación del personal y la revisión continua, Kantan Software proporciona las herramientas y la asistencia necesarias para garantizar la consistencia, la eficiencia, el cumplimiento normativo y la estandarización de procesos.

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Los Procedimientos Operativos Estándar (POE) son documentos esenciales que proporcionan una guía detallada sobre las operaciones diarias de una organización. Su implementación eficaz no solo mejora la eficiencia interna, sino que también establece un estándar de calidad. A continuación, exploraremos las herramientas y técnicas clave para lograr una implementación exitosa de los POE.

Importancia de los Procedimientos Operativos Estándar

Antes de profundizar en las herramientas y técnicas, es fundamental comprender la importancia de los POE. Estos procedimientos son la columna vertebral de cualquier empresa, garantizando consistencia, reducción de errores y un marco de referencia claro para los empleados.

Herramientas para la Creación de POE

1. Software de Gestión Documental:

Utilizar plataformas de gestión documental facilita la creación, revisión y actualización de los POE. Herramientas como Kantan Software o sistemas especializados ofrecen colaboración en tiempo real y seguimiento de versiones.

2. Diagramas de Flujo:

Representar visualmente los procesos mediante diagramas de flujo simplifica la comprensión. Estas herramientas son útiles para crear representaciones visuales claras y accesibles.

3. Plataformas de Comunicación Interna:

Facilitar la comunicación entre los equipos es esencial. Las plataformas ayudan a mantener a todos los miembros del equipo informados y comprometidos con los procedimientos.

Herramientas como Kantan Software o sistemas especializados ofrecen colaboración en tiempo real y seguimiento de versiones.
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Técnicas para una Implementación Exitosa

1. Capacitación Continua:

La formación regular es clave para garantizar que todos los miembros del equipo comprendan y sigan los POE. Programas de capacitación, seminarios web y material didáctico mantendrán a todos actualizados.

2. Retroalimentación y Mejora Continua:

Fomentar un ambiente donde los empleados puedan proporcionar retroalimentación sobre los POE garantiza su relevancia y eficacia. La mejora continua debe ser una parte integral del proceso.

3. Monitoreo y Evaluación:

Establecer un sistema de monitoreo para evaluar la implementación de los POE. Las métricas clave y las revisiones periódicas aseguran que los procedimientos estén alineados con los objetivos organizativos.

La implementación exitosa de los Procedimientos Operativos Estándar requiere la combinación adecuada de herramientas y técnicas. Al invertir en software avanzado, fomentar la capacitación continua y promover una cultura de mejora, las organizaciones pueden maximizar los beneficios de los POE, mejorando la eficiencia y la calidad operativa.

Recuerda que la evolución constante de los procesos y la adaptación a las necesidades cambiantes son fundamentales para el éxito a largo plazo de los Procedimientos Operativos Estándar.

Diversos beneficios para las organizaciones

La estrategia de implementar Procedimientos Operativos Estándar (POE) con las herramientas y técnicas mencionadas conlleva diversos beneficios para las organizaciones. Aquí te presento algunos de los aspectos positivos:

Consistencia y Eficiencia:

Al establecer POE, las empresas promueven la consistencia en sus operaciones diarias. Esto resulta en una mayor eficiencia, ya que los empleados tienen pautas claras sobre cómo llevar a cabo tareas específicas, evitando la duplicación de esfuerzos y reduciendo errores.

Reducción de Errores y Riesgos:

La implementación exitosa de los POE contribuye a la minimización de errores. Al tener procedimientos estandarizados, se reducen los riesgos asociados con la falta de claridad en las operaciones, lo que puede tener impactos significativos en la calidad del trabajo.

Facilitación de la Formación y Adaptación:

Los nuevos empleados pueden beneficiarse enormemente de la existencia de POE bien estructurados. Estos documentos sirven como recursos de formación, acelerando el proceso de adaptación y garantizando que todos los miembros del equipo estén alineados con las mejores prácticas.

Mejora Continua y Adaptabilidad:

La retroalimentación constante y la implementación de técnicas de mejora continua son componentes esenciales de esta estrategia. Los POE, al ser dinámicos y sujetos a evaluación regular, permiten a las organizaciones adaptarse a cambios en el entorno empresarial y mejorar sus procesos continuamente.

Comunicación y Colaboración Efectiva:

Las herramientas de gestión documental y las plataformas de comunicación interna facilitan la colaboración entre los equipos. La transparencia en los procesos operativos fortalece la comunicación interna, promoviendo un ambiente de trabajo cohesionado.

Eficiencia en la Implementación de Cambios:

La presencia de POE facilita la implementación de cambios organizativos. Al tener procedimientos claramente definidos, los ajustes pueden realizarse de manera más eficiente, minimizando la resistencia al cambio y mejorando la adaptabilidad de la organización.

En resumen, la estrategia de implementar Procedimientos Operativos Estándar conlleva beneficios significativos que van desde la eficiencia operativa hasta la adaptabilidad a cambios. Estos beneficios, cuando se aplican de manera efectiva, contribuyen al éxito a largo plazo y al crecimiento sostenible de una organización.

Kantan: Transforma tus Operaciones con Eficiencia y Claridad mediante POE

Descubre la revolución en la gestión de Procedimientos Operativos Estándar (POE) con Kantan, el software líder en eficiencia empresarial. Kantan ofrece una plataforma integral de gestión documental que transforma la manera en que las organizaciones crean, implementan y mantienen sus procedimientos. Con herramientas avanzadas para la creación de flujos de trabajo, colaboración en tiempo real y seguimiento de versiones, Kantan simplifica la elaboración de POE, proporcionando una guía clara y consistente para tus equipos.

Además, su interfaz intuitiva y funciones de retroalimentación en línea fomentan la mejora continua, garantizando que tus procedimientos estén siempre alineados con las mejores prácticas.

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La auditoría interna es el motor que impulsa la mejora continua en un Sistema de Gestión basado en normas ISO. Programarla, contar con auditores competentes y asignar los recursos humanos y financieros necesarios es tan importante como contar con el apoyo de un software para gestionar auditorías ISO.

¿Cómo te puede ayudar un software para gestionar auditorías ISO?

Poder contar con información confiable, centralizada y segura, es ya una gran ventaja para auditores y auditados. Pero un software para gestionar auditorías ISO permite hacer más que eso:

• Crear planes de auditoría.
• Configurar perfiles para cada una de las auditorías.
• Integrar listas de verificación.
• Generar informes de auditoría completos.
• Integrase a procesos como las Acciones Correctivas.

Al generar flujos de trabajo configurados y perfiles de auditoría, un software para gestionar auditorías ISO puede tener todos los componentes del sistema en una ubicación centralizada, accesibles para auditores y auditados.

De esta forma, es posible realizar auditorías programadas o puntuales, agregando preguntas a las listas de revisión y eligiendo opciones de puntaje variables. La clave para una excelente gestión de auditoría está en la capacidad de hacer la tarea en el menor tiempo posible, sin generar trastorno en el día a día de la organización y poder hacer seguimiento de las acciones que se deben tomar.

Con un software para gestionar auditorías ISO, es posible construir un plan integral de administración de auditorías, que haga seguimiento al progreso de la tarea desde el inicio hasta el fin.

¿Cómo funciona un software para gestionar auditorías ISO?

La función principal del software para gestionar auditorías es automatizar las tareas diarias de esta labor y ofrecer las plantillas, listas de verificación e informes que requieran auditores y auditados.

Contar con una solución tecnológica para la gestión de auditorías aporta flexibilidad y permite trabajar desde cualquier parte del mundo, ya que se trata de un software basado en la nube.

Trabajando con este tipo de sistemas de gestión de auditorías ISO, se puede llevar a cabo el trabajo en la planta de producción, como en una sucursal ubicada en Asía, a cualquier hora del día y en cualquier día de la semana.

Kantan contempla dos grandes etapas, de las cuales se pueden desprender varios subprocesos:

• Planificación.
• Ejecución.

Es importante mencionar que estas etapas van desde la definición del programa de gestión y elaboración del plan de trabajo, hasta la redacción y aprobación de los informes finales, pasando por la gestión de los hallazgos.

Kantan – Un software para gestionar auditorías ISO y contribuir a la mejora continua de la calidad en tu organización

Kantan es una solución tecnológica innovadora, basada en la nube y especializada en la automatización de Sistemas de Gestión basados en normas ISO.

Esto significa que, gracias a esta plataforma, podrás automatizar no solo la gestión de tu sistema de calidad, sino del medio ambiente, y la seguridad y la salud en el trabajo, entre otros.

Al ser una solución en la nube, Kantan no requiere costosos y complejos proceso de instalación, ni incurrir en costes periódicos de actualización. Desde tan solo 124 USD al mes, puedes elegir el plan que mejor e adapta a las necesidades de tu negocio.

Pero si quieres conocerlo un poco más a fondo antes de contratarlo, también puedes unirte a una de las Demos que realizamos cada mes (totalmente gratis).

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Un SG-SST —Sistema de Gestión en Salud y Seguridad en el Trabajo —, que posibilite automatizar la gestión de incidencias, permite rastrear e informar todos los incidentes de seguridad, reducir el tiempo que lleva abordarlos, genera respuestas efectivas y, finalmente, reducir el número de incidentes garantizando una mejor seguridad en el futuro.

¿Cómo automatizar la gestión de incidencias?

Es necesario contar con una solución tecnológica online, que permita registrar todos los incidentes, investigarlos, formular acciones correctivas y hacer seguimiento de ellas para garantizar la efectividad y la mejora continua del sistema.

La gestión de incidencias, con el apoyo de un software de gestión ISO online, hace posible implementar acciones preventivas necesarias para reducir o eliminar la recurrencia de los incidentes.

Registro de incidentes vinculados a la gestión de riesgos

La administración de riesgos automatizada permite a la organización identificar el riesgo y tomar medidas para mitigar su impacto, haciendo seguimiento durante todo el proceso. Este enfoque sistemático para abordar eventos de seguridad adversos, ayuda a mitigar el riesgo y proporciona una visión panorámica de los riesgos dentro del SG-SST.

Las soluciones automatizadas de gestión de incidencias muestran tendencias en diferentes áreas de la organización, lo que facilita hallar la causa raíz y arroja datos que permiten formular acciones preventivas para evitar la recurrencia.

Priorizar riesgos según su impacto negativo

Si no existe una forma sistemática y objetiva para determinar la gravedad de un evento, la organización no sabrá cómo priorizar un riesgo de alto impacto negativo, e incentivar iniciativas proactivas de seguridad para impedirlo.

La gestión de incidencias automatizada ayuda a obtener un filtro que priorice los riesgos de acuerdo con su potencial del impacto. Así, se identifican incidentes menores que se pueden corregir de inmediato y, solo las cuestiones sistémicas que plantean un alto riesgo de seguridad se investigan a fondo en el proceso de acción correctiva. Durante el proceso se determina la causa raíz de un incidente para que se puedan tomar las medidas necesarias para revisar el problema y evaluar la efectividad de las medidas.

Informes de seguridad

La gestión de incidencias automatizada debe producir informes y datos para promover la mejora continua. Esta información, necesaria para el seguimiento de los incidentes, permite establecer tendencias e identificar la causa raíz de los problemas, aplicar acciones correctivas si es necesario y, en última instancia, reducir el riesgo asociado que genera recurrencia.

Gestión de incidencias automatizada con Kantan

Kantan es un software de gestión ISO, que cuenta con un módulo de gestión de incidencias que permite controlar todo el ciclo de vida del incidente, desde su registro hasta su resolución satisfactoria.

Kantan -solución online basada en la nube— permite diseñar y establecer planes de acción para cada uno de los hallazgos encontrados, realizando un seguimiento de su desempeño.

La gestión integral de las acciones correctivas y las No Conformidades va hasta la evaluación de la eficacia de las acciones, para cumplir así con el requisito de mejora continua solicitado por normas como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.

Kantan también permite identificar riesgos, calificarlos, cuantificarlos, analizar sus consecuencias y priorizarlos según el impacto negativo para la organización.

Si quieres comenzar a gestionar las incidencias de tu organización de forma eficiente, puedes elegir el plan que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa desde solo 124 USD al mes.

La entrada Cómo optimizar la gestión de incidencias con automatización se publicó primero en Kantan Software.

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Utilizar un software de gestión de documentos de calidad optimiza la gestión, mantiene el sistema al día con muchas regulaciones y conserva los documentos y procesos importantes en orden y actualizados.

La automatización, con un software de gestión de documentos de calidad, aporta muchos beneficios, más allá de los mencionados. Algunas áreas, que son más sensibles, evidencian un mayor impacto gracias a la automatización de la gestión de documentos en un Sistema de Gestión de la Calidad. Veamos cuáles son.

Beneficios de utilizar un software de gestión de documentos de calidad

Automatizar la gestión de documentos de calidad usando un software, elimina el error humano y las dificultades que implica controlar documentos en papel. Pero, además, nos ayuda a:

Construir flujos de trabajo definidos

Para asegurar que los documentos son vistos y aprobados por las personas indicadas, es necesario definir un flujo de trabajo para ellos. Al automatizar el control de documentos, se define el flujo de trabajo que mejor se adapte a las necesidades de la organización.

El software de gestión de documentos de calidad, puede mover la información con agilidad dentro del flujo, utilizando notificaciones en cada paso y cada una de las fases de creación, aprobación y distribución. Los cambios se realizan en tiempo real y todos los usuarios encontrarán la versión actualizada siempre.

La automatización del control de documentos aumenta la eficiencia, la visibilidad de la información y garantiza una ubicación centralizada para todos los documentos.

Aumentar la responsabilidad

Cuando los empleados saben donde encontrar los documentos controlados, y la ruta que siguen dentro de un flujo de trabajo, aumenta el sentido de responsabilidad sobre las acciones que cada uno de ellos – los empleados -, deben efectuar sobre esos documentos.

La automatización elimina la posibilidad de errores humanos provocados incluso bajo supervisión. Las excusas que se derivan del error humano, como “no me enteré” o “nadie me avisó”, desaparecen porque las notificaciones y los recordatorios harán que se complete el proceso y los documentos no estarán en las distintas fases por mucho tiempo.

Gestionar cambios y revisiones

El cambio es una función crítica que se vincula en forma estrecha al control de documentos. Con un software de gestión de documentos de calidad, los cambios se implementan sistemáticamente y con el conocimiento de todos.

Cuando aparece una solicitud de cambio, de forma automática se notifica a todos los involucrados en el flujo de trabajo, lo que garantiza la visibilidad durante el proceso de revisión, aprobación y publicación. Así, se aumenta la velocidad y se mejora la eficacia en las solicitudes de cambio.

Cuando los cambios y las revisiones se gestionan con agilidad, se pasa menos tiempo en la etapa de “pendiente” y la implementación de las modificaciones es mucho más rápida y oportuna. Esto contribuye a la mejora continua de la organización, de tal forma que se pueden enfrentar con eficiencia los desafíos del mercado en constante evolución.

Mantener el fácil acceso a documentos importantes

Auditorías e inspecciones suelen requerir que la organización presente documentos sobre procedimientos y procesos. La automatización de la gestión de documentos, hace que la información siempre esté disponible y lista para ser revisada por los inspectores y auditores.

La organización no tendrá que disponer de recursos tan valiosos como el tiempo y los empleados para preparar una auditoría. De hecho, las plantillas y las listas de verificación necesarias, estarán disponibles aún en el caso de una inspección sorpresa.

Kantan – Software de gestión de documentos de calidad online

Kantan es una solución tecnológica basada en la nube, que cuenta con una biblioteca de documentos que centraliza la información, controla versiones y admite múltiples formatos. Kantan permite visualizar la interrelación de los documentos con los procesos y con otros elementos del sistema de gestión de la calidad.

Contratar Kantan, desde 124 USD al mes, es muy fácil. Solo tienes que elegir el plan que mejor se adapte a las necesidades de tu organización o bien unirte a una Demo totalmente gratuita. Obtendrás así, los beneficios de Kantan, sin pasar por complejos procesos de instalación y sin tener que asumir los costes de actualización usuales en otro tipo de software.

La entrada Beneficios de un software de gestión de documentos de calidad se publicó primero en Kantan Software.

Los problemas asociados al control de documentos ISO en las organizaciones son más comunes de lo que podríamos pensar. Hoy, centraremos nuestra atención en cuatro de ellos y propondremos una solución basada en el uso de un Software de Gestión ISO apoyado en la nube.

4 problemas usuales en el control de documentos ISO

Algunos de estos inconvenientes son recurrentes y, por ello, han merecido una que otra mención en nuestro espacio. Hoy, nos concentramos en los 4 problemas más usuales en el control de documentos ISO y su posible solución:

1) Utilizar servidores compartidos y cuentas de correo electrónico: aún son muchas las organizaciones que utilizan unidades de red y cuentas de correo electrónico para administrar documentos ISO. Es una práctica que representa pérdida de productividad, debido a la dificultad que representa encontrar información sepultada en la maraña de las cadenas de un correo electrónico o en las interminables carpetas de servidores.

Por no mencionar el problema que se crea con la imposibilidad de controlar las versiones, lo cual genera duplicidad de esfuerzos y errores resultantes del empleo de información desactualizada.

¿Cómo evitarlo?: Kantan es una solución tecnológica basada en la nube, que cuenta con una biblioteca de documentos que centraliza la información, controla versiones y acepta múltiples formatos, relacionando los documentos con otros elementos del sistema. Gracias a Kantan, la organización puede prescindir del uso de servidores y cuentas de correo electrónico para el control de documentos ISO.

2) Falta de integración de la documentación: los documentos no son hechos aislados que puedan archivarse y ser olvidados. La documentación ISO afecta y se ve afectada por un amplio espectro de procesos como:

• Formación y capacitación de empleados.
• Resultados de auditorías.
• Mejora continua.
• Cumplimiento de los requisitos del sistema.
• Control de proveedores.

La integración de documentos ISO requiere la utilización de un sistema que involucre todos los procesos y tenga la capacidad de prevenir los problemas. Un ejemplo clásico en gestión de la calidad: si se actualiza un protocolo clave, sin actualizar la documentación que sirve de guía para la capacitación de los empleados, es apenas predecible que en algún momento se presentará un fallo de calidad.

Otra situación que ocurre con frecuencia, es aquella en que los proveedores no tienen acceso a documentos actualizados en los que se especifican las fichas técnicas de los productos o servicios a suministrar. Kantan, software de gestión ISO, integra la documentación del sistema en una sola ubicación, con controles de acceso que garantizan la disponibilidad para la persona indicada, en el momento oportuno.

3) Los problemas de auditoría: la gran mayoría de los hallazgos sobre control de documentos ISO aparecen en los informes de auditoría. Algunos son menores, en tanto que otros requieren una labor profunda de investigación, sobre todo cuando se trata de sistemas soportados en papel o en servidores compartidos.

Los problemas van desde los fallos de comunicación, cuando los empleados trabajan con versiones obsoletas de documentos porque no han podido recibir la información actualizada, hasta la dificultad para hallar los documentos propios de la organización, debiendo recurrir a proveedores, por ejemplo, para obtener la copia de un plano o un esquema gráfico, ante la imposibilidad de ubicarlo dentro de sus servidores o su archivo.

Por supuesto, la solución nuevamente es la utilización de un software de gestión ISO, como Kantan, que centralice la información de forma segura en una ubicación accesible para todos los miembros de la organización que la requieran.

4) Dificultad en el uso del sistema de control de documentos ISO: si la organización dispone de un sistema de control de documentos difícil de utilizar, simplemente los empleados no lo utilizarán. La usabilidad del sistema se ve amenazada por múltiples factores. La dificultad para integrarse con otros módulos, o la falta de flexibilidad, son dos de los más recurrentes en muchas organizaciones.

Kantan – Una solución basada en la nube que optimiza y automatiza el control de documentos ISO

La solución es contratar una solución informática online, que posea las funcionalidades necesarias para hacer que el control de documentos ISO en la organización sea eficiente, oportuno, fácil de usar, centralizado y confiable.

Si quieres implementar esta solución en tu negocio, en nuestra web encontrarás desde 124 USD al mes el plan que mejor se ajuste a las necesidades de tu organización, que te permitirá beneficiarte de las funcionalidades que ofrece Kantan.

Si quieres, también puedes probar una Demo de forma totalmente gratuita, para comprobar la utilidad de la herramienta.

La entrada 4 problemas habituales en el control de documentos ISO (y cómo evitarlos) se publicó primero en Kantan Software.

Podemos entender mejor el valor que tiene la implementación de ISO 9001 en pymes si analizamos los desafíos que enfrentan este tipo de empresas y cómo pueden ser abordados a través de un sistema estructurado de gestión de la calidad.

Beneficios de la implementación de ISO 9001 en pymes y cómo aprovecharlos con Kantan

ISO 9001 normaliza el Sistema de Gestión de la Calidad más eficiente en el mundo. Por supuesto, los primeros indicadores en crecer son los de ventas y rentabilidad, junto con la satisfacción del cliente. Otros beneficios, derivados del cumplimiento de los requisitos de ISO 9001, que podemos potenciar con un software de gestión ISO online, son:

Mejora continua

Presente en todas las normas ISO de reciente publicación, este requisito eleva los indicadores de rendimiento gracias a la mejora de las capacidades organizativas y la flexibilidad que adquiere la organización para reaccionar rápidamente a las oportunidades.

Funcionalidades de Kantan para cumplir con el requisito de mejora continua: Kantan formula planes de acción para responder a los hallazgos encontrados en la implementación de ISO 9001 en pymes, permitiendo realizar un seguimiento del desempeño. El sistema también permite hacer una gestión integral de No Conformidades, definiendo Acciones Correctivas a las que también se hace seguimiento hasta obtener una evaluación de su efectividad.

Liderazgo e implicación de los empleados

El liderazgo en la implementación de ISO 9001 en pymes, a diferencia de las grandes organizaciones, no es una responsabilidad asignada con exclusividad a la Alta Dirección.

Por liderazgo en pymes, entendemos el compromiso y la motivación que deben tener todos los empleados por obtener las metas y alcanzar los objetivos estratégicos. Las actividades deben ser evaluadas, y estas deben estar alineadas con la estrategia de negocios de la organización.

Por supuesto, el requisito requiere involucrar a todas las personas en la organización, motivarlas y aprovechar su deseo de participar y contribuir a la mejora continua de la calidad.

Entre las funcionalidades de Kantan para cumplir con el requisito de liderazgo e implicación de los empleados encontramos que Kantan permite definir áreas, departamentos, cargos por competencias, necesidades de capacitación, todo ello gracias a la gestión de las hojas de vida de todos los empleados.

Contexto de la organización

ISO 9001 requiere que se consideren y evalúen todos los factores o elementos internos y externos que puedan impactar la calidad de los productos entregados a los clientes. Por supuesto, esto permite identificar riesgos, prevenir la aparición de No Conformidades y responder en forma proactiva ante los hallazgos y los errores de calidad.

Funcionalidades de Kantan para cumplir con el requisito de Contexto de la organización: Kantan centraliza los procesos del SGC, en un mapa de fácil comprensión, en el que, además, se evidencia la interrelación entre procesos. También, por medio de una matriz de análisis FODA, localiza los problemas tanto internos como externos de la organización en el proceso de implementación de ISO 9001 en pymes.

Pero no es todo. Kantan ayuda a identificar partes interesadas, sean estas organizaciones o personas – y sus necesidades —, que puedan tener algún impacto sobre la calidad.

Evaluación del desempeño

Lo que se puede medir, se puede controlar. Es una vieja máxima que, en ISO 9001, tiene aún mayor validez. La evaluación del desempeño es la forma en que el Sistema se puede autoevaluar y saber si cumple con el requisito de mejora continua.

Cumplir con el requisito de evaluación del desempeño, hace que la organización cada día mejore sus indicadores, sea más eficiente, productiva y rentable.

Funcionalidades de Kantan para cumplir con el requisito de evaluación del desempeño: las auditorías internas son la herramienta de medición por excelencia. Con la ayuda de Kantan se puede definir el programa de acción, planificar la tarea, aportar elementos para la redacción de los informes y, además, ofrece funcionalidades para obtener la aprobación del informe y registrar los hallazgos.

Kantan también registra las actas de reuniones de seguimiento y de evaluación del desempeño, generando avisos y recordatorios de acciones correctivas propuestas. Gracias a Kantan, podemos conocer el estado de las acciones, y del sistema en general, llevando a cabo la implementación de ISO 9001 en pymes.

Finalmente, Kantan nos ofrece encuestas que permite obtener feedback de nuestros clientes, para mantener así, un alto nivel de satisfacción.

Soporte y documentación

Los requisitos sobre documentación en ISO 9001 están presentes en toda la norma. Gracias a ellos, las organizaciones pueden obtener información confiable y oportuna que redundará en la toma de mejores y oportunas decisiones.

Funcionalidades de Kantan para el cumplimiento de los requisitos de documentación: Kantan dispone de una biblioteca de documentos, centralizada, que tiene la capacidad de controlar las versiones y gestionar múltiples formatos, relacionando los documentos con otros elementos del sistema.

Kantan – Una solución tecnológica online para automatizar la Gestión de la Calidad

Las funcionalidades de Kantan son muchas más. Planificación, Planes de Acción, Gestión de Riesgos, cumplimiento de requisitos legales, Control del Ciclo de Proveedores… Si deseas conocerlas todas, y ver esta aplicación en acción, puedes solicitar una Demo gratis.

Sin embargo, si ya estás convencido de sus múltiples beneficios en la implementación de ISO 9001 en pymes, solo tienes que visitar nuestra web y elegir el plan que se ajuste a las necesidades de tu organización para empezar a utilizar todas las funcionalidades de Kantan sin tener que realizar complejas instalaciones en todos tus ordenadores, desde 124 USD al mes.

La entrada Claves de la implementación de ISO 9001 en pymes se publicó primero en Kantan Software.

Mover tu Sistema de Gestión ISO a la nube puede ser la solución que has estado buscando para reducir costes de operación, horas de formación, dificultades de acceso a la información y el trastorno que ocasionan las actualizaciones y el mantenimiento en las soluciones tradicionales.

4 Razones para mover tu Sistema de Gestión ISO a la nube

Cada vez es mayor el número de organizaciones que deciden implementar sus Sistemas de Gestión ISO en la nube. ¿Por qué lo hacen? Descubre, a continuación, cuatro razones importantes para mover tu Sistema de Gestión ISO a la nube:

Reducción de costes

Un Sistema de Gestión basado en la nube prevé un coste menor tanto en la configuración inicial como a largo plazo. Con la computación en la nube puedes prescindir del pago de una licencia de software, y de los pagos periódicos por actualizaciones o mantenimiento. Como cualquier otro servicio por suscripción, solo tendrás que pagar un valor mensual o anual para que el proveedor se encargue de todas las tareas accesorias requeridas para el correcto funcionamiento de la plataforma.

Escalabilidad

Un sistema en la nube se adapta al desarrollo y los cambios que ocurren en tu organización de forma natural. Al abrir un nuevo punto de venta, una filial o una sucursal en el extranjero, la implementación ocurre de manera orgánica y mucho más ágil, pues en lugar de recurrir a la instalación de las máquinas y la migración de datos, tendrás toda la plataforma lista para acceder a ella desde cualquier dispositivo en cualquier ubicación.

Si deseas mover tu Sistema de Gestión ISO a la nube, debes considerar que se trata de una solución que acompaña al crecimiento de tu organización paso a paso.

Movilidad

La movilidad no es una tendencia, es una realidad. Incluso, es una necesidad propia del devenir de las organizaciones en el siglo XXI. Al mover tu Sistema de Gestión ISO a la nube tendrás acceso a tus datos para realizar la gestión remota de manera rápida y fácil, desde cualquier dispositivo con acceso a la red y desde cualquier lugar del mundo. Puedes, por ejemplo, crear un mapa de procesos junto a un equipo multidisciplinar en tiempo real, desde el sitio en el que te encuentres y a la hora que necesites hacerlo.

Seguridad

Muchas organizaciones expresan preocupaciones sobre la seguridad de los datos confidenciales que se almacenan fuera de sus dominios al migrar a la computación en la nube. Lo cierto es que, por el contrario, la información estará más segura en la nube. Existen altos estándares internacionales de seguridad y confidencialidad que deben seguirse para el tratamiento y almacenamiento de información en la nube. Algunos de los certificados requeridos para proveer un sistema software en la nube son: US/EU SafeHarbor, ISO 9001, ISO 27001 así como SOC 1 Type II y TRUSTe.

Otro punto relevante para que consideres mover tu Sistema de Gestión ISO a la nube es que en los sistemas tradicionales, cuando un software se estropea o es atacado, generalmente pierdes una gran parte o la totalidad de tus datos, algo que no ocurre cuando almacenas a través de la nube, ya que se implementan controles como redundancias y copias de seguridad, encriptaciones, cortafuegos y tiempo de actividad, lo que garantiza que la información de tu empresa se mantenga privada y segura.

Kantan – la mejor opción cuando piensas en mover tu Sistema de Gestión ISO a la nube

La herramienta Kantan es un Software de Gestión ISO basado en la nube que te permite automatizar la implementación de normas como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 y OHSAS 18001.

Kantan es una solución completa para alcanzar la conformidad ISO y, además, es muy fácil de usar. Elige el plan que se adapte a tu organización desde 124 USD/mes y comienza a gestionar tu Sistema de Gestión de forma inteligente.

La entrada 4 razones para mover tu Sistema de Gestión ISO a la nube se publicó primero en Kantan Software.

Sin embargo, las acciones correctivas efectivas no lo son tanto, cuando las organizaciones ofrecen soluciones débiles, extemporáneas, y en las que se asigna el error humano como causa raíz del problema, sin detenerse a examinar los factores sistémicos tras la falla.

Cómo asegurar acciones correctivas efectivas

Garantizar acciones correctivas efectivas requiere el uso de una herramienta tecnológica que permita diseñarlas, ubicarlas con facilidad y rastrearlas, para así evitar la repetición de problemas sistémicos. ¿Cómo lograrlo?

Acciones correctivas fáciles de encontrar

Las acciones correctivas efectivas deben ser identificables y fáciles de localizar, especialmente en organizaciones en las que se presenta un gran número de ellas. Esto permite diferenciar las acciones correctivas de alto riesgo, de aquellas que representan bajo valor.

Kantan es una solución tecnológica en la nube, en la que la información siempre se encuentra disponible desde cualquier dispositivo, y desde cualquier ubicación. Kantan, además, facilita la búsqueda de acciones correctivas efectivas utilizando los siguientes filtros:

• Nivel de riesgo.
• Área o departamento
• Fecha.
• Tipología de causa raíz (queja/reclamación, producto o servicio no conforme, no conformidad mayor, observación, etc.).
• Origen (auditoría interna, externa, etc.)

Acciones correctivas rastreables

Muchas acciones correctivas efectivas lo son sobre el papel hasta que se deja de hacer seguimiento sobre ellas. El seguimiento en tiempo real permite observar el desempeño de la acción, identificar la tendencia de los resultados y monitorear de manera proactiva para hacer los ajustes necesario

Las funcionalidades de Kantan pueden ser aprovechadas para hacer un seguimiento oportuno a las acciones correctivas. Entre ellas, tenemos:

• Configurar alertas automáticas sobre productos, proveedores, procesos o situaciones de alto riesgo.
• Crear informes personalizados y enviar datos en tiempo real.
• Historial de cumplimiento para auditorías.
• Informes centralizados en tiempo real.

[ctt template=»9″ link=»265VN» via=»yes» ]Las #AccionesCorrectivas efectivas son fundamentales para el éxito de un #SistemaGestión basado en #normasISO y para promover la mejora continua. ¿Por qué?» username=»»]

Acciones correctivas que cierran el ciclo

Las acciones correctivas efectivas deben cumplir un ciclo completo para garantizar el progreso oportuno de principio a fin. Un error muy común en organizaciones de gran tamaño, en las que es preciso implementar un número importante de acciones correctivas, es que no se verifica si logran el objetivo propuesto.

Para verificar que la acción correctiva ha completado el ciclo de forma adecuada, es necesario tener en cuenta lo siguiente:

• Integración: vincular las solicitudes de acción correctiva con los datos relacionados incluidos en los informes de no conformidades o incidentes de seguridad, por ejemplo. Kantan permite capturar esta información para ser usada como herramienta que impulsa la mejora continua.
• Enrutamiento automatizado: la creación de flujos de trabajo personalizados —funcionalidad de Kantan— para diferentes tipos de solicitudes de acciones correctivas asegura que no se pasen por alto las alertas. Los interesados reciben mensajes que les avisan de la asignación de un trabajo, del retraso en una labor o del vencimiento de una tarea.
• Escalabilidad: la notificación automática de los supervisores cuando las acciones correctivas se vencen sin que se lleven a cabo las tareas determinadas, genera responsabilidad en el proceso.
• Verificación basada en el riesgo: antes de cerrar la acción correctiva, una evaluación final de riesgo ayuda a comprobar que el riesgo ha sido eliminado o se ha reducido a un nivel tolerable.

Las acciones correctivas efectivas son factor clave en el éxito o fracaso de un sistema de gestión. Un proceso de acciones correctivas, eficiente, transparente, completo, gestionado mediante una plataforma tecnológica, asegura el cumplimiento del requisito de mejora continua en la organización.

Kantan – Solución basada en la nube que asegura acciones correctivas efectivas

Desde 124 USD al mes, Kantan permite gestionar acciones correctivas categorizadas, fáciles de localizar, rastreables y verificables.

Si quieres conocer más acerca de Kantan, en el siguiente vídeo puedes ver una demo online del software para gestión ISO:

Si quieres comenzar a optimizar a gestión de tu Sistema de Calidad, Ambiental o de Seguridad y Salud en el Trabajo, contratar Kantan es muy fácil. Solo tienes que elegir el plan que mejor se ajuste a las necesidades de tu empresa. Impulsa tu negocio agilizando la administración de tu sistema de gestión ISO.

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